イベントの企画の作成の仕方を教えてほしいです！
企画書の作成方法やポイントを解説させて頂きますね！
イベントを成功に導くためには、しっかりとした「イベント企画書」が欠かせません！
この記事では、イベント企画書の基本的な構成や作成の目的、そして具体的な作成のポイントについて解説します。
効果的なイベント企画書を作成するための知識が身につけていただき、最高のイベントを企画してもらいたいと思います！
イベント企画書とは？
イベント企画書とは、イベントの詳細な計画をまとめた文書です。
イベントの目的、ターゲット、スケジュール、予算、リスク管理など、あらゆる側面を網羅している必要があります。
イベントがスムーズに進行するための「設計図」と言えます。イベント企画書がしっかりと作られていることで、関係者全員が同じビジョンを共有し、目指すべきゴールが明確になります。
イベント企画書の重要性
イベント企画書は、単なる計画書以上の意味を持ちます。
まず、組織内での共通理解を深めるためのツールとして機能します。特に大規模なイベントの場合、複数の部門や外部のパートナーが関与することが多くなります。その際、全員が同じ情報を持ち、共通の目標に向かって進むことが重要です。
さらに、企画書は関係者とのコミュニケーションツールとしても役立ちます。スポンサーやステークホルダーに対して、イベントの価値や魅力を効果的に伝えるための手段となります。また、プロジェクトの進行管理を円滑にするためにも、詳細なスケジュールや予算計画が盛り込まれた企画書は不可欠です。
イベント企画書を作成する目的
組織内の共通理解を深める
イベント企画書は、組織全体の共通理解を深めるための基盤です。イベントの目的や目標、ターゲットオーディエンスを明確にすることで、関係者全員が同じビジョンを共有できるようになります。これにより、プロジェクトの方向性がぶれることなく、スムーズに進行します。
組織内の共通認識を持つことは、今後のプロジェクトを進めていくにあたって大切な要素となります。プロジェクトマンバー全体と意識を揃えるためにもイベント計画書の作成をすすめていきましょう。
関係者とのコミュニケーションツールとして
イベント企画書は、外部パートナーやスポンサー、顧客に対してイベントの価値を効果的に伝えるためのツールです。特にスポンサーに対しては、イベントのコンセプトやターゲット市場、予測される成果を明確に示すことが求められます。企画書がしっかりと作成されていることで、スポンサーからの信頼を得やすくなり、イベントの成功に繋がります。
社内イベントの場合にはスポンサーは少ないと思いますが、抽選会の景品などをクライアント様から協賛をいただくこともあります。
プロジェクトの進行管理を円滑にする
イベントの成功には、詳細なスケジュール管理が欠かせません。イベント企画書には、主要なマイルストーンや重要なタスクが明確に記載されているため、プロジェクトの進行状況を把握しやすくなります。これにより、遅延やトラブルを未然に防ぎ、スムーズなイベント運営が可能となります。
プロジェクトを遂行していく為のスケジュールは、イベントの規模にもよりますが、半年から3ヶ月くらいが目安となります。
リスク管理と問題解決のため
イベントには予期せぬ問題が発生することがよくあります。企画書には、リスク管理や問題発生時の対応策を事前に盛り込んでおくことが重要です。
これにより、突発的なトラブルにも迅速に対応できるようになり、イベントの成功確率が高まります。外部向けのイベントの場合には様々なリスクがあります。開催が中止になった際のイベント保険や食品に関するリスクなど多々あります。逆に社内イベントの場合はイベント保険などは掛けることは少なくリスクという観点では低い傾向はあります。
企画書のテンプレートの解説を次にしていきます！
イベント企画書のテンプレート/基本構成
次に、効果的なイベント企画書の基本構成について詳しく解説します。イベント企画を作成するにあたっていきなり作成することは難しいかもしれません。以下に項目のテンプレートを解説していきます。
①タイトルページ
タイトルページには、イベントの名称、日付、主催者の情報を記載します。シンプルながらも、イベントの印象を決定づける重要な部分です。
②イベントの概要（目的、ターゲット、コンセプト）
ここでは、イベントの目的やターゲットオーディエンス、そして全体のコンセプトを明確にします。これらは、企画書全体の基盤となる要素であり、イベントの成功を左右します。
③スケジュール（タイムライン）
イベントのスケジュールやタイムラインを詳細に記載します。各ステージの開始と終了のタイミング、重要なマイルストーンを明確にすることで、プロジェクト管理がスムーズになります。
④予算計画（コストの内訳）
イベントにかかる費用を細かく計算し、予算計画を立てます。これには、会場費、装飾費、広告費、人件費など、あらゆるコストを含めます。予算計画がしっかりしていれば、無駄なコストを削減し、効率的な運営が可能です。
⑤プロモーションプラン
イベントの成功には、効果的なプロモーションが欠かせません。どのようなメディアを使い、どのターゲット層にアプローチするかを明確に計画します。SNS、メールマーケティング、広告など、様々なチャネルを活用しましょう。
⑥リスク管理（問題発生時の対応策）
イベントには必ずリスクが伴います。天候不良、機材トラブル、急なスケジュール変更など、予測できるリスクを事前に洗い出し、対応策を練っておくことが重要です。
⑦評価方法（KPIの設定など）
イベントの成功をどのように評価するかを事前に決めておくことも大切です。具体的なKPI（重要業績評価指標）を設定し、イベント後に成果を測定できるようにします。
イベント企画書作成のポイント
1. 目的を明確にする
イベント企画の最初のステップは、目的を明確に設定することです。この目的がイベント全体の方向性を決定し、その後のプランニングにも大きく影響します。たとえば、イベントがブランド認知度の向上を目指すものであれば、広報やプロモーションに重点を置く必要があります。一方、顧客のエンゲージメント向上が目的なら、インタラクティブな要素や参加型のアクティビティを企画することが求められます。
具体例
「新製品の発表イベントを通じて、ブランド認知度を高め、メディアと消費者の注目を集める。」
この場合、新製品を効果的に紹介し、その特徴を強調することが目的です。企画書には、メディア招待状の配布、製品デモンストレーション、プレゼントキャンペーンなどを盛り込むことが考えられます。また、イベント終了後のフォローアップとして、製品に関する記事やレビューをSNSやブログで拡散するための計画も必要です。
2. ターゲットを具体的に設定する
イベントの成功は、ターゲットにどれだけ思いが響くかにかかっています。そのため、ターゲット層を具体的に設定し、そのニーズや期待を十分に理解することが重要です。ターゲット設定の際には、ペルソナを作成し、年齢、性別、職業、趣味嗜好などの属性を詳細に分析しましょう。
具体例:
「30代のITプロフェッショナルをターゲットにしたテックカンファレンス」
このターゲット設定に基づき、イベントのテーマや内容を決定します。たとえば、最新のクラウドテクノロジーやAIの実用例を紹介するセッションを設けることで、ターゲット層に響く内容となります。また、ターゲット層のライフスタイルを考慮し、イベントの開催時間を仕事帰りに参加しやすい夕方に設定する、あるいはオンラインでの参加を可能にするなどの配慮も重要です。プロモーションにおいては、LinkedInや技術系フォーラムでの広告展開が効果的です。
3. 実現可能なプランを作成する
どんなに魅力的なアイデアでも、実現可能でなければ意味がありません。予算、リソース、スケジュールの現実的な範囲内でプランを策定し、必要に応じて優先順位をつけて進めましょう。プランが実現可能であるかを見極めるためには、関係者や外部パートナーとの調整も欠かせません。
現実性のあるプランニングは社内だけで詰め切ることが難しいため、GROWSのようなイベント会社に是非相談することをお勧めします！プロの知見からもサポートさせて頂きます。
具体例:
「予算内で収まるように装飾や食事の選択を調整し、必要に応じてスポンサーシップを活用する。」
イベント会場の装飾や提供される食事は、参加者にとって重要な体験の一部ですが、コストがかさむ部分でもあります。例えば、装飾については、レンタルオプションを検討したり、DIYでコストを抑えたりする方法があります。また、飲食に関しては、地元のレストランやケータリングサービスと提携し、スポンサーシップを得ることでコストを削減することが可能です。スポンサーのロゴをイベント資料や会場内に掲示することで、スポンサーにとってもメリットのある提案ができます。
4. リスクを予測し、対応策を準備する
イベントには予測不可能な事態がつきものです。リスク管理は、イベントのスムーズな運営に不可欠であり、事前にリスクを洗い出し、対応策を講じておくことが重要です。リスクアセスメントを行い、天候、機材トラブル、スタッフの不足などのリスクを予測し、それぞれに対応するプランBや緊急連絡網を整備しましょう。
具体例:
「屋外イベントの場合、悪天候時の屋内代替会場を確保しておく。また、機材トラブルに備えて予備の機器を準備する。」
例えば、屋外イベントでは突然の雨や風がイベントの進行を妨げる可能性があります。このような場合に備えて、近隣の屋内会場を事前に予約しておくことが有効です。また、音響設備や照明機材が故障した際のバックアッププランも重要です。予備の機材を用意しておくか、すぐに対応できる業者との契約を結んでおくことで、イベントの中断を防ぐことができます。スタッフ不足に備えては、予備スタッフを手配するか、緊急時に対応できる体制を整えておくことが求められます。
5. 関係者とのコミュニケーションを大切にする
イベントの成功には、全関係者との円滑なコミュニケーションが欠かせません。イベント企画書は、全員が同じ方向を向いて作業を進めるための重要なツールとなります。定期的なミーティングや進捗報告、共有ドキュメントの活用などを通じて、関係者間での情報共有を徹底しましょう。
具体例:
「週次の進捗会議を実施し、プロジェクト管理ツールでタスクの進行状況をリアルタイムで確認できるようにする。」
イベントを計画する際には、多くのチームや部門が関わります。すべての関係者が同じ情報を共有し、常に最新の状況を把握できるようにするために、週次の進捗会議を開催し、全員で進行状況を確認することが有効です。これに加えて、TrelloやAsana、Monday.comなどのプロジェクト管理ツールを活用し、各タスクの進捗状況をリアルタイムで確認できるようにすることで、タスクの遅延やリスクを早期に察知し、迅速に対応することができます。共有ドキュメントやクラウドベースのフォルダを活用することで、関係者全員が必要な資料にいつでもアクセスできるようにすることも重要です。
まとめ
イベント企画書は、イベントの成功を左右する重要なツールです。この記事で紹介した基本構成や作成のポイントを参考に、自社のイベント企画書を効果的に作成しましょう。最後に、企画書作成時のチェックリストを活用し、抜け漏れがないかを確認することで、イベントの成功率をさらに高めることができます。
最後に
社内イベントの運営には様々な準備が必要になります。GROWSでは様々なイベントのサポートを行っています。すべてを網羅させるワンストップサービスを是非ご利用ください。
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