企画・準備

【表彰式】ホテルで社内表彰式を開催したい!ホテルの見積もりの見方を解説します。

社内表彰式をホテルで開催したいと思いませんか?

 

 

いつもはイベントホールで開催しているけど、今回はホテルで開催したい!などの企画が浮上することがあると思います。

しかし、ホテルの見積もりはイベントホールの見積もりと少し違います。

 

今回は、ホテルの見積もりの見方を解説していきます。

 

ホテルの見積もり項目

ホテルの見積もりの基本をご紹介します。

見積もりの見方を理解しておくと、会場選びもスムーズになりますので、是非参考にしてください。

ホテルの見積もりは以下の項目に大分類されます。

 

 

①飲食費 ホテルの見積もりで一番大きいものは飲食費です。

大きくは、お食事とお飲み物に分類されます。ホテルによって単価の差がありますので複数のホテルを検討する場合は単価のイメージを伝えてから見積もりを取るようにした方が良いです。格式の高いホテルになればなるほどお食事の単価は上がる傾向にあります。

ホテルのグレードにもよりますが、10000円前後が単価のイメージ感になります。

②会場費 会場費はホテルによって大きく差が出ます。見積もり項目で一番気を付けてほしいのがこの会場費です。飲食がありの場合と無しの場合では会場費は大きく異なります。

その要因としては、お値引きです。食事がある場合ですと割引率は上がり、食事がない場合ですと割引率は下がります。その為セミナーや研修のような開催の場合で食事がない場合には会場費は上がる傾向があります。

また、過去の取引実績などによって値引き率も変わりますので得意にしているホテルがあるとご相談可能な場合もあります。

③サービス料 上記の①・②を足したものに掛け算されるものがホテルのサービス料です。一般的には13%~15%くらいの会場多いかと思います。

サービス料は主にホテルのサービススタッフの人件費や管理コストなどに当てられています。サービス料のパーセンテージはしっかり確認するようにしましょう。

このサービス料の考え方がホテルの特徴の一つともいえます。

④機材費 会場の機材を借りる場合に発生します。特にプロジェクターやスクリーンなどの機材がメインになると思いますが会場の機材を使う場合には計上されていきます。

一般的には音響設備や照明設備、プロジェクター、スクリーン、スイッチャーなどがメインになってきます。

会場によって外部業者にアウトソースしているケースも多いので確認しましょう。

また、ホテルの機材は割高なところもありますのでよく確認しましょう。機材は持ち込んだ方が安価になる場合もありますので、是非ご相談ください。

⑤人件費 会場のテクニカルスタッフの人件費です。当日の進行に合わせて行う作業をを対応してくれます。またステージ上のマイクだしなどもサポートしてくれることもありますので、ホテルスタッフがどこまで対応していただけるかは見積もり段階で確認をとっていきましょう。

会場によって癖が違いますので、注意が必要です。

 

ホテルの会場レイアウト

 

ホテルで実施の場合のレイアウトのご紹介です。

大きくは以下のパターンに分かれます。ご紹介していきます。

①スクール形式

スクール形式は、テーブルと椅子を並べた形式です。セミナーや研修の場合に用いられることが多いレイアウトです。

最近ですとパソコンを使用することも多いのでテーブルがあった方が良い場合もあります。各テーブルに電源を設置することもできます。

ただその場合電源工事などが必要な場合もありますのでご注意ください。

 

②シアター形式

会場の中になるべく多くの椅子を配置したい場合にはシアター形式一択です。椅子だけの席となりますので、パソコン操作などはしずらさがあるかもしれません。表彰式などの場合には机がなくても成立すると思いますので、シアター形式を選択することが多くあります。

会場のキャパシティに合わせてランウェイを作ったり、レッドカーペットを敷いたりなど選択肢の幅も広がります。

 

③円卓形式

お食事を楽しみながら表彰式を行う際には、円卓形式の場合もあります。円卓形式の場合はステージを背にしてしまう席が出てしまうので座席配置は工夫しましょう。

正面側の席には座らないようにするなど設計すると回避できます。食事を楽しみながらの会になることが多いと思いますので、

食事のタイミングはどこからにするかなどは進行表に合わせてホテルの方とすり合わせが必要になってきます。

 

まとめ

今回はホテルの見積もりの見方を解説させていただきました。

イベントホールと比較すると金額が割高に見えますがお食事などの兼ね合いも考えると検討の土台には乗ると思います。

割引などが効く場合もあるので、是非営業担当の方に相談してみると良いかと思います。

 

また、私たちもホテルとの交渉が可能ですので是非ご相談ください!

ホテルでの開催はいつも以上に社内表彰式の価値を高めることができます。天高が高い会場も多くあるので

是非一度検討してみてはいかがでしょうか?

 

 

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