社内表彰式は、会社の目標を達成した社員や特に優れたパフォーマンスを発揮した社員を称えるための重要なイベントです。社内表彰式は、社員のモチベーションを高め、社内の結束力を強化することができる会社にとって価値のあるイベントになります。
しかし、本番が近づいていて準備が間にあってない！短期間で企画・準備をしなくてはならない！という場面もあるかもしれません。このブログでは、1ヶ月という限られた時間の中で、効率的かつ効果的に社内表彰式を準備するための具体的なステップとテクニックを紹介していきます！
ステップ①目的の設定と基本プランニング
目的の設定
本番まで1か月という環境では、まず最初に行うべきは、表彰式の目的を明確にすることです。何のために表彰式を開催するのか、その意図をはっきりさせることが、成功の鍵となります。例えば、「優れた業績を達成した社員を称える」、「チームの団結を促進する」、「会社のビジョンを共有する」など、目的を具体的に定義しましょう。この目的が明確であればあるほど、後の準備がスムーズに進みますし、参加者にとっても意義深いイベントとなります。開催の目的の整理は全ての出発点になります。時間がない中かもしれませんが、まずは目的の整理の着手を行いましょう。1日で整理するくらいのイメージです！
イベントの規模と形式を決定する
次に、表彰式の規模や形式を決定します。オフラインで開催するのか、オンラインで行うのか、あるいはハイブリッド形式にするのかを早い段階で決めることが重要です。また、参加者の数や会場の大きさ、開催時間なども考慮する必要があります。規模と形式が決まれば、必要なリソースや予算の見積もりが立てやすくなり、後々の計画が具体的になります。参加者が楽しめる形式を選び、成功に向けての第一歩を踏み出しましょう。外部会場を探す場合はかなり難易度が高くなりますので、GROWSのようなイベント会社にまず相談をすることをお勧めします。また開催1か月前の段階であればオンライン開催に振り切り対応することも現実的な対応方法かもしれません。オンライン開催であれば、会議室があれば配信対応可能です。
タスクの洗い出しとスケジュール作成
目的と形式が決まったら、次に行うのは、具体的なタスクの洗い出しです。どのような準備が必要なのか、必要な物品やサービスは何か、誰が何を担当するのかをリストアップします。このリストを基に、全体のスケジュールを作成し、各タスクの締め切りを設定します。プロジェクト管理ツールを活用することで、タスクの進捗状況をリアルタイムで把握でき、計画に遅れが出ないように管理することができます。計画がきちんと立てられれば、1ヶ月という短期間でもスムーズに準備を進めることが可能です。1か月という短期間での制作となりますので詳細のタスクを整理するよりは、大きなカテゴリーでざっくり1か月のスケジュールを引きましょう。
進行表の作成
次に進行表に着手しましょう。進行表とは別名タイムテーブルとも呼ばれます。本番開始から終了までを時系列で整理します。誰が開会挨拶をするのか？オープニングの映像入れるのか？など当日の進行の流れを整理します。進行表を整理することで制作コンテンツが明確になりますのでタスクもより具体的になります。また時間軸での整理ができることで、具体的な開催イメージが立体化してきます。
ここまでは1週間以内に終わらせます。社内調整等が必要になる場合もありますので確認時間も含めて急な業務が増えてきます。企画の出発点になりますのでしっかり設計しましょう。
ステップ② チーム編成と役割分担と映像発注
主要メンバーの選定と役割の割り振り
表彰式の制作を進めていくにあたり、しっかりとしたチーム編成を行うことが必要です。まずは、プロジェクトマネージャーを選び、全体の進行を統括させます。おそらく担当者自身がやることになりますのでご自身のチームメンバーの選定を行いましょう。クリエイティブ担当、会場担当、技術サポート担当など、各役割に最適なメンバーを選定します。各メンバーには、その役割に応じた具体的なタスクを割り振り、責任を明確にしていきましょう。この段階でしっかりと役割分担ができていれば、全員が自分の責任範囲を理解し、計画通りに準備を進めることができます。各自に特性がありますので、チームメンバーとのコミュニケーションを取って進めていきましょう。
プロジェクトの管理ツールの導入と活用
チーム編成が完了したら、プロジェクト管理ツールを導入し、タスク管理を効率化します。例えば、slackやchatworkなどのツールを活用して、各タスクの進捗状況をリアルタイムで把握できるようにしましょう。細かいコミュニケーションがとれるようにツールを導入し連絡が密に取れるような設計をすることで制作のスピード感が上がります。チーム全体でどのタスクがどのくらい進捗しているかは常に確認していきましょう。イベントの制作には様々な資料や情報が飛び交いますので資料が混乱しないようにツールを活用し情報整理をしながら制作を進めていきましょう。
定例ミーティングの設定
次に定例ミーティングを設定しましょう。このタイミングで本番まで約3週間ほどになっていると思います。定例ミーティングを設定し進捗確認をする場面を確保しておきます。仮に共有内容がない場合でも時間は設定しておきます。特に進捗がない場合はスケジュールをリリースするなどの対応を取っていきます。ミーティングでは、各メンバーが直面している課題を報告し、それに対する解決策を全員で考える場として活用します。コミュニケーションが密になることで、チーム全体が一丸となって進めていきましょう。
映像関係の発注
映像関係の発注はなるべく早いタイミングで動きます。製作に時間がかかる映像は早い段階で制作体制を構築します。社内で制作するのか？外注するのか？を決め発注を急ぎましょう。映像の制作には企画から構成・編集と時間がかかります。素材を集めたりする時間も必要になりますので早めの動き出しが肝になります。テンプレートを活用する手段もあります。イベント会社などに相談することをお勧めします。
チームメンバーの編成・映像関係の依頼までは終わらましょう。特に映像関係は制作に時間がかかりますので早めに動きだしましょう。2週目までにどこまで動けるかが、キーポイントです！
ステップ③イベント会社選定/備品準備/進行台本
必要な備品のリストアップと手配
いよいよ準備も大詰めです。表彰式に必要な備品の準備が必要になります。まずは、どのような備品が必要なのかをピックアップしていきましょう。表彰状やペンの一本までリストアップし準備を進めていきます。会場や開催方法によって準備物は変わりますが、音響設備、照明、プロジェクション、装飾品、ケータリングなどが考えられます。このリストに基づいて、必要な備品やサービスの詳細を決定し、予算を組みます。また、この段階で、代替案やバックアッププランも考慮しておくと、トラブルが発生した場合にも柔軟に対応できるようになります。
信頼できるイベント会社/発注先への相談
諸々の情報がある程度整理出来たところで、発注先に相談の連絡をしていきましょう。なるべく早く着手することが望ましいのですがあまり情報が整理されていない中で相談すると予算や対応も不明確になる場合もありますので情報は整理してから依頼をしてくようにしましょう。そして今回のような1か月という短い期間での政策の場合には、過去に実績があり、迅速な対応が期待できる発注先を優先的に選ぶことが重要です。スピード感のあるパートナーを選ぶことで制作の速度も一気に上がります。特にイベント会社に相談する際には、社内で制作業務を内制できる体制を整えているイベント会社をお勧めします。選定を間違うと時間がかかってしまい本番までバタバタする傾向があります。
会場下見/確定
表彰式の成功させる為には、会場の選定は欠かせません！会場の下見は必ず行いましょう。会場の雰囲気や設備がイベントに対応できるかを確認し、必要な場合は追加の外部手配や必要機材のピックアップを行っていきます。下見の際にはテクニカル関係の話にもなりますのでパートナー会社の方に同行頂く方が安全です。本番まで時間がないのでその場で決めることも多くなります。契約関係が必要な場合もありますので事前に確認をしておきましょう。全てが同時進行となりますので事前の設計がとても重要になってきます。
テクニカル設計/演出装飾手配
会場下見が終わったら、最終的なテクニカルを設計していきます。音響、照明、映像機器など、イベントを成功させるために必要な技術的な部分な設計を進めていきます。この辺りは専門のイベント会社に相談することをお勧めします。本番まで短いタイミングですので現実的なプランで設計していく形になります。会場内の装飾や演出なども重要な要素です。表彰式のテーマに合わせた装飾を施すことで、参加者に特別感を提供することができます。イメージを具体化し、装飾や演出を考えていきましょう。でざいんがおおきく入るような装飾などの難易度は上がってきますので担当者としっかりすり合わせを行いましょう。
進行台本作成
おそらくこのタイミングは本番2週間前くらいになっているはずです。進行表に基づいて司会台本作成に着手しましょう。司会台本がしっかりできていれば、イベント本番日の50％は何とかなるレベルまで到達します。進行台本の精度を高めることでイベント全体のレベル感も高められますのでしっかり作成しましょう。進行台本を作成するにあたっては、決めることは多々ありますので社内情報などは事前に整理しておきましょう。社内表彰式の台本作成に必要になってくる情報としては、以下のものが多く挙げられます。
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- 受賞者名/授賞タイトル/プレゼンター/副賞等
- 開会挨拶/閉会挨拶などの挨拶
- お祝いのコメントや映像など特別なコンテンツの有り無し
ステップ④最終仕上げ
告知/社内情報共有
いよいよ本番間近です。表彰式の告知などを参加者に向けて情報発信をしっかり行いましょう。告知内容には、表彰式の目的、日時、場所、参加方法などを明記し、参加意欲を引き出すような工夫をしていきましょう。告知用の映像を作成し共有する方法も多くあります。サムネイル画像などをメルマガに配置することで興味をわかせる方法もありますので、是非表彰式の盛り上げの為にしっかり告知を行っていきましょう。表彰式の盛り上がりは事前にどれだけの情報を出せるかで変わってきます。皆がワクワクするような情報発信を心がけましょう。
スライド/BGMなどの仕上げ
このタイミングでは進行台本や様々な資料の制作が進んでいるかとおもいます。当日海洋で投影するパワーポイントのスライドや各情報共有の内容などを整理していきましょう。各部署からの報告などがある場合には資料の集約を行います。また表彰式で流すBGMなど細かい制作物の最終チェックを行い本番を迎えられる態勢を整えていきましょう。良い表彰式を作り上げるポイントは最後のこだわりをこだわり抜くところにあります。
リハーサルと最終チェック
表彰式の成功には、リハーサルは欠かせません。司会者や技術スタッフ、会場担当者と共に、当日の進行を確認し、リハーサルを行います。特に、スクリプトの確認や音響・照明のテストを入念に行い、万全の体制を整えます。リハーサルでは、実際に予定されているプログラムを一通り通し、トラブルが起きそうな箇所を事前に特定し対策を講じます。また、会場のレイアウトや装飾も最終チェックし、必要な調整を行います。こうした準備を徹底することで、当日を安心して迎えることができます。会場の予約状況などに応じてリハーサルは当日行うこともありますが、前日などに最終チェックを関係者で行い抜け漏れがないかの確認を行っておくことをお勧めしています。
バックアップ/リスク管理
当日発生しうるリスクに備えて、バックアッププランを用意することも重要です。例えば、技術的なトラブルや天候不良など、予期せぬ事態に対処できるよう、予備のスタッフや機材を確保してことも検討しましょう。また、緊急連絡先を全員で共有し、迅速に対応できる体制を整えます。これにより、予期せぬ問題が発生しても、冷静に対処し、表彰式を成功に導くことができます。
いよいよ本番です。準備は大丈夫でしょうか？本番を安心して迎えるために抜け漏れのないように準備を進めていきましょう
1か月で社内表彰式を準備する方法まとめ
今回は、1か月で社内表彰式を準備する方法をまとめさせていただきました。1か月という限られた期間の中で社内表彰式を準備するためには、段取り良く企画から各制作業務までを進める必要があります。一般的な企業な場合社内の確認の時間や調整の時間なども考慮すると実際に制作に当てられる時間はかなり限られてくることが想定されます。全ての業務を担当者の方が対応しようとすると制作に遅れが発生しやすくなります。
最後に
社内イベントの運営には様々な準備が必要になります。GROWSでは様々なイベントのサポートを行っています。すべてを網羅させるワンストップサービスを是非ご利用ください。
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