社内イベントの開催が決まりました！失敗したくなくて・・・。不安なんです。
そうですよね。絶対に失敗したくないですよね。今回は実際に相談をヒアリングしながら解説していきます！
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登場人物：
- 田中さん（クライアント様 イベント企画担当）
- 島田（株式会社GROWS）
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島田:
こんにちは。株式会社GROWSの島田です。私たちは社内イベントを専門したイベント会社を運営しています。
今日は、社内イベントの企画に悩む田中さんと一緒に、よくある問題とその解決策を探っていきます。それじゃあ、田中さん、よろしくお願いします！
田中さん:
よろしくお願いします、島田さん！いつも社内イベントのことで頭を悩ませているんですよ。
島田:
そうなんですね。イベントの企画って結構大変ですからね。今日はそのお悩みを解決できるように、頑張ってお話ししていきましょう！
田中さん:
はい、よろしくお願いします！まずは、参加者のやる気がイマイチな時の対策から教えてください。
お悩み解決！よくある問題とその対策
参加者のやる気がイマイチなんです…
田中さん:
参加者のやる気がイマイチな場合、どうしたらいいんでしょうか？なんかいつも盛り上がらないんですよね…。
島田:
それは辛いですね。でも、事前にアンケートを取って参加者の興味を把握するのはどうですか？
例えば、「どんな企画が好きですか？」とか「何に興味がありますか？」という簡単な質問をしてみると良いですよ。
田中さん:
なるほど、それならみんなの意見を反映できるし、興味を引きやすいですね！アンケートってどのくらい前に取るのがいいですか？
島田:
イベントの4か月～6か月前くらいにアンケートを実施するのが理想ですね。そうすれば、企画に反映する時間も十分に取れます。
田中さん:
そうなんですね！それに、豪華な景品も用意したらどうでしょう？みんなのやる気がアップしそうです。
島田:
それは大きな効果がありますね！特に、サプライズ要素があるともっと盛り上がりますよ。
例えば、上司からのサプライズメッセージや表彰式を設けると、参加者のモチベーションが上がること間違いなしです。企画はイベントによって様々になります。
田中さん:
表彰式はいいですね！普段頑張っている人を表彰するのは、みんなのモチベーションアップにつながりますね。
島田:
表彰式は会社においても取り組みやすい社内イベントの一つです。懇親会もセットすることでより高い効果を発揮しますよ。
会社全体でスケジュールが合わない！
スケジュール調整に難航しています。
島田:
次に、みんなのスケジュールが合わないという問題について話しましょう。田中さん、この悩みはどうですか？
田中さん:
本当に難しいです。みんな忙しいから、予定が合わないことが多いんです。特に繁忙期なんかは…。
島田:
そうですよね。でも、早めに日程を決めてお知らせするのは基本です。それに加えて、代替日を設けて複数回開催するのも一つの手です。全社イベントの場合は社内承認はなるべく早く取り付けるお湯に尽力しましょう。会場の予約なども考えると6か月前くらいがポイントとなります。
田中さん:
なるほど、複数回開催することで、参加しやすい日程を選べるようにするんですね。オンラインイベントにするのも良さそうです。
どこからでも参加できるし、フレキシブルに対応できます。
島田:
その通りです！オンラインイベントなら、忙しい人でも参加しやすいですし、場所の制約もありません。
さらに、オンラインならではのアクティビティを取り入れると、参加者も楽しめますよ。最近はハイブリッド開催も主流になってきているのでオンラインとオフラインを組み合わせた企画も検討してみてください。
田中さん:
オンラインでできるゲームやクイズ大会なんかも楽しそうですね！
イベントがマンネリ化してる？
島田:
イベントがマンネリ化してしまうこともありますよね。新鮮さを保つためのアイデアはありますか？
田中さん:
毎回同じ内容だと、やっぱり飽きちゃいますよね。新しい企画やTOPIXや話題を取り入れるのはどうでしょう？
島田:
それは良いですね！例えば、最新のテクノロジーを使ったアクティビティや、話題のトピックをテーマにしたセッションを取り入れると、参加者も興味を持ちやすいです。
田中さん:
それに、社外のプロフェッショナルを招いて特別なセッションを行うのも効果的ですよね。例えば、人気の講師を呼んで講演してもらうとか。
島田:
そうですね！さらに、ゲームやクイズ大会など、インタラクティブな要素を増やすのも良いです。参加者が主体的に参加できるような仕掛けを作ると、イベント全体が盛り上がります。
田中さん:
インタラクティブな要素を増やすって大事ですね！例えば、参加者同士の交流を促すゲームとかも良さそうです。
予算がカツカツ…
島田:
次に、予算が限られている場合の対策について話しましょう。田中さん、この悩みはどうですか？
田中さん:
予算が少ないと、やりたいことができなくて困りますよね。でも、工夫次第でどうにかなるものですよね？
島田:
その通りです！社内リソースを最大限活用したり、手作りの装飾を取り入れたりするのはどうでしょう？
例えば、社員が特技を生かして手作りのデコレーションを作ったり、社内のスペースを活用してイベントを開催したりすると、コストを抑えながらも楽しいイベントができます。
田中さん:
手作りのデコレーションは良いアイデアですね！それに、無料のオンラインツールやアプリを活用するのも、コストを抑えるポイントですね。
島田:
そうです。例えば、無料のオンライン会議ツールやコラボレーションアプリを使って、リモートでの参加を促進することもできます。
また、スポンサーを募って費用の一部を賄う方法もありますよ。
田中さん:
スポンサーを募るのは考えたことがなかったです。それもいいですね！
コミュニケーションが不足してる
島田:
最後に、コミュニケーションの不足について話しましょう。情報がうまく伝わらないと、参加者が混乱してしまいますよね。
田中さん:
そうなんです。どうしたらうまく情報を伝えられるでしょうか？
島田:
事前に詳細な案内を配布することが重要です。また、リマインダーを定期的に送ると効果的ですよ。イベントの詳細や変更点を適宜知らせることで、参加者も安心して参加できます。
田中さん:
それに、FAQを作成して、よくある質問に答えるのも良いですね。参加者が疑問に思うことを事前に解決しておくことで、スムーズな進行ができます。
島田:
その通りです。さらに、SNSや社内のコミュニケーションツールを活用して、情報をタイムリーに共有するのも効果的です。リアルタイムでの情報共有ができると、参加者も安心して準備ができます。
田中さん:
SNSを活用するのは良いですね。普段から使っているツールで情報を共有することで、参加者も気軽に情報を受け取れます。
成功したイベント事例のご紹介
島田:
では、成功したイベント事例をいくつかご紹介しましょう。ある企業様の事例です。この企画は合宿形式でお行いました。全社員で合宿先に向かい、是認でBBQや運動会を行いながらチームビルディングを行いました。とても満足度が高く毎年開催が決まっただけでなく、参加者からたくさんの事業プランの提案などが生まれ出しました。参考の記事はこちらからご覧いただけます。
【社内表彰式＆合宿】結束を高める社内合宿を実施。1日フルに社内コミュニケーションにコミット(森と湖の楽園ver)
田中さん:
それは楽しそうですね！参加者の興味を引きつけるイベントが成功のカギですね。ゲーム大会だと、普段の仕事とは違った一面が見られて、新しい絆が生まれそうです。
島田:
その通りです！またある会社では、クルーズ船を貸し切って懇親企画を計画しました。
こちらも併せてご覧ください。
【表彰式・懇親会】クルーズ船で社内イベントを開催しよう！担当者が知っておきたいクルーズ船でのイベント開催の注意点を解説
【懇親会】コミュニケーションの基本は共通点でしょう！共通点探しゲームで社内懇親会を盛り上げろ！
田中さん:
クルーズ船いいですね。社員の成長にもつながるし、会社全体のレベルアップにもなりますね。
島田:
そうなんです。成功するイベントのポイントは、参加者が楽しみながら学びや成長を感じられることです。
参加者の声を活かそう！
島田:
フィードバックを活用する方法についてもお話ししましょう。アンケートや直接の声を集めて、次回の企画に反映するのがポイントです。
田中さん:
フィードバックは次回のイベントをさらに良くするための宝ですね。具体的にはどのようにフィードバックを集めたらいいでしょうか？
島田:
イベント終了後にオンラインアンケートを実施するのが一般的ですが、もっとインタラクティブに、例えばイベント中にリアルタイムで意見を集める仕組みを作るのも良いですよ。
例えば、スマホを使った投票や質問コーナーを設けるとか。
田中さん:
なるほど、リアルタイムで意見を集めることで、参加者の声をすぐに反映できますね。イベント中に参加者の声を聞くと、その場で改善できる点も見つかるかもしれません。
島田:
そうです。また、イベント後にフィードバックセッションを設けて、参加者と直接話す時間を作るのも良いです。その場で感想や意見を聞くことで、次回に活かせる具体的なアイデアが得られます。
こちらのブログではツールの解説もしていますので是非ご覧ください！
【表彰式・懇親会】結局どれがいいの？イベントで使えるクイズ＆アンケーツールの解説と使い方まとめ
田中さん:
フィードバックセッションは良いですね。直接話すことで、より具体的な意見や感想を聞くことができそうです。
まとめ
島田:
さて、社内イベントの成功には、問題を解決しながら楽しいイベントを企画することが重要です。今日のポイントを押さえて、次回のイベントを大成功させましょう！
田中さん:
本当に色々と参考になりました！次回のイベントはもっと楽しくて、みんなが喜ぶようなものにしたいです。
島田:
ぜひそうしましょう！今日の話を参考にして、最高のイベントを作り上げてください。
田中さん:
今日の話を参考に、もっと楽しいイベントを作りましょう！
まとめ＆解説
このブログ記事では、社内イベントのよくある悩みとその解決策を会話形式でお届けしました。
以下に、いくつかのポイントを解説します。
- 参加者のモチベーション向上
- アンケートを使って参加者の興味を把握し、企画に反映する。
- サプライズ要素や表彰タイムを設けることで、参加者のモチベーションを高める。
- スケジュール調整の工夫
- 早めに日程を決定し、複数回開催することで参加しやすくする。
- オンラインイベントを取り入れて、場所の制約をなくす。
- マンネリ化の打破
- 新しいトレンドや話題を取り入れる。
- プロフェッショナルを招いた特別セッションや、インタラクティブなアクティビティを増やす。
- 予算の制約を乗り越える
- 社内リソースや手作りの装飾を活用する。
- 無料ツールやスポンサーシップを活用する。
- 効果的なコミュニケーション
- 事前の詳細な案内とリマインダーを送る。
- SNSや社内ツールでリアルタイムな情報共有を行う。
- フィードバックの活用
- オンラインアンケートやリアルタイムでの意見収集を行う。
- イベント後のフィードバックセッションで直接意見を聞く。
いかがでしたでしょうか？
今回はイベント担当者が感じる良くある悩みについて解説させて頂きました。どの企業も息詰まる箇所は似ていたりします。
自社で頭を抱え込まずに他社の事例にも目を向けてみることも実は解決のためには必要だったりもします。いろいろな視点で物事をとらえ、社内イベントを良いものにしていきましょう。
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