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【企画】これで安心!社内イベントの代行会社の解説と料金について徹底解説します。

社内イベントを代行したいと思う企業様にとって予算組身はとても大切な要素です。社内稟議や社内の承認を取るには企画も大事ですが予算面の承認や折り合いを作ることはとても重要なポイントです。しかしイベント業界やイベント業務は裾野も広く業務も多岐にわたります。そのため料金相場が分からず二の足を踏んでしまう!そんなお声を耳にします。

今回は、そのようなある意味不安点である費用面に関して解説させていただきたいと思います。

社内イベント代行会社にも種類がある!

社内イベントの代行会社の中にも得意不得意があります。それがイコールジャンル分けともいえます。どの会社が良くて悪いというわけではありませんので、各社の得意分野を理解し代行の依頼をしていくことをお勧めします。今回は大分類をご紹介させていただきます。

①企画・制作系 主に企画から制作・当日の運営進行までトータルでサポートが得意な会社です。イベント会社というくくりの中では一番全体のプロデュース力に長けています。規格全体の予算組から各協力会社をコントロールしながらイベントの制作をサポートしてくれます。企画が得意という事もあり斬新なアイデアや発想力とプロジェクトのディレクション力が一番の売りになります。トータルで任せることができるのでしっかりと協力体制を作ってくれますので安心してイベント制作を進められます。

私たちGROWSもこのジャンルのイベント会社になります。

②デザイン・映像系 デザインや映像制作が得意な会社です。最近ですとオンライン系のイベントを多く対応しているケースもあるかもしれません。映像を使ったコンテンツ作りや企画が得意な領域となります。映像会社出身の方がイベントプデュースも担うケースもあります。オンライン系のイベントなどでは力を発揮してくれます。実際のイベントの運営に関してはアウトソースされているケースが多いように思います。
③機材専門系 プロジェクターやスクリーンなどの映像機材や照明機材など各専門スキルを持った会社です。会議やセミナーなどで機材だけ借りたいなどのニーズに幅広く対応いただけます。企画などに関しては得意ではないケースもあるようなのでご相談が必要かもしれません。専門知識を多く持っている会社な為、イベントの現場においては様々な演出のプロデュースをサポートしていただけます。
④造作・設計専門系 ステージ造作やテーブルや椅子などの什器、図面の制作設計などが得意な会社です。展示会などに強みを発揮します。施工に強みがある為、こんなものを作りたい!という要望にはしっかりと対応していただけます。やることの方が決まっているような場合には依頼事項が固まっていると思いますのでご依頼しやすくなるかと思います。
⑤運営・進行系 イベント当日の運営・進行が得意な会社です。主に人で差別化を行っており当日のオペレーションをしっかりと動かしてくれます。イベント本番日に一番強みを発揮する会社です。ステージ進行やステージ演出、受付や誘導、その他タレントの対応などヒューマンスキルが必要なセクションを得意としています。当日だけご相談したいなどのニーズにはレスポンス良く対応いただけます。
⑥その他 様々なツールなどシステムを持っている会社や上記に該当しない会社もイベントのサポートを請け負っているケースもあります。採用広告をやっている会社がイベントもというケースもありますので是非ご相談してみると良いかと思います。

 

社内イベントの代行料金の解説

社内イベントの費用について解説させていただきます。イベント業務は多岐にわたる為、それら各業務についてすべて解説は難しいので、一旦私たちGROWSの料金体系をベースに解説させていただければと思います。費用感のイメージとして理解していただき、詳細は各社に問い合わせをし見積もりを取ることをお勧めします。

費用に関しては、こちらの記事の中で詳しく解説しています。是非参考にしてください。

社内イベントを外注している企業様へ!イベント会社へ依頼した場合の相場観を解説。

社内イベントの開催相場観を解説

社内イベントといっても様々なパターンがあります。開催人数・開催会場によってもかなり幅がありますが差相場観のイメージだけでも把握できていれば、予算組身の段階でミスは回避できるかと思います。参考にしてください。

①キックオフイベント 社員総会に当たるイベントです。東京都をベースにした考え方です。全社員様が集まり、社長からの方針発表やプレゼンテーション、中には表彰式などがある場合もあると思います。開催規模によっても大きく変わります

【①参加人数×1万円程の場合】おおよそ会部会場を借りて自社ですべて完結する必要があるくらいのイメージ感になります。会場押さえておおよそ予算がすべて使い切ってしまうくらいのイメージです。

【②参加人数×2万円程の場合】会場費プラスして、運営や制作のアウトソースが検討できます。また予算によってはオープニング映像などのコンテンツも入れることが可能です。イベントの進行に変化を付けたり演出を行うことができます。

【③参加人数×3万円程の場合】②のパターンにプラスして追加の企画が入れられます。オープニング映像やエンディング映像。照明演出や特効演出など開催のバラエティ感は増えていきます。演出効果を高めることで感動を作り出したりグッズの制作やその他企画も検討可能になってきます。いろいろチャレンジしたい場合の予算イメージになってきます。

②表彰式 上記キックオフ系のイベントと基本的な予算の考え方は一緒です。表彰イベントには、記念品や副賞など別途準備が必要となる場合も多くあるため、そういった部分の予算組も考えないといけません。また受賞者の人数等によってコンテンツが増えたりもしますので映像のボリュームが多くなったりする傾向はあります。受賞者を特集する映像をつくったり、アテンション用の動画を制作したりと企画が発生します。

アテンション動画のサンプルはこちらからご覧ください。

③懇親会 懇親会では、お食事の費用が大きく変わってきます。

ホテルなどの場合にはお食事の費用は一人8000円~15000円くらいが幅でしょうか。予算に応じてご対応いただけます。またお食事にプラスしてサービス料などが加算されます。

イベントホールの場合は一般的にはケータリングの手配が必要になります。会場指定の場合もありますのでご注意ください。おおよそ一人単価5000円~10000円の間が単価感かと思います。

お食事を伴う企画の場合には、イベント全体の企画や制作に合わせてお食事の費用が追加になってきます。

④スポーツ系イベント 運動会のようなイベントの場合、体育館などの会場を使用します。こちらも準備によってかなり幅があります。基本的には①キックオフイベントと同じ考え方になってきます。プラス要素としては、お弁当などのお食事が入る場合には別途費用が加算されていきます。イベント用の保険なども入っておく必要がある為それら予算も計上していくようにしましょう。

全体的なイベントの費用の考え方

イベントの費用の考え方としては、①企画・制作②人③もの④箱(会場)の4つに分類されます。②③④は実際に人が動いたり、会場を借りたり、物を作ったりする原価が分かりやすいものになります。逆に①の企画・制作の部分は各社のナレッジや体制によって大きく費用が変わってきます。おそらく各社の特徴が一番出てくるところではないでしょうか?1年間にわたるような大プロジェクトの場合企画の費用などは上がっていく傾向があります。

まとめ

今回は、社内イベントの代行料金にスポットを当てて解説をさせていただきました。業界的に金額体系が分からないところも多くあると思います。普段なかなか接することのないものだと思いますので余計にわからないと思います。社内イベントの代行を検討する際には、費用面も大切な要素となります。一度相談ベースで見積もりを取ってみるなどし情報を集めてみると相場観が見えてくるかと思います。見積もり依頼は無料でやってくれるところがほとんどなので気軽に相談してみると良いかもしれません。私たちもいつでもお待ちしております!ありがとうございました。

 

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