【企画】社内イベントの外注への丸投げは成功しない!外注時には制作体制を検討しましょう。

企画・準備

社内イベントの担当者は、やることや確認事項も多く大変です。

外注を検討されている企業様もたくさんあるのではないでしょうか?

「丸投げ」という言葉があります。広告にも「丸投げOK」のような見出しのものをよく見受けます。

今回は、社内イベントの「丸投げ」について考えてみたいと思います。

 

 

実際「丸投げ」は難しい

冒頭の結論としては、丸投げは難しいというのが答えになります。作業のアウトソースはできますが、すべてを丸投げは業務の特性上、難しいと思います。

社内イベントは、会社に勤める社員の皆様の為に開催するイベントです。

現場で働く社員様が何を考えているのか?会社に対してどのように思っているのか?

企画をする上で、社内事情という部分は切っても切り離せません。

社内事情を一番理解されているのは、社内の方だと思います。その為、参加する皆様にとって良い企画はアウトソースだけだと実現しずらくなります。

スタンスとしては、「一緒に作っていく」という伴走型のプロジェクトが社内イベントのアウトソースの本来のあるべき姿かなと思います。

 

ある企業様からの問い合わせ事例

ある企業様からのお問い合わせでは、「提案を下さい」の一点張りの方がいらっしゃいました。

きっとその方は、あまりイベント自体に思い入れがなく、何となく担当したので依頼をした御いう感じでした。

 

私たちは提案することはできるのですが、何も情報がない中では提案も抽象的なものになってしまいどうしても企画としては深ぼれないという事実があります。

まず、そもそもになりますが企画を担当されている方が、「このイベントを成功させたい!」という強い思い無くして物事は進みずらくなってしまいます。

具体的ではなくても、世界観やイメージ、何を実現したいのか?など共有できるものがあると企画は進めやすくなりますね。

 

社内調整は発生します。

そして、諸々準備が始まっていくと、社内調整が発生します。

例えば、表彰式あれば受賞者情報を集めたり、写真素材をまとめたりと事務局的な業務は発生しがちです。

こういった細かい社内業務は最後まで残ってしまい、なかなかアウトソースが難しいものです。

 

ある企業様の事例としては、この細かい社内調整までアウトソースされる企業様もございました。その際にはほぼ期間限定で常駐に近い形をとらせていただき、

対応をしています。ただ、社内に把握している方が全くいなくなることも課題は残りますので、要検討事項になります。

 

社内調整には、スケジュールの調整だけでなく、企画や進行表など周りの人たちの意見も取り上げながら作りこんでいくことが必要です。

外部バートナーは上手に巻き込んでアイデア出しや相談などをこまめに行うことで、アウトソースの効果を高めることは可能です。

 

アウトソースできる業務はこんなこと!

社内の調整業務以外は、基本的にアウトソースは可能です。当日の運営マニュアルや台本の制作はもちろんのこと、

投影するパワーポイントや映像などのコンテンツもアウトソースができます。

当日の受付や誘導などのスタッフもアウトソースはできますので、一般的な作業と呼ばれる部分は外注可能です。

 

つまり、アウトソースできることと出来ないことを見極め業務設計をすることが肝心となります。

社内で、この部分はやろう!という意思が良いイベントを浮くる上での大切なポイントになってきます。

アウトソースとは、プロジェクトの工程の一部分を切り出し誰かに任せることです。

制作フローを理解していないと本来の外注は難しいのかもしれません。

どうやったらいいの?という場合にはまずご連絡いただければ業務整理から一緒にサポートさせていただきます。

 

【社内表彰式】社内表彰式は段取りが命!調整・手配の時間を考え制作フローを構築しよう。

 

上記の記事にも制作フローをご紹介しています。

是非参考にしていただければと思います。

 

こんなイベント会社には要注意!外注時に気を付けよう!

イベントの制作の外注を意思決定した後に、どの会社に発注するのか?を検討すると思います。

その検討の際に注意した方が良いイベント会社の特徴を私の独断でご紹介させて頂ければと思います。

 

とにかくレスが遅い

イベントの制作においてスピード感はとても重要です。本番間近になるとかなりスピード勝負になるシーンは多々あります。

その際にレスの遅い担当者の場合は、結構大変になります。いろいろな理由はあると思いますが、レスがしっかり帰ってくるパートナーを選定することをお勧めします。

 

登場人物が多い

登場人物が多い場合のイベント会社さんも要注意です。分業をされているケースがありますが、想定よりも登場人物が多い場合があります。

それぞれが○○担当のようになっていると、それぞれと会話しなくてはいけなく意思決定に時間がかかります。また情報の抜け漏れや認識の齟齬も出やすくなります。

案件規模にもよりますが、登場人物の顔ぶれはよく見るようにしましょう。

 

あるあるとしては、気づいたら少しずつ登場人物がフェードアウトしていくパターンです。それはそれで困ります。

だれが責任者なのか?を明確に提示していただけるイベント会社を選びましょう。

ちなみに私たちGROWSは、1案件1ディレクターという形ですべての内容をディレクターが把握し制作を進めます。

その為、ワンストップさにおいては、かなり好評をいただいております。

 

現場で動きが悪い

これもよくあるケースです。イベント会社が現場スタッフ会社に依頼していることも多くあります。

ただ、この原版スタッフとの接続がうまくいっていないイベント会社は要注意です。

行ったはずの情報落ちていない、指示がうまく通らない。などの不具合が現場で起こる可能性があります。

現場で動きの悪いイベント会社は要注意しましょう。

 

まとめ

今回は、社内イベントの「丸投げ」について解説させていただきました。

そもそもの話になりますが、丸投げという言葉自体がNGな気がしています。会社の大切なイベントですので、丸投げせずしっかり一緒に企画を作っていくことが

より価値の高いイベントを作り上げるためには必要ではないかと考えます。

アウトソースできることと、社内で行う事の整理を行いアウトソース効率の高いところを外部にお願いしていく。

この考え方で設計してくことがよりよい体制づくりの第1歩になると思います!

 

GROWSでは、社内イベントのサポートをしています。

是非、お困りのことがございましたら、ご連絡待ちしております。

 

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    株式会社GROWS 島田忍

    株式会社GROWS 島田忍

    株式会社GROWS代表取締役

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