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社内イベントを外注している企業様へ!イベント会社へ依頼した場合の相場観を解説。

社内イベントの準備には多くの時間がかかります。企画段階から本番が終わるまでのタスクを整理するとおそらく100以上のタスクになるでしょう。また開催規模が大きくなると専門的な用語も飛び交い、難易度は掛け算で上がっていきます。その時に検討するのが外注です。これを読んでいる皆様の中にも、もしかしたら外注を検討したこともあるかもしれませんが、意外と知られていないのが業界の相場観です。

初めての外注検討の際にはイメージもつかない!という声をよく聞きます。今回はイベント会社への外注の相場観をご紹介していきます。もちろんサポートいただく企業様によって差があること・得意不得意があること・持っている機材が違うこと・そもそも企画が違うことが前提ですのであくまでも「いち意見」としてご覧ください!

教えて?社内イベントの相場観!

まずはイベント会社への外注の大枠を知りましょう!

まずはイベント会社に依頼できる内容の大枠を知りましょう!基本的には今皆さんが行っている社内イベントに関する業務のほぼ全ては外注が可能です。その為に私たちがいます(笑)しいて言えば、社内の調整業務はなかなか外注が難しいので残るくらいです。1000名規模の社内表彰式も担当者様1名で行っている企業様もあるくらい外注が可能です。

ただ、外注するにも外注先(イベント会社)をいい意味でコントロールしていかないとなかなか外注との関係性は築きづらくなります。外注は丸投げではなく、一緒にイベントを創り上げるパートナーになりますのでしっかりと同じ方向を向かっていけるようにイベント会社の動きも理解しておくとより良いかと思います。

指示も的確になる為、よりクオリティの高いアウトプットになってきます!簡単に項目をご紹介します。

企画制作費 イベントを制作するにあたっての企画・打ち合わせ・アイデアだしから当日の運営マニュアルや進行台本の制作など設計業務に当たる費用です。項目は会社によって違います。
会場費 実際にイベントを行う場所代です。会場の大きさや立地、常設機材の充実、お食事のありなしなどで費用が変わります。社内イベント運営においては大きいウエイトを占めますので慎重に検討していきましょう。
人件費 多くの場合当日の運営に当たる人件費となります。ステージの指示だしのスタッフや映像や音響のスタッフ、マイクを出したり下げたりとステージ上のサポート人員、受付や誘導の人員も含まれます。社内イベントの場合、クライアント様と協業の場合も多いので必要な人工を相談しながら決めていきます。
機材費 企画を実現するために必要な機材に当たります。大きくは映像機材、音響機材、照明機材に分かれます。それぞれ役割は違いますが素敵なイベントを創り上げる為には必要な機材も多くあります。専門性が必要な部分でもありますので、わからない部分はどんどん聞いていきましょう。しっかり答えてくれるはずです。
映像制作費 オープニングやエンディングなど様々な映像コンテンツです。各社単価はかなり幅があります。撮影の有り無し・映像編集のレベル感によっても金額は大きく変動します。当日の進行が固まってくる段階で必要本数や演出も決まってくる為、見積もり段階では概算の場合が多くなります。
コンテンツ制作費 懇親会屋その他企画など必要な制作業務の費用となります。例えばクイズ用のスライドを作ったり、演出用グッズを用意したりとこの項目は多岐にわたります。
その他費用 上記項目以外の項目もたくさんあります。椅子テーブルの追加搬入が必要・ステージ周りを装飾したい。オリジナルの造作を作りたい。記念品を配布したいなど。オリジナル要素のあるコンテンツの費用となります。

以上が費用の大枠となります。細かく分解するといろいろありますがまずは大枠をとらえましょう!

企画制作費とは?

全体のプランニングに関わる費用となります。料金設定は各社様々且つ案件規模によっても変わってきます。また依頼する社内イベントの体制によっても費用が大きく変わる部分です。よくある話としては大手のイベント会社様の場合担当者が分業されております。営業・制作ディレクター・デザイナー・映像ディレクターなどが当たります。正直登場人物が多いイベント会社ほど企画制作費の費用は上がりがちです。

少なければよいわけではありませんので、親身になってくれるイベント会社を選ぶことが一番良いと思います。登場人物が多すぎると情報統制に時間がかかったりもするので良し悪しがありますね。

相場観としては、おおよそ30万~100万くらいの間がイメージになります。企画費の中にもまた小項目が分かれていると思いますので中身は確認してみましょう。

・イベント会社側の体制によって大きく変動します。まずは複数社取り寄せてイメージをつかむことをお勧めいたします。

会場費とは?

会場費とは、イベントを開催する場所代となります。お選びになる会場によって費用は大きく変動しますので慎重に選ぶことをお勧めします。社内イベントにおいては会場費のウエイトは大きく間違えると全体予算を大きく圧迫するだけでなく、やりたい企画が実現できない!などという危機的状況さえ起こり得ます。会場選びのポイントは別の機会にご紹介していきますので、今回は費用イメージのご紹介です。

会場の種類は大きく以下に分かれます。

ホテル 都内を中心としたホテルです。重厚感や特別感の演出に向いています。設備が充実している分費用としては上がりやすくなります。お食事の有り無しによっても会場費は大きく変わりますのでご注意ください。またホテルには基本的にサービス料という金額ありますのでそのあたりもご認識ください。
イベントホール イベントを行うのに適したホール型のスペースです。サイズは1000名を超える大箱から100名などのサイズ感のものまで様々あります。基本的には箱貸しになりますので、飲食などはケータリングなどの持ち込みになります。持ち込み料が発生する場合もありますのでご注意ください。そして常設の機材も会場によってかなり違いますので確認が必要です。
展示ホール ビッグサイトや幕張メッセなどの展示会を主に行う会場です。大型の案件の際に利用することがあります。会場費は安価ですが会場内に設備は一切ない為全て持ち込みによる対応となります。椅子テーブルからステージやライティングまですべてを持ち込む必要が出てきます。そして会場費にプラスして空調代・電気代・電気工事が発生などで費用が加算されています。
座席固定劇場型ホール 映画館のような座席固定型の会場です。ステージやスクリーンなど常設の物も多くありますのでシアター型のイベントには向いています。ステージ上の内容を参加者に伝える企画にはもってこいの会場です。費用的にも抑えやすく使いやすい会場とも言えます。ただ参加型や懇親会などの企画は難しいため別会場を別途手配する必要が出てきます。
配信スタジオ オンライン配信の場合には配信スタジオという選択肢もあります。主にグリーンバックなどが設置されており、配信に特化した機材が設置されています。通信環境も整備されておりオンラインイベントに関してはとても使いやすく。会場費も比較的安価です。
会議室 会議室型のお部屋です。一般的には天井高が3m~4m以内の会場が多く、天井から照明を吊ったり、上からの演出は難しい傾向があります。演出要素が限られているからこそ価格も安価に抑えやすいです。ただいつもの会議の延長上に見られやすい為、特別感の演出には向いていないかもしれません。
結婚式2次会場 ある程度のクオリティを担保しながら、でも会場費抑えたい。そのような場合にはお勧めです。お食事とセットのプランを用意されていることが多く比較的安価に会場が抑えられます。各会場によってプランが違いますので要確認となります。

会場費のパターンをご紹介させて頂きました。会場の広さ・ロケーション・駅からの距離・天井の高さなど様々な角度から金額が決まっています。基本的には他会場がそれぞれマーケットを研究されて価格設定されているので、安い会場にはわけが必ずあるはずです。会場選定には注意しましょう。

金額で決めるのは危険です!しっかり下見をしてから会場を選定しましょう。落とし穴がある可能性がありますよ!

人件費とは?

イベントの当日の運営に携わるスタッフの人件費です。社内イベント言え度プロフェッショナルスタッフが必要です。それぞれのプロに活躍していただくことでクオリティの高いイベント運営ができます。ただプロフェッショナル人材は、なかなか普段接する機会の少ない種類の人たちですので少しご紹介していきます。価格イメージもお伝えさせて頂きますがあくまでも金額感となりますので参考程度にしていただければと思います。技術職ですので技量や経験値によって費用が変わってきます。

 

ディレクター 主に各セクションのリーダーとなるスタッフです。関係各所と連携をとりながら調整していきます。リーダー的な存在となりイベントを成功に導きます。役割はイベント内容によって様々ですが規模感が多くなるとディレクターを数名揃えてからのイベント実施になります。おおよそ価格帯は7万円~10万円程の間が相場となります。
アシスタントディレクター ディレクターをサポートするアシスタントスタッフです。ディレクターの指示を真っ先に受け各スタッフのへ落とし込み、クライアントとの接続、MCとの連携などステージ周りを中心に滞りなくサポートします。業務内容は幅広くイベントに慣れた知見が必要になります。おおよその価格は4万円~5万円程度の間が相場となります。
テクニカルオペレーター 主に映像・音響・照明などのテクニカル要素を担当します。実務をメインに行い縁の下の力持ち的存在です。彼らの存在なしにイベントの成功はあり得ないというくらい経験値豊富なスタッフです。実現したいイメージをテクニカルスタッフと共有することが何より大切に思います。おおよその価格は4万円~5万円程度の間が相場となります。
スタッフ 受付や誘導・配膳などの軽作業を中心としたスタッフです。派遣スタッフなどが対応することも多く、イベントによって必要数が大きく変動します。必要な寺院数を割り出し依頼をします。おおよその価格は2万円前後が相場となります。
その他 イベントに関わるスタッフはその他たくさんいます。MCやパフォーマンス、コンパニオンなど様々な専門分野の方がいます。それぞれ費用単価が違いますので確認していきましょう。
専門技術のスタッフの費用単価をご紹介させて頂きました。分かりづらいからこそ単価も不明瞭になりやすい部分があります。お見積り時に確認してきましょう。

見積もりに計上されている人員の確認をすることで安心してイベントを迎えられます。

機材費

機材費の詳細までわかったらおそらくプロかとおもいます。正直細かいところまで理解することは難しくわからない言葉が連発されます。また別の機会に機材に関してはご紹介していきたいと思います!

さてここでは機材費の見方をお伝えさせていただこうと思います。機材費の中には大きく3つに分類されます。「映像機材費」「音響機材費」「照明機材費」この3つです。まず見積もりがこの3項目分かれているかは最初にチェックしましょう。この辺りもあいまいな見積もりは要注意です。いろいろな企業がありますのでわからないことをいいことにしているところもあるとかないとか。まずは簡単に解説します。

映像機材費 主にプロジェクターで投影する映像のための機材です。プロジェクターやスクリーンが一番わかりやすいかと思います。またスイッチャーと呼ばれる映像信号の切り替えなどを行う機材やHDMIなどの様々な接続端子の連結に使う部材まで幅広くあります。専門の業者さんがいるくらい奥の深い業界ですので、なかなか細かいところまで理解するには時間とパワーがかかります。最近ですとオンラインイベントも増えたため映像系の機材の充実した開催が増えた傾向があります。ハイブリッド型のイベントにおいてもいつも以上に機材が必要になったりします。
音響機材費 音響機材とは、マイクやスピーカーなど音に関する機材です。わかりやすいところでは、マイクの本数などが分かりやすいかもしれません。演出によって有線マイクの本数・無線マイクの本数・ピンマイクや床収音など規格に応じて必要機材をピックアップいたします。また会場によってはスピーカーの持ち込みが必要な場合もあります。
照明機材費 読んで字のごとく照明に関する機材です。基本的にはステージを目立た差たり、客席を明るくしたり、スポットライトを当てたりと演出に使用します。LEDによる色を付けたライティングの演出なども照明機材費にあたります。会を彩るために必要な機材となります。

肝心の費用ですが、開催の規模や開催内容によってかなり幅が出るため正直算出が難しい項目です。ある程度の規模のイベントで例えば映像機材が150万円などをこえていくばあいには結構多いかな。という感覚値だけお伝えさせておきます。本当に一概に言えないところが心苦しいです!ここはしっぱりイベント会社に相談しましょう!

開催規模・スペックによって様々!ここはイベントのプロに聞きましょう(笑) 

 

映像制作費

いよいよコンテンツの中身の費用になっていきます。社内イベントの中では映像が多用されます。オープニング映像・エンディング映像・エンタメ系の映像・表彰式の映像・インタビュー映像など様々映像コンテンツを使用するシーンがございます。それらシーンに合わせて上映する映像の製作費です。各イベント制作会社の特性も強く出ます。映像制作に強いイベント会社さんもあれば苦手な会社さんもあります。社内スタッフで企画から構成・編集までされる会社さんもありますのでもはや映像会社のような企業様もいらっしゃいます。

映像の製作費も内容や企画演出によって変動要素が大きくなりますので、主に映像制作にかかわる費用をご紹介させていただきます。

映像構成費 映像を作りにあたっての設計図となります。目的から演出やBGM・メッセージなど映像を作るうえでの情報の整理を行います。まずは構成の認識を合わせるところからすべてがスタートします。映像によりますが、数万~数十万ということがあります。是非相談してみてください
撮影費 構成上、必要な素材は撮影部隊が現地に赴き撮影をいたします。インタビュー系の映像や現地の取材などがある場合には撮影が必要になります。一般的には撮影日数によって費用が変わります。また当日のスタッフ人数にもよって変わりますのでご注意ください。カメラマン以外にもディレクターやアシスタント・照明など必要なテクニカルスタッフが同行することもあります。そして移動交通費や食費などの諸経費もかかってきます。
編集費 実際に編集を行う費用となります。主に編集スタッフの人件費・素材などの購入費などが入ってきます。技術的な要素も大きいため編集スタッフのスキルや制作する映像の内容によって大きく変わってきます。なかなか編集予算を割けない!などの場合はテンプレートなどを活用することもおすすめです。
ナレーション費 映像にナレーションを入れたい場合は、別途ナレーションの費用が発生します。ナレーション本人の費用・スタジオやMAの費用などが入ってきますのでナレーションの有り無しは映像に大きな影響を及ぼします。長尺の映像や素材が乏しい場合などはナレーションを入れることで厚みを出したら視聴を維持できる仕掛けにもなります。
その他 その他撮影に抱える費用としては、撮影時の衣装や小道具・その他特殊な効果を使うなど映像に特別な要素が入ってくる場合に計上されます。

映像制作には、多くの費用が掛かります。ただイベントと映像はとても相性も良いため多くのイベントで映像は活用されます。オープニング映像から始まる演出などはかっこいいですよね。是非参考にしてください。

映像制作はほぼ人件費に当たります。製作日数が長くなるとその分費用も上がってきます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?今回はイベントにまつわる費用に関して開設させていただきました。専門的な要素が多く見積もり見てもわからない!という方も多いのではないでしょうか?一つ一つの項目を負うことも大切ですがまずは設計を理解すると会話がしやすくなるかもしれません。年に1回・半年に1回の大切な1日です。しっかりとしたパートナー企業と仕事をしていくために、費用のことも知っておく必要があります。是非参考としていただければと思います!

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