今回は、社内イベントへの考え方についてご紹介していきたいと思います！社内イベントを企画する会社は世の中にたくさんあります。WEBを検索してもたくさんの企業がいる中で私たちのオンリーワンの考え方をご紹介していきます！

社内イベントはただの祭りじゃない

まず、社内イベントというものは、「お祭り」ではないという事を最初に明言していきたいとおもいます。私たちもイベントの制作の様々なシーンにおいては企画演出をご提案させていただいていますが、社内イベントの本質はお祭りごとではなく、大切な日常の連続の中の一日であるという事を最初にお伝えさせて頂きたいと思います。

社内イベントの特性上、年に一度、半年に一度など定期開催することが多くあります。去年1年間の業績をたたえる社内表彰式、全社員参加のクリスマスパーティー、全社員でベクトルをそろえるキックオフイベント。など定期的に開催されることが一般的です。その為演出や企画もマンネリ化しやすく参加者が飽きてしまうという現象が起こりやすいという事実もあります。その為演出の企画などの見せ方に走ってしまう傾向があり、イベントの本質を見失いがちな場面も散見しています。

このイベントは、「そもそもなぜ立ち上がったのか？」「どのような課題を解決する価値があるのか？」など社内ベントの本来の価値について一度立ち止まり考える時間を持つことは非常に重要です。その為、社内イベントは盛り上がって終わり！というお祭りごとは違うのです。

演出合戦になっていはいけない

お祭りごとであれば演出合戦になってもしょうがないかもしれません。一発勝負の1日を演出することは実は難しくありません。予算と時間をかければ一気に派手な演出をすることがきっとできます。しかしそれではイベントの本質を捉えておらず、賑やかせばOK。というとても浅い企画になってしまい、イベントの1日がもったいない状態になってしまいます。

本質は、その1日に至るまでの日々、その1日の後の日々。この2つに着目をして社内イベントを設計することが実はとても大切な考え方であると私たちは考えます。

ある企業様の事例のご紹介

私たちがサポートしているある企業様は、総社員数3000名を超える大きな企業です。

こちらの企業様では、毎年社内表彰式を開催しているのですが、年々満足度が高まり参加している皆さんの期待値も少しずつ上がり続けています。いきなり大きくジャンプアップさせるという事よりは小さな改善を積み重ね、前年を満足度/参加する社員様からのフィードバックのコメント数を超えていくことをKPIとしています。このイベントの価値は数値が右肩で上がり続けるというところに重きを置き全体の企画を設計しています。改善事項は小さいことから大きいことまで様々です。配信の画質を良くしたり、スイッチングの映像切り替えのタイミングをスムーズにしたり、音声のノイズをクリアに除去したりなどのテクニカルな部分から始まり、参加する社員の皆様のマインドを理解したり、1年間の取り組みを現場レベルで整理したりと時間をかけて丁寧に設計しています。

また特徴的な取り組みとしては、司会者を社内からの公募制にし、面談等をを経て本番の司会者として抜擢されます。この社内表彰式の司会をすることが一つのステータスになっており、毎年社内公募の人数が増えていっていることがとても特徴的です。事務局に携わりたいというプロジェクトメンバーの募集にも毎年かなりの数の社員様からのエントリーがありかなり前向きな取り組みとして会社の文化として根付いています。

このイベントを通じてどのようなメッセージが届いたのだろうか？

多くの企業様のお手伝いをしていると様々なシーンに出会います。とても感動的なシーンに立ち会うことも少なくありません。つい私たちも涙してしまうシーンもあります。人が感動する瞬間とは演出ではなく感情（心）が動いた時です。演出はあくまでもそのきっかけを作るにすぎません。

大切なことは、このイベントで伝えたかったメッセージが参加者に届いているのだろうか？という観点でものを考え企画していくことです。例としては、社員間のコミュニケーションを活性化してほしいというメッセージがある場合であれば、イベント1日を通じて社員間のコミュニケーションが活性化したかも！と思ってもらうことになります。その為の仕掛けを企画していくことが社内イベントに置いては大切な為、演出ファーストの考え方ではなく、気持ちファーストで企画を設計していきましょう。またイベントは時間軸も大切な要素となる為、イベントの終了時の気持ちから逆算しながらイベントを設計してほしいと思います。

必要な演出はやるべき

この考え方は、演出を要素を全て否定するものではなく演出もイベントに置いては大切な要素であると私たちは考えます。人が何かに気付くにはきっかけが必要です。何のきっかけもなく日々を革新できる人がいたらそれは素晴らしいことですが、そのような方はおそらく少数です。

大多数の方にきっかけを与えるためには演出が効果的です。例えば社内表彰式で受賞者にスポットを当てるべくライティングを使った演出をする。これは全員に受賞することは素晴らしいことなんだ。努力の結果なんだなどのポジティブなきっかけを当ることができます。オープニング映像などのコンテンツも日々忘れがちな仕事の本質や企業ミッションを再認識するきっかけにもなります。

つまり、これら演出は参加者内きっけを与えるツールとして有効な武器となります。

毎年計測する数値の大切さ

社内イベントは毎年開催されることが多い企画です。その為前年比較は常に必要です。前年に対してプラスなのかマイナスなのか？これは費用だけでなく、社員の満足度や理解度、参加人数やノミネート数など定量化できるものは記録として残していくことをお勧めします。企業の考え方にもよりますが人事異動などで担当者が変わることも多くありますし、企画の見直しや変化を付けることもあります。その際に事例列の数値は役に立ちます。

ある企業様の事例

私たちGROWSがお手伝いさせていただいている企業様で年4回のQ（クオーター）毎キックオフを行っている企業様があります。その企業様の場合、年4回開催しますので、5年のサポートで約20回分のイベントデータが蓄積されています。20回分のデータを統計として数値分析すると業績との連動や様々な数値と照らし合わせることで見えてくるものがあります。定期的に過去データを見直しイベントの企画のブラッシュアップを進めています。

継続してサポートさせていただいている企業様とは一緒に伴走させて頂きプランニングからサポートさせていただいています。

社内イベントは未来に紡いでいくもの

社内イベントは、企業の文化として未来紡いでいくものであると考えます。その瞬間の企画やとぴっくすなどはありますが、企業の長い時間軸で見ると社内ベントという企画は、企業が未来に紡いでいく大切な思いや人材を連続して繋げていく文化づくりにあたります。

企業によって業績の良し悪しはあると思いますし、波はある事は前提になりますが、社内イベントのような文化を止めてしまうことは会社の歴史を止めてしまう行為にも近しくなります。一度停めてしまった文化を再開させることは難しく文化そのものが消えてしまうこともあります。

社内イベントの運営には、大きなコストがかかります。準備期間の大変さなども考えると継続して開催が難しい時もあります。その時はZOOMを全社員繋ぐだけでも企画はできますし、しっかりと思いを伝えることができれば、社内イベントの本質は社員に届いているはずです。

オンラインという強力な武器

オンラインイベントの発展で強力な武器が増えました。今まで集まらないと共有できなかった思いはオンラインツールを使うことでより簡単に情報を届けることができるようになりました。この情報ツールの革新はものすごくイベント業界全体にインパクトを与えてくれました。情報を伝えるという事に関してはオンラインで賄える部分が多くかなり多くの部分はオンラインで代替できるようになってきました。例えば社長のプレゼンテーションの内容や事業成績の発表などステージ上のプレゼンテーションの情報を届けるにはかなり適しています。

しかし、オンラインでは届けることが難しいもの、それはオフラインの会場の「熱量」です。会場の熱量をオンラインで届けるのは難しくオフライン会場の価値が見直されてきています。改めて集まることの大切さや顔を合わせて会話することの良さを再確認できたことはオンラインツールの発達があったからかもしれません。

オンラインという強力な武器を持ちながら、オフラインの顔の見えるイベントづくりがこれからの社内イベントに置いては大切なものになると考えています。

まとめ

今回は社内イベントに関しての考え方をまとめさせていただきました。イベントと聞くと演出要素に感じてしまうかもしれませんが、特に社内イベントに置いては継続性や納得感、現場感、など各企業の現状に合わせたプランニングが必要になってきます。一つ一つのイベントの価値は何なのか？を常に考え価値を生み出していく社内イベントを作り上げていきたいと思います。

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