【BPO】これからの社内イベントはBPOの時代。イベント開催時の社内業務プロセスをサポート

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BPOという言葉をご存じでしょうか?業務プロセスの一部または全部に外部委託することです。

社内イベントにおけるBPOの導入がもたらすメリットを解説していきます。私たちGROWSは多くの企業様の業務フローをBPO対応しております。是非参考にしてください。

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社内イベントってBPO出来るんですか?

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大丈夫ですよ!最近はオンラインで完結することも可能になりましたので非常に効果的です!

 

BPOとはなんでしょうか?

BPOとは「Business Process Outsourcing」の略に当たります。業務プロセスの一部もしくは全部を外部に委託することを刺します。アウトソースと似ていますがプロセスごと外部に委託するところに差が発生します。

事例を基に解説させていただきます。

A社様の事例

A社様では、社内表彰式のテーマや企画確定後の会場選定から当日の本番日までの業務の全てをBPOされております。

企画部分はグラデーションになるところはありますが基本的には社内表彰式に関する業務の全てを外部委託する形で進行しております。社内チャットツールにイベントディレクターもアカウントを付与いただき各部署との調整や受賞者情報の収集などを対応させていただいています。決裁が必要なポイントにおいては担当者様に確認をしていく形ですべての業務フローをオンライン完結の外部委託という形で当日までサポートしています。

 

B社様の事例

B社様では、新店舗がオープンする際にオープニングセレモニーを開催しています。オープニングセレモニー業務を一貫してBPO頂いております。オープニングイベントでは、来場者を周知するための販売促進計画と実行、関係部署との連携や施設との調整。近隣店舗への挨拶や概要説明、当日の人員のアサインや運営まで対応させていただいております。オープニングセレモニーは集客が一つの目的にもありますので、数値の報告会なども行い都度改善を進めています。このBPOを行うことで全国開催のオープニングセレモニーが外部委託の実で動くようになり社内リソースの大幅改善ができることとなりました。

 

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なるほど!社内イベントもBPO出来るんですね!

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そうですね!クライアント様の社内事情に合わせてフローを設計いたします。

 

社内イベントにBPOを導入するとどうなる?

社内イベント業務をBPOするとどうなるのでしょうか?解説させていただきます。

イベント担当者のコア業務時間が確保できる

社内イベントBPOが進むとイベント担当者の業務時間が削減されます。その為本来業務に専念出来たり、違う企画業務に専念出来たりと本来行うべき業務に向かい合うことができるようになります。社内ベント業務の特性上ノンコア業務と呼ばれるものも多くあります。例を挙げるとイベント会場の調整や機材のチェック、リストを作成したり外部の方と調整したりなど多くの調整業務が発生します。これらノンコア業務がなくなるだけで担当者の時間効率は一気に向上します。

 

【外注】社内イベントの業務がアウトソースに向いている理由を改めて考えてみた

本来担当者の方に行っていただきたい業務としては、企画部分でのメッセージ設計や当日のシナリオなどの本質的な部分のはずです。しかし実際のイベントの制作業務においてはノンコア業務の量がかなり多くなる傾向があります。

社内の人事異動や組織変更にも対応できる

BPOを行っておくと、急な人事異動や組織変更への対応もスムーズになります。会社にとって組織変更は起こります。組織変更時の引継ぎや前任者の退職などの突発的な人事異動の際にもイベント部分をBPOしておくことによるメリットは発生します。業務フローを外部に担保して置くメリットとなります。

ナレッジが蓄積される

一般的なBPOと社内イベントBPOの違いの大きなところです。一般的なBPOは社内にナレッジが蓄積されないことがデメリットと言われています。しかし社内イベントBPOはナレッジが蓄積されないというデメリットの影響は限りなく小さくなります。その理由としては、社内イベントの社内業務の多くは調整業務・情報整理・段取りなどの業務が主になります。そこまでの専門知識の要素は求められることは少なく、単純に業務量の多さと業務の集中に課題感があることが多いからです。そしてスライド制作や台本制作などイベントの機能として必要となる制作に関してはデザインなどのスキルの観点となる為、社内のナレッジとは違う側面があります。つまり、一時的に社内イベントをBPOすることがあっても、社内にナレッジが蓄積されないというリスクは限りなく最小になります。

BPOの費用がかかる

社内イベントのBPO化を進めると費用が発生します。費用に関しては社内リソースとしての人件費とBPO時の外注費の比較になります。こちらの記事では実施の企業様の事例を基に解説させていただいています。是非参考にしていただければと思います。

【企画】社内表彰式の外注はどのくらい業務量が削減できるのか?実際の時間を計測してみた

以前計測させていただいた実績としては、3か月間の社内イベントにかける時間はおおよそ460時間でした。1か月あたりに換算すると約150時間近くがイベントに関する業務となります。(各社によって状況は異なります。)

おおよそ正社員の方の給与換算すると1か月あたり15万~25万円程の人件費がかかっている計算となります。このコストよりBPOコストが下がることを前提としたときにBPOの検討を進めてみると良いです。

私たちGROWSは、このような社内イベント業務のBPO化をサポートさせていただいています。是非ご相談いただければ社内イベント専門のディレクターがサポートいたします。

社内イベント BPO アウトソーシング

社内イベントのBPOならGROWSにご相談ください。

私たちGROWSは、社内イベントを専門としたイベント会社です。イベント業務におけるナレッジ・業務フロー・社内業務改善までトータルでサポートさせていただいております。各社の状況に合わせてプランニングさせていただきます。是非ご相談いただければと思います。

一般的な社内イベントの外注会社との大きな違いは、社内の業務プロセスの部分までサポートさせて頂くところにございます。

是非社内イベントに課題感を感じている企業様はご相談ください。

GROWSでは、社内イベントのサポートをしています。

是非、お困りのことがございましたら、ご連絡待ちしております。

 

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    株式会社GROWS 島田忍

    株式会社GROWS 島田忍

    株式会社GROWS代表取締役

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