企画・準備

【企画】社内表彰式の外注はどのくらい業務量が削減できるのか?実際の時間を計測してみた

社内の表彰式を外注しようかな~!

そんな検討をしている企業様結構多いと思います。ただどのくらい業務量が削減されるのか?を明確にしないとそもそも稟議が通らない!

課題感あると思います。今回は外注すると実際どのくらい担当者業務の時間が削減されるのか?を試算してみました。

是非、参考にしてください。

 

社内表彰式の仕事は、通常業務にプラスαのケースが意外と多い事実

おそらく、実際担当している方は、納得する方が多いかと思いますが、

社内表彰式の業務は通常業務にプラスして降りてくることも多いと思います。

 

僕も過去、企業のイベント担当の部署にいた時には、まさにその現実を感じていました。

例えば、「ちょっと考えてよ」こんな軽めのジャブから始まることも多く、気づいたらどっぷりなんていうことも多くあったことを覚えています。

 

おそらく日々、ある程度ルーチンで行われている業務にプラスして社内表彰式の業務がプラスにになると一気にやることが増えてしまいます。

結果、残業が増えてしまったり、通常無が止まってしまったりと担当者本人に不具合が発生、会社にも不具合が発生してしまう悪循環するあり得ます。

 

実際の社内表彰式にかかる業務時間を計測してみました。

ある企業の担当者様にご協力いただき、約200名規模の社内表彰式を企画し実行するまでにかかった時間を計測していただきました。

実際自分の表彰式にかけている時間と比較してみるだけでも、もしかしたら価値があるかもしれません。

是非参考にしていただければと思います。

 

一旦、各項目に細かく分類し、実際にかかる時間を算出していただきました。

社内表彰式の業務は特性上、1日ずっとやるよりは空いている時間などを使いながら短い時間で作り上げていくことが多い仕事です。

なので細かいメールの処理や社内のやり取りの時間などは一旦省いていただき、ざっくり計算していただきました。

こちらの担当者様の場合、約464時間という数字になりました。

業務機関にすると約3か月の計測なので月で見ると約100時間~150時間くらいかかっていた計算になります。

全ての業務を内製していたため、社内表彰式にかかる業務負担がかなり多かったことが見てわかります。

 

そんな中、こちらの企業様より外注のご相談をいただき、イベントのサポートをさせていただきました。

主に社内表彰式にかかる制作業務全般・当日のイベントの運営など外注できる部分を整理しご対応させていただきました。

 

特に会場の選定や下見・映像の制作や投影するパワーポイントの制作などに時間がかかっていることが散見していました。

 

社内表彰式の外注の結果どうなったのか?実績を公開します

では、そのアウトソースの結果どうなったのか?

実績を公開させていただきます。

アウトソース後に時間を計測していただきました。

結果としては、464時間の業務時間が70時間への削減となりました。

結果は、約400時間の削減となりました。一般的に正社員の方の時間給を2000円と仮定すると約80万円分の社内業務の削減と考えていただいてよいかと思います。

 

今回のケースですと事前の制作業務を外注する金額が80万円以下であれば社内コストが削減できたと考えることができます。

担当者様の浮いた時間をほかの業務に当てて頂いたり、他の時間の使い方をしていただく事で外注の効果を発揮させていただきました。

 

また、私のようなイベント専門チームに任せることで全体のクオリティも向上させることができました。

これは本当にクライアント様から喜ばれた事例です。

 

イレギュラー業務だからこそ外注が有効

日常的に発生する業務は外注するより社内で行った方が実質コスパがいいことが多くあります。

社内表彰式のような年に1回・半年に1回のような業務は、専任の担当者を置くことは難しく誰かが兼任することが多くなります。

兼任をするという事は、本来の業務と掛け持ちになる為どうしてもスピード感は落ちてしまいます。

このような季節で変動するようなイレギュラー業務は外注をする方が全体の時間効率は高まります。

 

社内表彰式を内製するメリットもあるので、すべてを外注するのではなく、オープニング映像やエンディング映像、

進行台本などの一部制作物から外注を検討していくこともおすすめです。

 

外注の効果をまとめてみました。

外注・内製どちらもメリットデメリットがあります。

メリデメを比較する前に、外注した時のメリット及び効果をご紹介させていた頂きました。

 

前述した事例のように、社内業務が削減されることは当たり前ですが、それ以外にクオリティのアップや適正価格の理解、

担当の引継ぎや退職に伴う業務フローのリスク管理などの効果があります。

是非参考にしていただければと思います。

 

 

社内表彰式のアウトソースの社内稟議の書き方

ご担当者様のところで、外注の意思決定をしても社内稟議で否決されてしまっては、なかなかうまくいきません。

私も社内稟議をよく作っていましたので、是非参考にしてください。

 

社内稟議をしっかり通すには、目的と効果、そして価格を明示していきましょう。

そして目的の書き方としては、同じような目的を並べるのではなく、全く違う目的を箇条書きで整理することをお勧めします。

例えば、社内表彰式の外注の社内稟議の目的であれば、

・社内表彰式のレベルアップによる満足度の向上

・受賞者の専門性の高いナレッジの社内蓄積

・業務フローの改善による社内コストの削減

などです。書き方は企業によって違うと思いますが、目的を整理するとより伝わりやすくなります。

 

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まとめ

今回は、社内表彰式の外注に関して事例を基にご紹介させていただきました。

社内表彰式をすべて内製するとかなり準備時間がかかります。外注と内製をうまく組み合わせることが社内表彰式を上手に運営するポイントです。

是非参考にしていただければと思います。

 

GROWSでは、初めて外注を検討します!という企業様をたくさんサポートしてきました。

その実績とナレッジで皆さんの会社の社内表彰式をよりよく致します!

是非お困りの際はご相談くださいませ!

 

GROWSでは、社内イベントのサポートをしています。

是非、お困りのことがございましたら、ご連絡待ちしております。

 

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