社内イベントの運営に初挑戦です。不安がいっぱいです。事前に対策できることを教えてください。
かしこまりました。最初は不安がつきものです。解決策も含めてご紹介していきますね。
登場人物：
- 田中さん（クライアント様 イベント企画担当）
- 島田（株式会社GROWS）
田中さん: 島田さん、初めての社内イベント運営を任されることになりました。でも、どこから始めたらいいのか全然わからなくて…。
島田: そうですよね。初めてだと色々大変かもしれないけど、やりがいも大きいと思います。まずは、こちらの苦労エピソードです。
社内イベントで苦労したエピソード
エピソード1: 予算オーバーの危機
背景:
初めての社内イベントで社員のモチベーションを高めるために、大規模なチームビルディングイベントを企画していました。イベントには外部の講師を招き、豪華な会場を手配し、様々なアクティビティを用意していました。
苦労した点:
準備が進むにつれ、予算が大幅に超過することが発覚しました。特に、外部講師の費用や会場のレンタル料が想定以上に高額であり、さらにアクティビティに必要な備品や食事の手配も予算を圧迫していました。このままでは、計画通りのイベントを実施することが難しい状況に陥ってしまいました。
対策と解決策:
予算オーバーの危機を乗り越えるために、いくつかの対策を講じました。まず、外部講師の代わりに社内の専門知識を持つ社員を講師として起用し、費用を削減しました。また、豪華な会場ではなく、社内の会議室をイベントスペースとして活用し、会場費を大幅に節約しました。さらに、アクティビティの内容を見直し、コストのかからないチームビルディングゲームやワークショップを取り入れることで、予算内に収めることができました。
エピソード2: 当日の技術トラブル
背景:
社員全員を対象とした大規模なオンラインイベントを初めて企画しました。イベントは複数のセッションで構成され、各セッションでは外部講師によるプレゼンテーションや、社員同士のディスカッションが行われる予定でした。特に、ZOOMを利用して、多地点からの参加が可能な形式にしました。
苦労した点:
イベント当日、開始直前にビデオ会議システムが予期せぬエラーを起こし、講師の映像や音声が参加者に届かないトラブルが発生しました。さらに、一部の社員が会議に参加できないという問題も発生し、イベントの進行が大幅に遅れてしまいました。技術的なサポートが十分に準備されていなかったため、迅速な対応が難しく、参加者からの不満が高まっていました。
対策と解決策:
技術トラブルを解決するために迅速に対応しました。まず、事前に予備のZOOMを用意しておいたことが功を奏し、すぐに切り替えることで問題を一部解決しました。また、IT部門と連携して技術サポートチームを組織し、トラブルシューティングに専念させました。参加できない社員には、録画したセッションを後日提供することを約束し、参加者の不満を和らげました。
これらのエピソードからも分かるように、社内イベント運営では予算管理や技術的な準備が非常に重要です。計画段階での細心の注意と、当日の柔軟な対応が成功の鍵となります。
社内イベントの業務はマルチタスク
社内イベントのタスクは常にマルチタスク状態です。一つのタスクを終わらせてから次のタスクという仕事ではなく、それぞれ違う種類の作業をマルチタスクでこなしていく必要があります。しかも多くの場合度おじ進行で物事が動きますので担当者の周りには多くの情報が飛び交います。その情報をキャッチアップし取りこぼさないようにしていくスキルが求められます。
そして、自分の力だけでは立ち行かなくなることすらあります。こちらのブログでも解説しています。
テーマ・コンセプト
島田; いかがでしたか？イベント運営にトラブルはつきものです。トラブルを起こさない為にたくさん確認事項はありますが、まずはテーマとコンセプトを決めるところから始めていきましょう。
経験から言うと、テーマがしっかりしているとその後の企画も全体がまとまりやすくなりますよ。
田中さん: なるほど。社員が興味を持ちそうなテーマをどうやって決めたらいいんでしょうか？
島田: まずはプロジェクトメンバーでブレストのような意見の発散の場が重要です。いろんなアイデアを出し合って、会社の文化や社員の関心に合ったものを選ぶと良いと思います。例えば、健康促進やチームビルディングなんかは人気があります。企画の種を出すときはなるべく多くの人の意見を参考にしていくことがおススメです。
予算を考える
田中さん: いいですね！次に予算のことも考えないといけないですよね。限られた予算内でどうやって魅力的なイベントを企画すればいいですか？
島田: 予算管理は重要だよ。予算は常に厳しくなりがちです。まずは社内のリソースを活用することを考えましょう。例えば、社内の会議室を使ったり、社員の特技を活かした企画を取り入れるとコストを抑えられる。また、予算計画を立てて定期的に見直すことも大切です。
田中さん: 分かりました。リソースの確保も大事ですよね。どうやって必要なリソースを確保すればいいですか？
島田: 早い段階で計画と調整を始めることが鍵となります。他の部署からの協力を得たり、必要な設備や備品をリストアップしておくとスムーズに話が進むことがあります。社内のリソースをうまく活用することで、コストを抑えながらも質の高いイベントを実現できるときもあります。。全部外注が難しい場合には一部分だけ切り出すなどの工夫を検討しよう
参加率を高める
田中さん: なるほど。次に、社員の参加を促進するためにはどうすればいいですか？
島田: 効果的なコミュニケーションが大事だね。社内のチャットツールを活用して、タイムリーに情報を共有することも重要ですし社内報などで情報発信してくことも大切です。また、定期的にリマインダーを送ったり、参加者の声を反映したコンテンツを発信することも効果的だ。
田中さん: 社内ポータルやメールも使って情報を広めるといいですね。でも、どうやったら社員の参加意欲を高められるでしょう？
島田: インセンティブを提供するのも一つの方法だね。参加者に特典や賞品を用意したり、イベントの内容に社員の意見を反映させることで、参加者が自分ごととして感じられるようにすることが大切です。誰かにイベントではなく、私のイベントという様に自分に→向けるように考えていきましょう。
当日の運営
田中さん: 当日の運営も心配です。スムーズに進めるためにはどうすればいいですか？
島田: スタッフの配置と情報の落とし込みが不可欠です。役割分担を明確にして、各スタッフが自分の役割を理解し遂行できるように事前にマニュアルなどを使ってMTGを行いましょう。チェックリストを作成して当日のタスクを可視化することも有効です。特に確認が必要な個所は入念にチェックしていきましょう。
制作スケジュール管理
田中さん: スケジュール管理も大変そうですね。タイトなスケジュールを上手にこなす秘訣はありますか？
島田: 詳細なスケジュールを事前に作成し、各セッションの開始時間と終了時間を厳守することが大事です。スケジュールの遅れを防ぐために、各セッションの前後に十分な余裕を持たせることや、タイムキーパーを配置することも効果的です。定番でもありますがTIMEキーパーはしっかり配置しましょう。
技術トラブル
田中さん: 技術的なトラブルが起きたらどう対応すればいいでしょうか？
島田: 事前に機材のテストを行い、予備の機材を用意しておくことは重要です。また、技術的なテクニカルスタッフを配置し、トラブル発生時に迅速に対応できる体制を整えておくことが大切です。
イベント規模が大きくなればなるほどバックアップ策は考えておく必要あります。バックアッププランを用意するのは基本中の基本だね。
イベント後の企画
田中さん: イベント後のフォローアップも忘れちゃいけませんよね。効果的なアンケートとフィードバックの収集方法はどうしたらいいです？
島田: オンラインフォームを活用して、手軽にアンケートを収集できるようにしましょう。参加者からのフィードバックを基に、イベントの評価や改善点を把握することが重要です。参加者からのフィードバックは次のイベント改善に不可欠な要素ですよね。
分析
田中さん: 分析レポートを作成して成果を可視化することも必要ですね。どのように進めればいいでしょう？
島田: 収集したフィードバックを基に、イベントの成功要因や改善点を分析してレポートを作成してもらいましょう。これにより、次回のイベント運営に向けた具体的なアクションプランを立てることができます。
田中さん: 次回に向けた改善点の具体的な検討も重要ですね。何を考慮すればいいですか？
島田: 例えば、スケジュール管理の見直しや、技術的なトラブル対策の強化、参加者の満足度向上のための新たな取り組みなどが考えられるます。毎回これを繰り返すことでクオリティを向上させることができます。結果に対しては真摯に向かい合っていきましょう。
田中さん: 成功への道しるべとして、経験者からのアドバイスも役立ちますね。
島田: そうだね。経験者から学ぶことは多いですし、過去実績から勉強することも多くあります。先人の成功事例を参考に、自分の会社でのイベント運営に応用することで、よりスムーズにイベントを運営することができる。ベテランのノウハウは新しいスタッフにとって貴重な資源なんだ。
田中さん: イベント運営に役立つツールやリソースも教えてください。
島田: プロジェクト管理ツールやコミュニケーションツール、アンケート作成ツールなどが役立つよ。これらのツールを効果的に活用することで、運営の効率化を図ることができる。イベント会社では、最新のツールを使いこなすことで差別化を図っているんだ。
田中さん: 継続的なスキルアップと成長も大事ですよね。
島田: そうですね。新しいスキルや知識を習得し、次回以降のイベント運営に活かすことで、より高い成果を上げることができる。イベント会社では、継続的な教育プログラムを導入しているところも多いとおもいます。
田中さん: まとめとして、初めての社内イベント運営を成功させるための総括をお願いします。
島田: 初めての社内イベント運営はわからないことだらけになります。その一つ一つ解決してくことが良いイベントを作り上げるうえで大切なことだと思います！
まとめと解説
まとめ
初めての社内イベント運営は多くの困難に直面することが多いですが、しっかりと準備を行い、適切な対策を講じることで、成功へと導くことができます。以下に、重要なポイントをまとめます。
- テーマとコンセプトの設定:
- 社員の関心や会社の文化に合ったテーマを設定する。
- ブレインストーミングを通じて多様なアイデアを出す。
- 予算管理:
- 予算を効果的に管理し、社内リソースを活用する。
- 予算計画を立てて定期的に見直す。
- リソース確保:
- 早い段階でリソースの計画と調整を始める。
- 他部署からの協力を得る。
- 効果的なコミュニケーション:
- 社内SNSやチャットツールを活用して情報を共有する。
- 定期的なリマインダーや参加者の意見を反映したコンテンツを発信する。
- インセンティブ提供:
- 参加者に特典や賞品を用意する。
- イベント内容に社員の意見を反映させる。
- スタッフの配置とトレーニング:
- 役割分担を明確にし、スタッフに事前MTGを行う。
- チェックリストを作成し、タスクを可視化する。
- スケジュール管理:
- 詳細なスケジュールを事前に作成し、時間厳守する。
- タイムキーパーを配置する。
- 技術的なトラブル対策:
- 事前に機材のテストを行い、予備の機材を用意する。
- 技術的なサポートスタッフを配置する。
- アンケートとフィードバックの収集:
- オンラインフォームを活用してフィードバックを収集する。
- 参加者の意見を基にイベントの評価や改善点を把握する。
- 次回に向けた改善点の検討:
- 収集したフィードバックを基に具体的なアクションプランを立てる。
- 毎回改善を重ねることでクオリティを向上させる。
- 経験者からの学び:
- ベテランの成功事例やアドバイスを参考にする。
- 継続的なスキルアップと成長を目指す。
解説
初めての社内イベント運営は、多くのステップと細かな調整が求められます。テーマやコンセプトの設定は、イベントの基盤となる重要な要素であり、これがしっかりしていると後の運営がスムーズになります。予算管理とリソースの確保は、イベントのクオリティを左右する重要なポイントです。
効果的なコミュニケーションとインセンティブを設計する事により、社員の参加意欲を高めることができます。当日の運営においては、スタッフの配置とMTG、スケジュール管理、技術的なトラブル対策が重要です。イベント後のフィードバック収集と分析を行うことで、次回に向けた改善点を明確にし、継続的にイベントのクオリティを向上させることができます。
また、経験者からの学びを活かすことで、スムーズな運営を実現できます。イベント運営に役立つツールやリソースの活用も忘れずに行いましょう。継続的なスキルアップと成長を目指すことで、社内イベントの成功を引き続き達成することができます。
初めてのイベント担当者であっても、これらのポイントをしっかりと押さえておけば、自信を持ってイベント運営に取り組むことができるでしょう。成功を祈っています！
まとめ
今回は、トラブル事例等を踏まえてご紹介させて頂きました。初めての社内イベントはやること盛沢山です。気づいたときには大量のタスクに埋没してしまうという事も考えられます。準備期間を大切に過ごすためにも起こりうるトラブルを理解し、一つ一つタスクを消し込んでいきましょう。
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