開催したら楽しい。開催するまでは・・・。社内イベントの価値とは？

株式会社GROWSの島田です。

この度、「社内イベントの窓口」というサイトを立ち上げました。

私たちは社内イベントを専門としたイベントプロデュース会社です。

多くの企業様と様々なイベントを共にさせて頂いています。

その中で培ってきた知見やナレッジ情報を発信していきたいと思います。

また社内イベントの素晴らしさや価値も発信していきたいと思いますので宜しくお願いします。

社内イベントは非常にクローズなマーケットで他社の事例や取り組みなどを知る機会は意外に少なく、各担当者さんがお困りのケースも多くあります。このサイトを通じて多くの方に社内イベントの情報が届くことを願っています！

どうぞよろしくお願い致します。

そもそも社内イベントとは？

まず初めに、皆さんの会社には社内イベントはありますか？

新型コロナの影響もあり社内イベントというものが無くなった会社も多くあると聞きます。

社内イベントと言っても様々な形のものがありますので最初にいくつかラインナップします。

・表彰式

・懇親パーティー

・全社総会

・社内研修

・チームビルディング

・one on one

・納涼会

・忘年会

などなど。挙げだしたら多くの企画あります。

皆さんの会社にも一つは該当するものがあるのではないでしょうか？

社内イベントと言うと大掛かりなものを連想しがちですが、部署ごとの飲み会なども社内イベントに当たります。検索ワードで「社内イベント」と検索すると関連ワードで「行きたくない」と出てきたりします。単純にすべての社内イベントに対してのネガティブというよりは、意味のない企画には参加したくないというメッセージとも取れますね。働き方の多様化や共働きも増えている中なので、全員揃っての時間の確保がそもそも難しくなっている外部環境もあるのではないかと思います。

つまり、社内イベントとは、広義のいみでは会社が主催する＝（予算を割いていることが多い）集まり事と言えます。

そして会社が主催する以上、一つ一つのイベントには意味が必要になってきます外部環境を考えてもイベントに価値がないと感じた瞬間に参加者は冷めますし参加意欲は減ります。きっと参加率や満足度にも影響してくるでしょう。微妙な社内イベントは逆効果すら生みかねない諸刃の剣の面もあることは理解してきましょう。

ということで、社内イベントは色々な企画がありますが、しっかり目的を理解し参加者に届ける為の企画をしていかないといけないということですね！

社内イベントを通じて達成したいことは？

さて、社内イベントを通じて達成したいことは何でしょうか？

もし自分が社長だったとしたら何故社内イベントを開催＝企画するのでしょうか？

・社長と同じ思いを社員にも持ってほしい

・会社の目指す方向を知ってほしい

・社員同士のコミュニケーションを円滑にしてほしい

・離職を減らしたい

・エンゲージメントを上げたい

などあるでしょう。

社内イベントの目的を理解すると「企画」も具体的になります。目的を見定め参加者に届くメッセージ設計をしていきましょう。最近はチャットツールでのコミュニケーションも増えたため、顔を知らない！声を聴いたことない！などの声も散見しまています。

皆さんの会社はいかがでしょうか？

チャットツールではわからないコミュニケーションが社内イベントにはあります。数値化しずらい部分ですが効果は確実に生きてきます。

社内イベントが活発で前向きな企業ほど業績も良いというのは、私たちも肌で感じます。参加者を楽しませよう！楽しんでもらいたい！労いたい！効果を出したい！そんなメッセージは自然と社員の皆様にも届いています。これは永遠の課題かもしれないのですが、数値化できないから効果がない。と言い切ることは難しいのは分かると思います。特に社内イベントは時系列が大切です。去年より今年、来年とどのように数字が動いているのか？その瞬間の数字にとらわれすぎずに変化を追うことで価値を見出すと良いかと思います。

社内イベントは業績連動するのか？

業績が厳しくなると社内イベントをカットする会社もあります。経営判断としてNGではありません。致し方ない時もあります。ただ一度辞めた企画を復活させることは意外と難しく、苦戦を強いられている場面を多く見ます。

多くのコストをかけて社内イベントを実施した以上、業績を上げたい！と思うのは経営者側からしたら当然です。

しかしながら、分かりやすく今日のイベントが明日の業績を変えることは現実的に難しいと考えます。結果的に業績に影響を及ぼしている可能性はありますが断定はできません。

だからこそ長期的視点で企画し時系列で参加者の満足度や意識調査をしながらチューニングしていくことが必要です。常に時代は変わっていますので新しい文化やカルチャー、流行を取り入れたイベントを企画していくことは、社員のモチベーションを挙げていきます。

その一瞬かもしれませんが、一瞬挙げた気持ちを持続させていくことも企画側の大切な仕事と考えています。

そして社内イベントの準備は大変・・！？

社内イベントの準備は大変です。これは担当者にしかわからないかもしれませんが私たちも数ある企業様とご一緒させて頂いていますが皆頑張ってくれている姿を目の当たりにしています。（だからこそ僕らも全力で頑張ろうと思います！）やはり一番多くの声は通常業務にプラスαで1年に一度、半年に一度プラスになることが大変という声を多く聞きます。確かに1年に一度の仕事ですと社内ナレッジにしもしずらく、担当者もつけづらく結果業務が俗人化していくことがあります。ここは業界的にも課題だなと思います。

もちろんその為に僕らのような専門会社がいますが、それ以上にもっとナレッジや担当者様の役に立つ情報が集約されていれば価値があるのではと思いこのサイトを立ち上げた経緯もあります。

社内イベントの準備は何からすればよいの？

初めて担当者になったことを想定してご紹介させて頂きます。

準備にはいくつかステップがありますが、今回は簡単にご紹介します。

まずは「目的や達成したい事の明確化」や「企画」など大切なことがたくさんあるのですが、おススメは開催時期や規模感や会場のイメージを持つことです。企画をしようにも情報がない状態ではなかなか具体化が難しく。ある程度の具体化がないと目的や達成したい事の深堀も現実的に難しいシーンもあります。最初はざっくり開催時期や規模感などを整理していくのがポイントです。頭の中のイメージとしては、片方で企画系・片方でロジ周りでしょうか。2つの軸で考えていくと生産性の高い仕事になります。

プロジェクトメンバーをアサインしよう

1人の知見より皆の知見。まずはプロジェクトメンバーをアサインしていきましょう。最初はミニマムスタートさせることがポイントです。最初から人数を多くしすぎると企画が決まりづらくなり、自分ゴトにならないメンバーも増えていきます。最初は3人～4人くらいでミニマムスタートさせ、少しずつアサインメンバーを増やしていくことが良いかと思います。

制作期間とイベントのクオリティは比例する？

社内イベントの制作期間は？

全ての案件を共通でお伝えすることは難しいですが、おおよそ3か月程が一般的です。後述の記事でも書いていきますが、約3か月程あると企画から制作にある程度のゆとりを持って進めることができます。

この3か月の機関の中で様々な検討事項が生まれてきます。一つ一つの検討事項をクリアしていくことがより良いイベントを創り上げるうえで大切なことです。製作期間が短いと確認の粒度が荒くなったり、時間の確保が難しくなったりもしますのでゆとりをもって設計することをお勧めします。

そして何よりイベントは準備8割というように、圧倒的に準備が大切です。一つのイベントの中で感動を作るためには、たくさんの準備が必要です。一瞬の花火かもしれませんが、その一瞬にこだわり続けることが良いイベントを創り上げる大切なことです。

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