企画・準備

【企画】社員総会を成功させたい!開催形式はハイブリッド開催が主流。成功するコンテンツのご紹介

社員総会やキックオフイベントは、会社にとって一大イベントです。年に1回、2回などのタイミングで実施されることが多く会社にとってはハレの場となります。そのような社員総会の場ですから絶対に失敗たくないと思うことは当然ですし、参加する社員の皆さんに喜んでいただいたり、届けたいメッセージがしっかり届いてほしいと思うことを当然のことかと思います。そんな本番日が近づいてくると胃が痛くなるような緊張感に悩まされる方もいるのではないでしょうか。私たちも企業様のイベントを預かる身としては、緊張の連続の中日々、サポートさせていただいています。各クライアント様の想いが実現できるよう頑張っています!

さて、今回はそんな社員総会やキックオフイベントを成功に導かせていただく為に最近の主流ともいえる開催方法やコンテンツをご紹介させていただきます。よろしくお願いいたします!

社員総会で狙う効果

社員総会は、多くの社員の方が一堂に勢ぞろいし情報共有をしたりナレッジを発表したり、懇親を深めたりと会社におけるインプットやアウトプットをしていただく場です。また高い成果を上げた方の表彰式を行ったりと内容は各社多岐にわたります。ただある程度共有の目的としては、「方針共有」「学び」「賞賛」「コミュニケーション」に集約してくることが多くあります。つまり企画を考える上では、この要素を意識するとバランスの良いイベント設計となります。今年の社員総会は良かったね!また来年も会おうね!こんな温かい声が集まる社員総会が開催出来たら会社の文化を作る一つのきっかけになると思います。

開催手法のご紹介

コロナ以降オンラインイベントからハイブリッドイベントへ開催方法が移行しつつあります。主な開催手法は以下の3パターンが挙げられます。

オフライン開催 オフライン開催とは、従来の開催方法をオンラインと比較で名称つけさせていただいております。今まではオンラインで社内イベントを行う文化がなかった為、オンもオフも表現がありませんでした。オンラインイベントが主流となり、オフライン開催という形で一般的に表現されています。外部の会場などで社員全員が一堂に集まり開催する形です。会場内のスクリーンや音響照明の機材をフルに使い臨場感のあるイベントを開催できることがオフライン開催の強みです。

ただ、当然ながら会場費がかかったり、運営に関するコストもかかりますので予算組の際には綿密な計画が必要になります。運営事務局の人的パワーも必要になりますが、効果も抜群です!

オンライン開催 ZOOMやTeamsなどのオンラインツールを活用した開催方法です。メイン会場から各PC端末に向けて配信する形が一般的で自宅からの参加も可能になりました。グリーンバックを使った映像演出などでテレビ番組のような仕立てで開催する企業様も多くあります。表彰式やキックオフイベントなど静的なイベントには向いています。情報をインプットしたりするにはとても有効な手段ともいえます。

逆に懇親会などのコミュニケーションを主体とするような企画には若干不向きな傾向もあり、懇親会の持つ本来のパワーを感じることの難易度はあるかなと思います。また、インターネットを活用した企画になる為ネット環境などによっても視聴状況にはかなり差が出てしまう事や、一体感や感動体験を作ることの難易度はまだまだありそうです。

ハイブリッド開催 オフライン開催・オンライン開催の良いところを合わせた形です。ハイブリッド開催はメイン会場に多くの社員が集まり、会場に参加できない方向けにはオンラインで参加していただく形が一般的です。物理的な距離を超えて多くの方に参加していただく事もできますので最近主流の開催方法です。

また他拠点を連動する形でのハイブリッド開催もあります。例えば東京・大阪・名古屋など主要都市に会場を設けそれぞれをインターネット回線でつなぎます。懇親会を行ったり、表彰式を行ったり共通体験を生み出すこともできます。私たちの実績としては、全国10拠点の会場を接続する大プロジェクトを行いました!

ハイブリッド開催の注意点

ハイブリッドイベントは、オンラインとオフラインを組み合わせたメリットの大きい開催方法ですが、注意した方が良い点もありますので是非参考にしてください。最近の傾向としては配信などを絡めた企画は切っても切れないところもありますので一つのナレッジとして頂ければと思います!

事務局負荷が増える

まず、あげられることは事務局側での負荷は少なくともあります。企画の内容にもよりますが、オフライン側の企画と同時にオンライン側の企画も考える必要があったり、他拠点連携の場合は会場数が倍になったりと考えることが増えます。また各所との調整業務も増えますので事務局の皆さんの負荷は少なからず上がる傾向にあります。企画によっては私たちのようなイベント制作をサポートしてくれる会社にご相談いただいた方が業務が整理されて社内リソースが割きやすくなるかと思います。インターネットやオンラインツールが絡んでくるので詳しい方の助言があると企画もスムーズに進みます。是非この辺りは社内リーソース含めて検討いただく事をお勧めします。

配信に関する知識が必要になる

普段使っているZOOMなどのオンラインツールでも、意外とハイブリッドのイベントとなると勝手が変わってきます。普段数名で使っているときには問題にならないZOOMも1000名規模や500名規模にになると一気に制御の難易度が上がります。音がハウリングしたり、映像がうまく流れなかったりと負担も大きくなります。オンライン・オフラインともケアが必要な為配信に関する部分の知識が必要になります。

またインターネット回線を利用するためどうしても波があります。万が一のリスクも考えておく必要もありバックアップ体制を構築しておくことをお勧めします。

企画も検討が必要になる

ハイブリッド開催の場合、オンライン・オフラインどちらかだけの企画では満足度は下がってしまいます。オフラインで表現していることをオンラインでどのように体感してもらうのか?他拠点間で温度差をなくすためにはどうすればよいのか?などトータルでの企画設計が必要になります。特にオンライン側はアンケートツールを使ったり、チャットを使ったりしながら以下に巻き込みをすることができるかがカギになります。オンライン側、サテライト側を置き去りにしない企画が求められます。

難易度はあるけどメリットもたくさんあるハイブリッド開催

ハイブリッド開催の注意点をご紹介させていただきました。これら注意点をクリアしハイブリッド開催を行った場合受けられる恩恵はとても大きく今までのオフラインイベントだけは規格全体が変わってきます。今まで全体でオフラインで集まることによる移動交通費の削減、何より時間の効率化が進みます。働き方が多様化している中では時間はとても大切な資源です。社員の時間を有効活用できるようになったことは、ハイブリッドイベントのかなり大きなメリットになります。

また、今まで家庭の事情で参加できなかった社員の方なども気軽に参加することができるようになると会社の雰囲気や社内文化を伝える場面としてはとても有効になり得ます。テクノロジーが進歩している世の中なので使わない手はない!と考えることも自然かもしれません。

ちなみにオフライン会場の良いところは?

そして、忘れてはいけないのはオフライン会場の良いところです。やはり何といっても音と照明と映像と熱量が一気に届けられることが何よりの良いところです。数字では表現できない感覚に訴えることができます。人は感情で動きます。その感情を揺さぶりやすいのがオフラインイベントの最大の良さともいえます。

また、偶発的なコミュニケーションにもオフラインの場の良さがあります。企画とは別の部分で久しぶりに会う仲間や同期との何気ない昔話は尽きることがありません。懇親会の場などを見ていると社内イベントの醍醐味はこのコミュニケーションにあるのでは!と日々思います。当然ですが会社は人の集合体です。この感情に訴えかけること出来るオフラインの仕掛けはこれからもなくなることはないでしょう。

まとめ

今回は、ハイブリッドイベントをメインにご紹介させていただきました。開催方法が多様化する中で企画の幅、考える幅も広がりました。ご担当者様に取っては、頭を悩ませる部分もあるかもしれません。しかしそこはより伝える手段が増えたことに喜びを感じながら是非取り組んで頂くとより良い社員総会になるのではないでしょうか。

私も個人的に多くの企業様の社員総会などに携わらせていただいておりますが、本当に各社様色々な取り組みをされていて勉強になることも多くあります。お客様から直庭させていただく事も多くあります。私たちは社内イベントのプロチームとして、より価値の高い仕事をするべく新しい技術や知識にはどん欲にキャッチアップしていきたいと改めて考えさせていただきました。社内イベントはめんどくさいとか、生きた良くないとかいうお声を聴くこともあります。それは改善の種があると捉え、一歩ずつ企業が前進する仕掛けを提供できればと考えています!

 

 

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