【社内イベント】イベント会社との打ち合わせは本番日までにどのくらいの頻度が良いのか?打合せの進め方も解説

Innerevent

社内イベントの企画を外注しようと思った時に、イベント会社との打ち合わせが発生します。

今回は、そのうち合わせの進め方や頻度など打ち合わせにスポットを当てて解説していきます。

 

私たちGROWSは、これまで多くの企業様の社内イベントのサポートをさせていただいています。

既に外注経験のある企業様から初めて外注する企業様まで、幅広くサポートさせていただいてきました。開催規模も大小関わらず様々な規模感を手掛けてきました。

そんな実績の中から得た経験として、今回は打合せの段取りについて解説させていただきます。

 

イベント本番日までの基本的なフロー

まずは、イベント本番日までの基本的なフローです。

基本フローとしては、①企画フェーズ②制作フェーズ③追い込みフェーズ④直前フェーズの4つに分類して解説していきます。

イベント本番日までの期間によって注力するポイントが変わってきますので是非参考にしてください。

 

①企画フェーズ

企画フェーズは、ぼんやりとしたイメージを広げる作業がメインとなります。こんなイベントにしたいな!などの世界観をイメージしたり、

他者の事例を参考にしながら自社に落とし込んでみたりとアイデア候補をいくつか出しながら検討を進めていきます。一般的なイベント制作の場合このフェーズで大枠の企画や進行表の骨組み、

予算などの守るべき項目の大枠が固まってきます。

全ての始まりのフェーズになりますので、企画の時間はしっかりと確保することお勧めします。そして打ち合わせの頻度は週1くらいをベースに打合せと宿題を繰り返しながら、

企画を練り上げていきます。見積もりの調整なども発生してくるので、打合せの密度は比較的濃い時間となります。

 

この企画フェーズでイベント会社の担当者としっかりコミュニケーションを取ることが、その後の制作に大きく影響しますので、事前にしっかり会話のできる担当者さんと進めていくようにしましょう。

 

②制作フェーズ

企画が決まり、実際の作りこみがスタートします。具体的には運営マニュアルを作成したり、進行台本を作成したり、映像の撮影や編集をしたりと制作の実業務がメインとなってきます。

このフェーズになると基本的な確認事項はメールベースで進むことも多くアウトプット物のチェックとフィードバックという流れがメインになります。

比較的打ち合わせ頻度は下がる傾向がありますが、双方認識のずれをなくすために定期的な打ち合わせを30分でも設定しておくと進捗確認などもできるのでお勧めです。

 

制作フェーズではメールも多く飛び交いますので、場合によってはチャットツールなどを利用しスピード感のある情報共有を行うことも多くあります。

担当者さんとイベント会社の打ち合わせと同時に、上長への報告や確認のフローなども発生してくるので社内決済の時間も含めてスケジューリングをしていくようにしましょう。

社内の確認に時間がかかると制作のスケジュールも遅れがちになりますのでご注意です。

 

③追い込みフェーズ

いよいよ本番が迫ってきます。準備も追い込みです。追い込みフェーズでは業務が一気にエビぞりで増えていきます。細かい確認が増えたり、各論を詰めていくとが多くなります。

また、社内からの問い合わせや質問が出てくることも増えるため、担当者においては社内の調整業もが多く発生してきます。

 

表彰式の場合などでは、受賞者が確定し写真を集めたり、受賞者情報を収集したりとかなり社内業務が煩雑になる傾向があります。

追い込みフェーズにどれだけ追い込めるかが良いイベントを作る上ではとても大切です。

このフェーズにおいては、イベント会社とは綿密な打ち合わせが必要になります。

進行確認を細かく行ったりする関係で週1よりも短い頻度で打ち合わせを設計する場合もあります。

 

追い込みフェーズで起こりがちなミスのご紹介

追い込みフェーズでは素材のやり取りが多くなります。Googledriveなどで素材共有の際に、権限設定を細かくしていると素材共有の際の承認フローが煩雑になります。

クラウドで素材を管理する場合は権限の設定を事前に確認しておくことをお勧めします。多くの場合イベントのメイン担当者と映像の編集担当や制作担当が分かれていることも多いため、

色々な人から承認の申請が飛び交います。ご注意ください!!

 

④直前フェーズ

直前フェーズは最後の確認となります。台本のチェックや当日の備品の確認、映像の確認など最終のデータチェックなどがメインとなってきます。

このタイミングでは、打合せというよりは確認と修正の繰り返しになりますのでメールベースが多くなります。

テキストで共有した方が抜け漏れが減ることもありますので参考にしてみてください。

 

また、直前フェーズでは変更も多く発生します。

急に登壇者が変更になる。受賞者が差し変わる。ゲストが突然くる。など今までの制作の流れを無視した突発的な変更すら起こり得ます。

直前フェーズは以下に柔軟にスピード感持って対応できるかが勝負ですので、イベント会社との事前のコミュニケーションがとにかく重要になってきます。

困ったらすぐ共有!これを心がけると安心して本番を迎えることができます。

私たちGROWSも直是フェーズは、各所の調整などでバタバタしますが絶対にイベントを成功させるという強い気持ちで乗り切ります。

最後の土壇場の強さには定評があります(笑)

 

打合せは本番までに何回くらいするのか?

おおよそ本番までの制作期間が3か月と想定すると、週に1回くらいが基本になります。

1か月4回×3か月=12回くらいが基本の考え方の中で、制作の状況に応じて頻度を上げたり下げたりするイメージが近いかと思います。

私たちの実績としては、おおよそ8回~10回ほどでまとまることが一般的かなと思います。打合せが多すぎてもお互い時間を取られてしまいますので、

計画的に打ち合わせを組み、無駄な時間はなるべく過ごさないように心がけると生産性の高いイベント運営ができます。

 

イベントの企画は、時間を無限に使ってしまいます。限られた制作期間の中でアウトプットを作っていかなくてはならない為、

打合せのタイミングも計画的に進めていきましょう。

 

まとめ

今回は、イベント会社との打ち合わせに関してご紹介させていただきました。

社内イベントの制作は、イベント会社との協力体制の基進みます。一緒によき伴走者としてイベント会社とタッグを組むためには、適正なタイミングの打ち合わせは不可欠です。

事前の制作スケジュールを双方確認しミスのないように進めていきましょう。

 

GROWSでは、制作スケジュールのサポートから当日までトータルで設計させていただいております。

社内イベントでお困りの際には是非ご相談ください!

 

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