企画・準備

【社内イベント企画】企画の考え方の秘訣をご紹介!社内イベント企画は「旅行の計画」と同じです!

社内イベントの担当者になったら、必然的に来るのが企画です。

企画が苦手!という方もいると思いますので今回は企画の考え方を解説していきます。

 

社内イベントの担当者に初めてなった時は、何から手を付けたらいいのかわからない!という方も結構多いと思います。

今回は、初めて社内イベント担当者になった方が、どうやって企画を発想していけばいいか?の考え方をご紹介していきます。

ポイントは、「旅行の計画」です!

 

旅行に行ったことありますよね?

おそらく、多くの方は旅行に行ったことあると思います。

家族旅行でも友達との旅行でも何でも大丈夫です。もしかしたら新婚旅行に行った方もいるかもしれません。

 

企画の基本的な考え方は、「旅行を計画する」ことと一緒なのです。

企画しよう!と考えると身構えてしまうかもしれませんが、考えていることは旅行の計画とプロセスは一緒です。解説させていただきながら企画という難しい言葉を分解していきましょう。

 

皆さんは、旅行に行きたいなぁって思うときありませんか?

疲れた時、非日常にいきたい時、年末年始やお盆など節目のタイミングなどタイミングがあると思います。

まず、社内イベントも一緒です。

毎日イベントをやる会社はないと思います。会社の節目の周年のタイミング、決算タイミングや年末、大きなプロジェクトが終わった時など何かしら節目にやることが多いのが社内イベントです。

まず、実施のタイミングも旅行と一緒ですよね。この時点で合致してくるイメージが持てると思います。

 

どこに行こうかなぁってイメージする

旅行に行きたいなぁってお思った後に、考えることは「どこに行こうかなぁ」です。

ハワイかなぁとか、フランスかなぁとか沖縄かなぁとか色々行きたい場所あると思います。

WEBで見つけたり、youtubeで見かけたり、色々な行きたいところはあるのではないでしょうか?

この、「どこに行こうかなぁ」が企画において結構重要です。ハワイに行こうなぁってぼんやり思うところからすべての旅行は決まっていくのと一緒です。

 

社内イベントの企画に置き換えると、どんな会にしようかなぁとか、ざっくりイメージだけ考えてみることをお勧めします。

WEBの情報を見たり、youtubeを見ると色々な事例がありますので、色々ぼんやり考えてみましょう。あまり難しく身構えずにぼんやりイメージするところから始めてみる。

これはとても重要です。いきなり目的は!ミッションは!など考えすぎると決まるものも決まっていかなくなります。

 

大体の旅行計画は、ぼんやり雑談の中から生まれることも多いですから。

 

 

誰と行こうかな?を考える

ぼんやり、どこに行こうかなぁという旅行のイメージができたとします。仮にハワイとします。

ハワイに行こうかなぁっと考えた後に考えることは誰と行こうかなです。(もしかしたら逆転の場合もあるかもしれませんが)

旅行は、誰と行くかはとても重要ですよね?

2人でいくのか?仲良し4人組で行くのか?会社の仲間といくのか?旅行の行き先もモチベーションも全てが誰と行くかで変わってきます。

つまり、「誰と」というキーワードはとても重要です。

 

イベントに置き換えてみましょう。誰に参加してもらいたいか。という置き換えができます。このイベントの対象者は誰なのか?

何人くらいいるのか?その誰の要素が見えてくるとより企画が具体化してきます。

新入社員向けなのか?ベテラン社員向けなのか?全社員向けなのか?

誰向けのイベントなのかが決まってくると、人数感も決まってきますよね。

 

ざっくり予算どのくらいにする?

旅行の計画で重要な計画は予算です。予算に応じてホテルのグレードが決まったり食事が決まったり、観光の場所も変わりますよね。

バスで行くのか?新幹線で行くのか?飛行機使うのか?など交通手段も変わってきます。

 

イベントのも同じです。ざっくりの予算を作ると、決まってくることもあります。

どの会場でやろうか?自分たちで制作するのか?外注検討するのか?

宿泊はありにするのか?

などざっくり予算を積み上げていくと見えてくるものがあります。

 

皆さんも旅行でちょっと予算オーバーだなぁと思う場合、ホテルの金額を下げたりちょっとアクセスが悪いホテルの予約をしたりした経験ありませんか?

それと基本的には一緒の考え方です。旅行に予算はつきものですが、社内イベントにも予算がつきものです。

 

旅行先で何をやろうか?

このように順番に考えていくと次に旅行先で何をやろうか?

という会話にになるはずです。ダイビングをするのか?登山をするのか?ショッピングをするのか?

夕食はどこで食べるのか?など一番楽しい旅行の詳細のPLANNINGが始まっていきます。

 

この旅行先でなにやろうか?をイベントに置き替えるとコンテンツです。イベントの中で何をやるのか?を考えることと似ています。

みんなで会話する時間を作ろう!表彰式の時間はとろう!何かみんなで一つのものを作り上げよう!など企画の種が発生してきます。

この企画の種は大切にメモし、履歴に残していきましょう。ここまでくれば企画の大きなところは決まってきています。

 

目的を整理しよう!

ここまで来たら、次は今一度目的に振り返って整理しましょう。

このプロセスは実はとても重要です。何となく勢いで旅行に行ってしまうと思ってもないようなこともあるかもしれません。

それが楽しい!という方の意見もあると思いますが、今回は社内イベントなので一回目的に立ち返る時間をとるようにしましょう。

 

そもそも何がしたいんだっけ?

このそもそも論やりすぎると話は進まなくなるのですが、一度は振り返る時間を取ることをお勧めします。

何となく走り出した企画を再度見直す時間をとりましょう。そういえば?というような気付きがあったり社内の他の人から意見をもらったり、企画のブラッシュアップにつながります。

そもそも何がしたいんだっけ?と考えることで、コンテンツの磨き上げを進めてみましょう。

 

そろそろスケジュールを決めよう!

だいぶ旅行も大詰めです。

スケジュールを決めていくタイミングかもしれません。何時出発してどこに行って何を食べてなどこれを決めているときって楽しいですよね。

それとイベント企画も一緒です。

何時から始めて、誰に話してもらって、こういう映像を見てもらってなどコンテンツを時間軸に整理していきます。

このコンテンツを時間に整理することができれば企画はほぼ出来たも同然です!

この時間軸を考えていくときに大切なことは、人の心です。このイベントにおいて一番センターピンになる人をイメージしてみましょう。

例えば新入社員さんがセンターピンの場合ですと、最初は緊張しているよなぁとか。こんなコンテンツがあったら笑ってくれるかなぁとか、最後は笑顔になってもらいたいなぁなど

時間軸で人の心を考えていくとストーリー性のある企画になります。

是非参考にしてください。

 

最後は準備でしょう!

旅行に行くには、準備は欠かせません。キャリバッグを買ったり電源コード用意したりなど旅行に必要なものを用意するはずです。

イベントも同じです。イベントに必要な備品や映像の制作、台本を書いたりと準備を進めていきます。

抜け漏れ内容に注意していきましょう!

 

【参考記事】

社内イベントは準備や確認事項がたくさんあるので一部まとめてみました。

 

いざ、出発!

最後は、出発です。楽しんでいきましょう!

という事で、イベントの本番日となります。本番日はやるだけです。

しっかりよい会にしていきましょう(笑)

 

まとめ

今回は、企画の考え方を旅行に例えてご紹介させていただきました。

企画と考えてしまうと構えがちですが旅行の計画と考えれば少し肩の荷が下りるかと思います。あまり身構えすぎず、でもしっかりと企画するには、

頭を柔らかくして考えていきましょう。

旅行はワクワクして計画すると思います、それと同じくらいワクワクして社内イベントの企画ができたらきっと素敵なイベントになるはずです!

 

 

GROWSでは、社内イベントのサポートをしています。結婚式場だけにとらわれず、イベントホールやホテル開催など多数の実績がございます。

是非、お困りのことがございましたら、ご連絡待ちしております。

 

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