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まずは何から始めよう!社内イベント担当者のはじめの一歩!担当者になったら知りたいこと

社内イベントの担当者様。いつもお疲れ様です。きっと初めて担当者になった時のこと忘れてしまってる方もいるかもしれませんね(^^♪。もしかしたら初めて社内イベントの担当者になった方がこの記事を読んでいるかもしれません。今回は初めて社内イベントの担当者になった方が最初にやるべきこと=はじめの一歩をご紹介していきたいと思います。なれいる方も初めて担当者になった時のお気持ちでご覧ください!

初めて社内イベントの担当者になった時!何からすればよいのかを解説いたします。

イベントを通じて何を達成したいのか?

まずは、何を達成したいのか?これをしっかり考えましょう。難しく考えず紙とペン、エクセルシートやパワーポイントでもよいので何を達成したいのか?を言語化することから始めていくとイベントの企画や方針で迷った時も立ち返ることができます。また内製で進めるにせよ、外注するにせよ。担当者の皆様には必ず聞かれます。「○○さんはどうしたいの?」この問いは必ずと言っていいほど皆が聞いてきます。この時にプロジェクトリーダーでもある担当者さんには指針が必要です。まずはこのイベントを通じて何を達成したいのか?をしっかり考えておきましょう。

毎年開催されている表彰式、全社会議や全社総会などの場合、意外とこの「何を」の部分をカットして企画が進むことがあります。とても大事なことであり根幹になりますのでまずは時間をとって「何を達成したいのか?」じっくり考えてみましょう。

チームメンバーを編成しましょう

社内イベントを一人で遂行することはかなり大変です。純粋な準備も大変ですが、社内調整や社長の承認、関係各所への連絡。取材依頼。社内を巻き込んでの動きになりますので仲間がいたほうが心強いです。チームメンバーの編成は早めに行いましょう。

チームメンバーを編成するポイントは、ミニマムで始めることです。まずは4人以内でキックオフしましょう。必要に応じてメンバーはアサインしていけばOKです。小さく始めて徐々に社内を巻き込んでいってしまいましょう。チームメンバーが少ないうちやるべきことはたくさんあります。船頭がおおくなると決まるものも決まってこなくなるので最初はコンパクトに設計することをお勧めします。

マスト要件を整理しましょう

イベントにおいて、これだけは外せない!この企画だけは絶対に必要。などマスト事項を整理しましょう。イベントの企画は多くの検討事項を決定事項に持ってい行く必要があります。一つ一つ決めていく中で、それぞれの検討時間を確保するためにも決定事項となるマスト事項は先に整理しておくことをお勧めします。予算としても先に確保しておく必要があります。

例えば、社内表彰式においては、MVPのプレゼンテーションの時間は7分間必要・MVPへのアタック映像は制作する必要がある。懇親会の乾杯は絶対に社長が実施!など。どの要素もあまり変動の幅はありませんし、事前に制作するものも決まっている場合は予算として読んでおきましょう。

マスト事項整理することで、その他の検討の時間を確保しましょう!

自分たちできることとできないことを整理しましょう!

全て業務を端から端まで自分たちでできればOKですが、規模感や内容によっては難しい局面もあります。社内ソリューションを確認し、社内でできることと、できないことの整理を行いましょう。企画は社内で行うけど、制作は外注しよう。当日のオペレーションは社内だと手が足りなくなりそうだ!など。社内の出来ないことと出来ないことを整理することでストレスの少ないイベントの準備期間を迎えることができます。

同時に予算の検討においても社内で出来ることとできないことを整理しておくことで適正な予算管理ができるようになります。社内で制作するつもりだったけど制作パワーが足りなくて急遽外注をしなくては!となると予想外の費用がかかったりもします。あらかじめ予算管理の上でも社内で出来ること出来ないことを整理することをお勧めします。

社内の制作能力・イベントの運営の知見に関しては棚卸を行いましょう!

制作スケジュールの作成をしよう!

次に制作のスケジュールを整理していきます。イベントの本番を迎えるにあたって決めることが多岐にわたります。まずざっくりと大枠のスケジュールを組むことをお勧めします。シャイイベントの一般的な製作期間はおおよそ3か月ほどです。規模感や内容によって変動はありますが、3か月ほどのスケジュールを見ておけば、ほぼ問題なく遂行できます。主なスケジュールの流れはこちらです。

①3か月前 企画の立案や予算作成などを中心とした設計のじかんとなります。このタイミングでイベントの方向性やスペックを整理します。会場の予約なども遅くとも3か月前には動き出した方が良いです。良い会場ほど早く埋まるので6か月前でも取れない場合もあります。オープニング映像などの映像コンテンツは制作に時間もかかるため、3か月前くらいから着手することをお勧めします。
②2か月前 素材の収集や実制作が進んでいきます。運営に関するマニュアルを整理したり、進行表を整理したりとより具体的な情報を整理していきます。映像の制作が動き出したりと制作業務の中でも制作工数の大きいものは動き出しが活発になります。特にイベントで使うオープニング映像などは素材集めや撮影などの時間を要するためにこのタイミングから始める必要があります。
③1か月前 最終の詰めの期間となります。社内イベントはこの最後の1か月に全てがあるといってもよいほど詰め込まれます。これはイベントの特性でもあるためにある程度避けられません。例えば受賞者が確定してからでないと台本が作れない、映像が作れないなど社内スケジュールによって決まることも多いため最後の最後まで調整の時間が必要になります。

最後の1か月は業務が過多になることはすでに見えていますのでなるべく前工程の段階で出来るところは終わらせておきます。ポイントは進行台本の大枠が出来上がっているととても進めやすくなります。何が足りていて何が足りていないかが具体化されます。

④直前 直前はラストスパートになるため一気に最後のこだわりを見せる期間です。神は細部に宿るといわれるほど最後のこだわりはそのままクオリティに直結します。映像の言葉、進行台本へのこだわりなど前日まで細かい調整することは多くあります。
⑤リハーサル・本番 事前の制作物のチェック・段取りの確認など機材の設置を行い進行確認などを行います。

まとめ

いかがでしたでしょうか?社内イベントの担当者になったら最初にやることとをご紹介させていただきました。社内イベントは業務の特性上、年に1回もしくは年2回などの特殊なイレギュラーな業務ともいえます。その為なかなか型化しずらくナレッジとして社内の蓄積が難しい分野でもあります。前任の方の異動や急な退職などがあると今までの知見が俗人化しており共有が難しいということはよくあります。

社内イベントの製作期間はおおよそ最低3か月は見ましょう。3か月の期間があれば企画から本番日まである程度余裕を持った制作スケジュールを引くことが可能です。最後ラスト1週間は業務が集中することはどうしても否めません。そのタイトなスケジュール期間を乗り切るためには事前の準備が何より大切です。前タスクとして完了できるものに関しては早め早めの確認と調整をするようにしましょう。

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