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【企画】社内イベントの代行のキーワードは、「スピード・企画・生産性」!社内イベントのプロが解説します。

社内イベントの担当者様がこの記事を読んでくださっていると思います。おそらく一度くらいは社内イベントの外注・代行を検討されたことがあるのではないでしょうか?もしくはイベントの一部を外注したことがあるかもしれません。わかりやすい例でいうと「マグロの解体ショー」をやりたい!と思った時にマグロの仕入れから行ったり、自分で裁くことも難しいです。そうするとマグロ解体ショーを専門にしている企業などに発注をすることになります。これも一つの外注・代行に当たります。

社内イベントごと代行してもらう。ということはこの場合のマグロの解体ショーも含めた当日の運営進行、当日の備品や会場のレイアウト、司会進行の台本などイベントにかかわるすべてを代行することになります。こういった社内イベントを請け負っている企業は多くあります。私たちもこういった企業様の社内イベントを専門としてサポートさせていただいています。

お問い合わせをいただく際に、予算感とか何を提案してもらえるのか?全然わかりません!というお声をよく聞きます。それについては私もそう思います。なので今回は社内イベントの代行を検討する際に抑えておいた方が良いポイントを整理させていただき、今後の参考として頂ければと思います。

社内イベントを専門としている企業とは?

まず企業が実施するイベントには大きく分けて2パターンあります。それは、「社外向けイベント」と「社内向けイベント」の2つです。これらはそれぞれ目的が違いますので当然企画内容も大きく変わります。

社外向け委イベントの多くは、一般のユーザーを集めたPRイベントやフェス、メディアを集めるようなイベントなど広報が絡んでくることが多いイベントです。逆に社内向けイベントの多くは、表彰式や懇親会や社にコンテストや研修など社員の方向けの催事として企画されることが多くなります。その為目的としては、意識向上や離職防止、思いの共有など社内の組織づくりの活動として取り組まれることが多くなります。

その為、全くターゲット層が変わってきますので、必然的にイベントの内容も企画する人のマインドも全然変得ていく必要があります。またイベントの設計に必要な知識や経験も大きく変わってくるのでそれぞれ違ったスキルが必要になります。社内イベントとは、組織課題解決の一つのソリューションなので参加者様の現状の気持ちや働く思いなどを理解しなければいけません。その為しっかり企業に寄り添い伴走してくれるイベント制作会社を選んでいただく事がまず大前提になります。

社内イベントへの課題感

社内イベントを自社で0から企画しようとする場合様々な確認事項・決定事項・調整業務などが発生します。それら多くの確認項目を消し込みながら、参加者の満足度・期待感を超えるなどの要素を達成しようとするとかなりの負担がのしかかってきます。特に参加者の期待値は常に上がり続ける傾向があり、毎回同じだとマンネリしてしまい飽きてしまう。毎回企画をするには時間がないと担当者様が疲弊していってしまうこともあります。

これまで多くの企業様の社内イベントをサポートさせていただいてきましたが、主に課題感はこの3つに集約されます。

①参加者の満足度を上げたい②マンネリ化させたくない③制作工数を削減したい この3つに集約されることが多くあります。

イベント代行のキーワード

イベントの代行を依頼する際にキーワードとして知っておいた方が良いことです。①スピード②企画③生産性です。この3つは意識してくと良いでしょう。一つずつ解説していきます。

①スピード 社内イベントの代行においてスピードはとても重要な指標となります。社内イベントの特徴として準備期間が短いことが挙げられます。外部向けのイベントの場合制作期間半年や1年など多くありますが、社内イベントの多くは半年~2か月、3か月でまとめることが多いです。その為一つ一つのタスクの完了スピードも格段に速くなります。そして受賞者の決定や社内決定を待つなどのスケジュールもある為、意外と待ちが発生してしまうこともあります。その為制作期間は短納期になることが多くなります。結果的に大航海者とのやり取りや実行までの速度のレスポンスが早い代行会社を選定することをお勧めします。「確認します」を連発するような代行会社は控えた方がいいかもしれません。確認の時間がかかりすぎてしまいます。

 

②企画 これは切っても切れない要素ですが企画です。やはり代行をお願いする以上、企画のブラシュアップや新しいコンテンツ、斬新な仕掛けなどを期待しますよね?それにお応えするのが私たちの仕事ですので企画の部分はしっかり確認いただいた方が良いでしょう。しかし社内イベントの場合大切なことは機を狙った演出というよりは、しっかりと社員にメッセージを届けたり、参加者同士のコミュニケーションが活性化したりすることの方が優先順位が高くなります。演出はそれら大切な要素を実現するための手段にすぎません。是非一緒にしっかり考えてくれる企業をパートナーとして選択しましょう。
③生産性 生産性とは、イベントにかける社内のリソースを指します。やはり社内イベントを煽奥のスタッフによって成立しています。社員の皆様はコア業務に専念していただき、位弁んとにおけるノンコア業務にあたる部分は代行会社に依頼する。という事を選択することでコア業務への専念が可能になります。主に社内でやっていかないこととしては社内調整業務・資料の最終確認などが挙げられます。これらアウトソース可能なな部分を利話すことでより生産性が高まっていきます。

代行を依頼することで、多くの業務は外注可能になります。担当者様のご異動や業務の部署間移動など多くの変化が会社では起こります。その際に引継ぎを行っていくこともとても大切な業務です。代行を上手に使うとそのあたりの引継ぎに関しても業務フローが整理され効率化される傾向もあります。是非有効活用してみてください。

 

社内イベントを代行するとは

社内イベントを外注する、代行を依頼するという事は、会社の文化づくりの一部をお願いするとという事になります。社内イベントはただ盛り上げればよい、華やかにすればよいというものではなく、会社の文化を根付かせる、強くさせるための企画、メッセージ性や社員の皆さんが前のめりにになるような企画が大切です。そのためにしっかりとクライアント様に寄り添い、一緒に考えてくれる代行先を検討することが何より大切であると私たちは考えます。

一瞬の華やかさや豪華さは風化します。それよりもしっかりと考えられたメッセージ性のある企画の方が長い時間軸の中では会社が成長する土台になっていくのではないかと考えます。

1年に1度、50年に一度など、社内イベントは必ずタイミングの節目で行われます。節目だからこそ過去・現在・未来をしっかり接続するような企画が求められていると考えています。

まとめ

今回は社内イベントを代行するをテーマにご紹介させていただきましだ。社内イベントを代行することはとても大切な会社の想いを共有することとイコールです。そんな大切なイベントなので最後に一つだけ大切にしてほしいことがあります。それは、ご依頼する際に担当するディレクターとの相性や雰囲気、誠実さを見極めることです。メールのやり取り・電話の対応方法・レスポンスの良さ・表情・リアクションなどこの担当者なら一緒に走り切れる!そんな協力体制を作ってくださる相棒が社内イベントの代行をお願いする相手としては良いのかなと思います。私もそんな人物になれるよう頑張ります!

 

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