社内イベントを外注している企業様へ！イベント会社へ依頼した場合の相場観を解説。

社内イベントの準備には多くの時間がかかります。企画段階から本番が終わるまでのタスクを整理するとおそらく100以上のタスクになるでしょう。また開催規模が大きくなると専門的な用語も飛び交い、難易度は掛け算で上がっていきます。その時に検討するのが外注です。これを読んでいる皆様の中にも、もしかしたら外注を検討したこともあるかもしれませんが、意外と知られていないのが業界の相場観です。

初めての外注検討の際にはイメージもつかない！という声をよく聞きます。今回はイベント会社への外注の相場観をご紹介していきます。もちろんサポートいただく企業様によって差があること・得意不得意があること・持っている機材が違うこと・そもそも企画が違うことが前提ですのであくまでも「いち意見」としてご覧ください！

まずはイベント会社への外注の大枠を知りましょう！

まずはイベント会社に依頼できる内容の大枠を知りましょう！基本的には今皆さんが行っている社内イベントに関する業務のほぼ全ては外注が可能です。その為に私たちがいます（笑）しいて言えば、社内の調整業務はなかなか外注が難しいので残るくらいです。1000名規模の社内表彰式も担当者様1名で行っている企業様もあるくらい外注が可能です。

ただ、外注するにも外注先（イベント会社）をいい意味でコントロールしていかないとなかなか外注との関係性は築きづらくなります。外注は丸投げではなく、一緒にイベントを創り上げるパートナーになりますのでしっかりと同じ方向を向かっていけるようにイベント会社の動きも理解しておくとより良いかと思います。

指示も的確になる為、よりクオリティの高いアウトプットになってきます！簡単に項目をご紹介します。

以上が費用の大枠となります。細かく分解するといろいろありますがまずは大枠をとらえましょう！

企画制作費とは？

全体のプランニングに関わる費用となります。料金設定は各社様々且つ案件規模によっても変わってきます。また依頼する社内イベントの体制によっても費用が大きく変わる部分です。よくある話としては大手のイベント会社様の場合担当者が分業されております。営業・制作ディレクター・デザイナー・映像ディレクターなどが当たります。正直登場人物が多いイベント会社ほど企画制作費の費用は上がりがちです。

少なければよいわけではありませんので、親身になってくれるイベント会社を選ぶことが一番良いと思います。登場人物が多すぎると情報統制に時間がかかったりもするので良し悪しがありますね。

相場観としては、おおよそ30万～100万くらいの間がイメージになります。企画費の中にもまた小項目が分かれていると思いますので中身は確認してみましょう。

会場費とは？

会場費とは、イベントを開催する場所代となります。お選びになる会場によって費用は大きく変動しますので慎重に選ぶことをお勧めします。社内イベントにおいては会場費のウエイトは大きく間違えると全体予算を大きく圧迫するだけでなく、やりたい企画が実現できない！などという危機的状況さえ起こり得ます。会場選びのポイントは別の機会にご紹介していきますので、今回は費用イメージのご紹介です。

会場の種類は大きく以下に分かれます。

会場費のパターンをご紹介させて頂きました。会場の広さ・ロケーション・駅からの距離・天井の高さなど様々な角度から金額が決まっています。基本的には他会場がそれぞれマーケットを研究されて価格設定されているので、安い会場にはわけが必ずあるはずです。会場選定には注意しましょう。

人件費とは？

イベントの当日の運営に携わるスタッフの人件費です。社内イベント言え度プロフェッショナルスタッフが必要です。それぞれのプロに活躍していただくことでクオリティの高いイベント運営ができます。ただプロフェッショナル人材は、なかなか普段接する機会の少ない種類の人たちですので少しご紹介していきます。価格イメージもお伝えさせて頂きますがあくまでも金額感となりますので参考程度にしていただければと思います。技術職ですので技量や経験値によって費用が変わってきます。

機材費

機材費の詳細までわかったらおそらくプロかとおもいます。正直細かいところまで理解することは難しくわからない言葉が連発されます。また別の機会に機材に関してはご紹介していきたいと思います！

さてここでは機材費の見方をお伝えさせていただこうと思います。機材費の中には大きく3つに分類されます。「映像機材費」「音響機材費」「照明機材費」この３つです。まず見積もりがこの３項目分かれているかは最初にチェックしましょう。この辺りもあいまいな見積もりは要注意です。いろいろな企業がありますのでわからないことをいいことにしているところもあるとかないとか。まずは簡単に解説します。

肝心の費用ですが、開催の規模や開催内容によってかなり幅が出るため正直算出が難しい項目です。ある程度の規模のイベントで例えば映像機材が１５０万円などをこえていくばあいには結構多いかな。という感覚値だけお伝えさせておきます。本当に一概に言えないところが心苦しいです！ここはしっぱりイベント会社に相談しましょう！

映像制作費

いよいよコンテンツの中身の費用になっていきます。社内イベントの中では映像が多用されます。オープニング映像・エンディング映像・エンタメ系の映像・表彰式の映像・インタビュー映像など様々映像コンテンツを使用するシーンがございます。それらシーンに合わせて上映する映像の製作費です。各イベント制作会社の特性も強く出ます。映像制作に強いイベント会社さんもあれば苦手な会社さんもあります。社内スタッフで企画から構成・編集までされる会社さんもありますのでもはや映像会社のような企業様もいらっしゃいます。

映像の製作費も内容や企画演出によって変動要素が大きくなりますので、主に映像制作にかかわる費用をご紹介させていただきます。

映像制作には、多くの費用が掛かります。ただイベントと映像はとても相性も良いため多くのイベントで映像は活用されます。オープニング映像から始まる演出などはかっこいいですよね。是非参考にしてください。

まとめ

いかがでしたでしょうか？今回はイベントにまつわる費用に関して開設させていただきました。専門的な要素が多く見積もり見てもわからない！という方も多いのではないでしょうか？一つ一つの項目を負うことも大切ですがまずは設計を理解すると会話がしやすくなるかもしれません。年に1回・半年に1回の大切な1日です。しっかりとしたパートナー企業と仕事をしていくために、費用のことも知っておく必要があります。是非参考としていただければと思います！

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