社内イベントをインソースで行うか、アウトソースを検討するか？

意見が分かれるところです。アウトソースが良い！と100＆言い切ることはできませんが、アウトソースに向いている業務のジャンルであることは確かです。

その理由を解説させていただきます。是非検討の際に考慮してみてください。

 

 

社内イベントの業務とは？

まず、社内イベントの業務について整理させていただきます。イベント業務は実は多岐にわたり、細かい会場の調整からイベントの企画や映像の制作、ノベルティの手配など上げだしたらきりがないくらいたくさんあります。

その業務量は本番間近になると膨大になる傾向があります。

 

私たちも社内イベントのアウトソース業務を専門としていますので、各担当者様のご苦労は常に横で見ています。

イベントの企画という華々しいイメージだけではない、ご担当者様の裏側の努力の結晶がイベントの成功を作っていることを僕らは目の当たりにしています。

 

社内イベントの業務は、1年に一度、二度突然現れます。

通常行っている業務にプラスしてオンしてくるのが社内イベント業務です。これはどこの企業様の似た傾向があります。

ある程度定例化しているイベントであっても、1年という時間軸から見ると突発系の業務内容に振り分けられがちです。

しかも多くの場合イベントの制作期間は長くて6か月ほど、短くても2か月～3か月ほどかかることが一般的です。この期間常に頭の片隅に本番日のことが残っていることでしょう。

この記事を読んでくれている担当者の方も同じ気持ちになっているはずです。

本番が終わるまで気が気じゃない！これに尽きるのではないでしょうか。

 

社内イベントはミスが許されない！

そんな気が気じゃない社内イベントですが、ミスが許されません。

仕事はミスが許されない！これはどの仕事でも一緒ですが、特にイベントのミスは会社内で目立ちます。そして全社員が注目している状況でのミスは担当者様に取って心臓が飛び出るくらい恐れることだと思います。

私たちも、ミスが絶対に起きないように何重の確認も行って本番を迎えますが、イベント業を本業している私たちでも緊張しますので担当者の皆様の気苦労は想像を超えるものがあると思います。

 

絶対にミスが許されない。ミスをしたくない。

そんな精神状態が数か月続く環境は決して精神衛生上健全とは言いずらいかもしれませんね。

 

ある企業様の事例のご紹介です。

ある企業様で、担当者様が精神的に追い詰められてしまい求職をしてしまうという事がありました。僕らも非常にびっくりしたのですが、

1人で色々な社内業務を抱えていたようでパンクしてしまったようです。

社内イベントの業務は周りから見えない業務も多いため、俗人的になりやすいものです。

ただ、一人の強い思いがイベントを成功に導くことも事実です。このバランスが重要かもしれません。

 

本番間近になると問い合わせや調整ラッシュ！

本番が近づいてくると、社内からの問い合わせや確認事項がラッシュのように来ます。

メールやチャットが飛び交ったり、声をかけられたり相談されたりと何かと社内調整に多く時間を費やします。

 

「リハーサルの時間は何時から？」「何を着ていけばいいの？」などなど。

上がってくる質問も多岐にわたります。この一つ一つの質問に答えながら当日の台本やパワーポイントを作ったり、BGMなどの制作業務も並行しますので、

担当者一人で抱えるにはかなり大きなウエイトとなります。

 

社内イベント業務は本番日に向かってエビぞりで増えていくことはどうしようもない事実です。

どんなに準備を計画的に行っていてもこのエビぞりは起こってしまいますので、業務量がパンクしないように事前に計画を立てておくことが何より大切です。

 

わからない言葉や確認事項も多い

社内イベント業務は日常的に行うものではないので、意外とわからないことが多いです。

例えば社内の会議室で行う場合も、PA卓の調整やプロジェクターの設定や照明の消し方など、各担当に確認する必要があったり、

大きな企業の場合、セキュリティの関係で制限があったりと意外と機材周りの確認に時間を取られます。

普段専門的に触っているわけではないので致し方ないのですが、イベント担当者になった瞬間にこういった機材にも詳しくなる必要があるのは結構大変かと思います。

 

外部会場を使う場合も会場の担当者とテクニカルな打ち合わせの場があったりします。

私もよくわかるのですが、最初の頃は言葉の意味も分からずに打合せが進みます。そして見積もりが上がってきますが項目を見ても何のことを刺しているのかわからない！

そんなシーンはあるのではないでしょうか。

こういったわからないことを理解していくにはあまりにも時間が足りなく、気づくと本番間近になってしますのです。

 

意外と報われないケースもある。

お疲れ様！よく頑張ったね。

イベントの終わった瞬間の参加した皆さんからの声掛けが何よりのご褒美です。参加者の満足度が高かったり、ポジティブな意見がたくさんあることが何よりうれしい瞬間になると思います。

このポジティブな意見に勝る喜びはないわけですが、意外と報われないケースを聞いたりします。

 

社内イベント業務はバックオフィス系の方が担当することが多く、営業系の皆様は参加者になることが一般的です。

バックオフィス系の方は意外と褒められる機会は少なく、やって当然と思われることも少なくないですよね。

その一環で、イベントの翌日は結構普通。という話を耳にします。

数か月間、心をすり減らして頑張った結果の本番日なので、この労いの場は是非あったらうれしいですよね。

 

社内イベントのアウトソース（外注）は実際どうなのか？

 

ここまでご紹介させていただいた内容を考えると、アウトソース（外注）を検討する必要性は感じて頂けたと思います。

ただ実際どうなのか？これはかなり気になるところです。

ある企業様で検証した結果がこちらの記事です。

 

【企画】社内表彰式の外注はどのくらい業務量が削減できるのか？実際の時間を計測してみた

 

詳しくは、こちらの記事を読んで頂ければ効果を感じていただけると思いますが、

アウトソース（外注）を行うことで、担当者様の時間が確保できることが一番わかりやすい効果だと思います。

イベントの準備にかかる時間を別の業務に振り分ける。どうしても残業がちになってしまう部分を外注することで正しい状態に保つことができます。

 

外注の良さはわかるが、予算の関係で難しい

この外注をしたいが、予算の関係で難しい！この意見も実は結構多く聞きます。

この声・このニーズに対しては、私たちGROWSは解決策を提案しています。

社内イベントに置ける社内業無をスポットでサポートするサービスです。

例えば、

・壁打ち相手になって進行表を作成する

・社内の膨大な資料を整理する

・表彰のスライドを作成する

・BGMを選曲する

・台本の作成を代行する

・会場との調整や、外注先との調整業務を代行する

・映像制作のディレクションを行う

 

などです。まるっと外注することは難しいけど、この部分だけ助けてほしい！そんなニーズに対してはピンポイントでサポートさせていただいております。

ちょっと下事でお困りの際には是非ご相談いただければ、皆様の業務改善にもつながります。

 

まとめ

今回は、社内イベントを外注するという事をキーワードにご紹介させていただきました。

外注が正義で、内製が悪いわけでは決してありません。会社の規模、イベント規模に合わせて外注は検討していくことをお勧めします。

そして、ちょっと手が足りないな！ちょっと手伝ってほしいな！みたいなスポット的なところも是非ご相談いただければ対応させていただいておりますので、

ご予算感に合わせてプランをご提示させていただきます！

 

こちらの記事も是非ご覧ください。

【BPO】これからの社内イベントはBPOの時代。イベント開催時の社内業務プロセスをサポート

GROWSでは、社内イベントのサポートをしています。

是非、お困りのことがございましたら、ご連絡待ちしております。

 

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