いきなり社内表彰式の担当者になりました！

そのような方も多いのではないでしょうか？社内表彰式だけでもなく社内イベントの準備には、段取りはものすごく重要です。

 

今回は、ご担当者さんが陥りがちな段取りミスを事前に防ぐためのポイントを解説していきます。

是非、参考にしてください。

 

社内表彰式はやること盛沢山

社内表彰式の準備はやることが盛りだくさんです。業務の大小はありますが、その全てを準備していかないと思ったような表彰式にはなりません。

例えば、ものすごく予算をかけてステージの造作を作ったとしてもトロフィーの発注を忘れていたら全て台無しです。

紙は細部に宿るという言葉に集約しますが、小さい確認事項も含めてタスクを消し込んでいく必要があります。

 

こんなイベントをしたい！という熱い情熱や思いの裏側では着々とタスクを消し込んでいく緻密さも重要になってきます。

このバランスをとっていくことが社内表彰式の準備を円滑に進めるポイントと言えるかもしれません。

 

特に社内に置いて、各分野において得意不得意のある方が多数いると思いますので、そんなチーム編成ができるとより良いかもしれません。

 

段取りが全ての制作業務

さて、そんな社内表彰式ですが、やることが多いのは理解できているかもしれません。

しかし、段取りが苦手！という方においては社内表彰式の制作業務は結構大変です。まずはその考え方を整理し、無理なく制作が進むようにしていきましょう。

 

まず、段取りが悪い人の仕事のフローをご紹介します。

まずは、仕事の段取りが悪い人の典型的なフローです。

担当者任命から制作をスタートするまでにはいくつかのクリアすべき点があります。一旦仮にそのクリアすべき点を置いてみました。

段取りが悪い人は、

①視野が狭くなりがちで物事を一方通行でしか見ることができなくなってしまいます。一つ終わらせたら次の一つというようにタスクを消し込んでいきます。

この段取りを行うとタスクの滞留が起き、制作が遅くなる傾向があります。

遅くなると必然的に本番までの時間も短くなりバタバタする要因となります。

 

②上司への承認が結構後回しの傾向があります。ある一定以上の規模の企業の場合必ず上司の承認というフローは発生します。この承認が遅れがちな方は要注意フラグたっています。

もし心当たりある方は気を付けましょう！上司の所で企画がひっくり返る。そんな経験をした方もいるのではないでしょうか？

 

次に段取りが良いケースのご紹介です。

ポイントは、

①タスクを同時進行させることが挙げられます。企画書を書きながら、アサインも動くようなイメージです。タスクが終わるまで次のタスクを待つのではなく、6割・7割の完成度のタイミングでどんどん次のタスクに進んでいきます。

そのスピード感がその後の制作時間の確保につながります。

 

②上司の相談をこまめにする。です。上司も忙しいと思いますので一度の多くの情報をアウトプットされても処理しきれません。ある程度の情報がそろった段階で相談ベースで事前に会話をしてくことをお勧めします。

このフローを挟むか挟まないかはその後の制作のスケジュールに大きく影響します。

 

社内表彰式は段取りが全てです。

一度仕事のフローを見直してみることをお勧めいたします！

 

実際の実制作のフロー

 

実際の社内表彰式の制作のフローをまとめてみました。実際にはもっと細かく分類され、網の目状に関連性もあります。

ここで理解しておいた方が良いこととしては、多くのタスクを同時進行で進めていかないとイベントの本番日までにすべてのタスクを消し込むことは難しくなってきます。

自分で手を動かすもの、誰かに依頼するもの等を整理し、タスクを進行させていてきます。

 

他力で動くものは依頼をかけ、期日までにアウトプットをもらい、それらを組み合わせていく。ようなイメージです。

一つ一つの項目において時間のかかるもの摸ありますので、本番日までの制作タスクを引くことをお勧めします。

 

イベント制作のプロはどのように考えているか！？

私たちは、こういった複数の案件を同時に制作を進めています。

各プロジェクトごとタスクの内容も違い、クライアント様とのコミュニケーションレベルも違います。なのでそれぞれのクライアント様の社内事情を理解しながら、

担当者様のストレスを最低限にできるように考え制作を進めています。

 

具体的には、各プロジェクトごとパーツ分けをし、それぞれのパーツをパズルのように組み上げていくイメージです。

例えば、

映像であればオープニング映像やエンディング映像など様々なものがありますが、「映像」、

装飾であれば、ステージもホワイエも色々あると思いますが、「装飾」

などと、大きな塊でタスクを整理し、制作に進んでいます。

また、運営マニュアルに決まっていないことも含めて空ページを作り、その空ページを埋めていく。そんなイメージで制作を行っています。

 

まとめ

今回は、社内表彰式の制作の段取りについて記載させていただきました。

全ての仕事において言えることだと思いますが、段取りが全てです。段取りを制すものが、イベントを制す。

その気持ちで挑んで頂ければきっと良いイベントになると思います。

 

GROWSでは、制作のサポートも行っています。

お困りの際には是非ご相談ください！

 

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