企画・準備

企画担当者必読!イベント制作会社が、社内イベントの代行の方法をまとめてみました。

社内イベントの企画を担当していると、アウトソースを検討するタイミングがあるかもしれません。会社の規模が大きくなってきたり、社内リソースが変わったりなどと社内事情の変化に応じて社内で実施るうのか?アウトソースをするのか?などの議論が出てきます。特に初めてアウトソース(代行)を検討する際にはどうやってイベント会社を探せばよいのか?の疑問にぶつかります。この疑問を解決するために今回の記事をご紹介させていただきます。是非検討の際に参考にしていただければと思います。

社内イベント代行とは

社内イベントの代行とは、企業が社内で行うイベントや活動をプロのイベント会社に委託し、企画から当日運営までをサポートするチームです。従業員の満足度向上や協力関係の構築を目的としたイベントを、イベントプランナーが計画・実行することで企業文化を向上させることができます。主にイベントの企画には、企画内容はもちろん会場の選定や機材の手配・当日のスタッフのアサインなど幅広い業務を代行していただくことができます。餅は餅屋という考え方もある通り、イベントの制作には専門的なことやわかりづらいことも多くありますので是非活用いただくと効果的なイベント運営が可能になります。

なぜ社内イベントが重要なのか

社内イベントは単なる娯楽ではなく、企業全体の健康な機能に不可欠です。従業員同士のコミュニケーション強化やモチベーション向上など、様々な面でプラスの影響をもたらします。これにより、組織全体がより一体感を持ち、生産性向上にも寄与します。社内イベントは主にインナーコミュニケーションの向上をさせるために企画することが多くなります。企業において社員間同志のコミュニケーションはとても重要なファクターになります。人の流動化が活発になっている中、優秀な人材を確保するという意味合いでも社内イベントの見直しが進められています。

社内イベント代行のメリット

1. 社内業務のスリム化
社内イベントの代行のメリットとしてあげられる一番は、社内業務のスリム化です。イベント業務は1年間で見るとイレギュラー業務ともいえます。専任の担当者を配置するには難しく、しかし業務フローは複雑でスキルを求められる。このような業務の特殊性から代行業務としてのメリットの一番として挙げられます。
2. 引継ぎなどの担当者交代にも耐えらえる
社内の人事異動などで担当者が変わることは良くあります。しかも業務的にはイレギュラー業務にあたる為なかなか社内にナレッジが溜まらない傾向があります。代行をうまく活用すると引継ぎや担当者交代の際のナレッジの漏れを防ぐことも可能になります。協力会社側に情報が整理されますので安心してイベントを運営することができます。
3. 他社事例を共有できる
餅は餅屋という考え方で行くと、イベント会社は多くのイベントに携わっています。結果多くのナレッジや情報を持っていて経験豊富です。その他困った時のアドバイスや企画の提案など様々な面でサポートしてくれるでしょう。この辺りがアウトソースのメリットとも呼べます。

 

社内イベントを成功するためのポイント

1. 目的の明確化
イベントの目的を明確に定義することが成功の第一歩です。従業員の交流促進、新しいアイデアの発表、または単なる慰労から始めようなど、目的に合わせた計画を練ることが重要です。スタートラインがブレると企画も大きく方向性を見失います。まずはしっかりスタートラインを設計しましょう。この会は誰のために、何のために実施するのか?計画を立てましょう。
2. 参加者のニーズを理解する
社内の多様なニーズを理解し、それに応じたプログラムを提供することが重要です。従業員の声を聴き入れ、参加者が楽しめる要素を取り入れましょう。既存社員が考えていることをしっかりヒアリングし的を得た企画を考えていきましょう。現場を置き去りにした社内イベントほど寂しいものはありません。企画のヒントは必ず現場にあります。まずは現場に耳を傾けてみましょう。
3. クリエイティブで魅力的な企画
単調なイベントではなく、クリエイティブで魅力的な企画を立案しましょう。驚きや感動を提供することで、参加者の印象に残りやすくなります。クリエイティブといってもなかなかアイデアが浮かんでこないこともあります。こういう時にイベント会社に相談することをお勧めします。

社内イベント代行の依頼タイミング

1. 企画・立案
社内イベントの成功は、計画と立案の段階からスタートします。テーマや目的に合わせたアイデアを練り、実行可能な計画を作成しましょう。計画段階からイベント会社を選定することを進めします。予算組みの段階からイベント会社を巻き込むことでより精度の高い計画を立てることができます。私たちGROWSチームは社内稟議の段階からサポートも行っています。社内稟議を上げる段階からよりリアルな稟議書を作成することも可能になります。
2. 予算の設定と管理
予算の設定は慎重に行い、無駄なく資源を使うための管理が欠かせません。コスト効果の高い選択を心がけ、予算オーバーを避けましょう。社内イベントの予算組は意外と難しいです。特に前例のない企画を実施しようと思った場合全く予算組ができないなどという事もあります。まずは一度話を聞いてみるだけでもありかと思います。専門家の意見も参考にしながら予算組をしていきましょう。
3. 実行と進行管理
計画が確定したら、実際の実行と進行管理に移ります。タイムラインを厳守し、不測の事態にも柔軟に対応することが成功の鍵です。企画ができ、予算まで自分たちでできている。その後にイベント会社を探す方もいらっしゃいます。過去に実施事例がある、もしくは似ている企画の事例があるなどの場合には実行フェーズからのアサインでもよいかもしれません。実行の力のあるイベント会社を選定しましょう。

社内イベント代行会社の選び方

1. 信頼性と実績の確認
代行会社の信頼性と実績を確認するために、過去の実績をまずは確認しましょう。これまでの取り組み内容やサポート企業などまずはどのようなイベントを担当されている企業なのを確認をすることは絶対必要です。企業名をお教えしてくれるパターンもありますが大体打ち合わせを行えば企業の実績は見えてきます。
2. 担当ディレクターとの面談
イベントを代行依頼する場合、最も大切ともいえる担当ディレクターとの相性です。これは依頼する会社の看板以上に大切で、ご担当者様としっかり向き合ってくれる担当ディレクターがついてくれるかは確認しましょう。特に登場人物が多くなる傾向にあるイベント制作では誰が責任者なのか?を明確にしてくれる大航海者を選ぶことをお勧めします。ちなみに私たちGROWSは1案件1ディレクターという真正面から向き合う体制に自信を持っています!
3. 予算との調整
クライアント様の予算感を理解し、提案してくる会社を選びましょう。イベントは青天井で予算が上がります。あれもこれも盛り込むとドンドン予算が吊り上がっていきます。しっかり予算管理をしてくれて本当に必要か?価値があるか?の会話のできる担当ディレクターと仕事をすることをお勧めします。予算をしっかり調整してくれる担当ディレクターはとても貴重な存在です。

最新のトレンドとアイデアが豊富なイベント会社

1. ハイブリッドイベント対応
やはり、最近ではハイブリッド型のイベントが主流です。配信や他拠点連携などのナレッジの高い社内イベント会社を選ぶことをお勧めします。全国規模でのハイブリッドイベントを開催するには各地域ごとのマネジメントが必要になります。それらチームを統率できるイベント会社は意外と少ないため信頼できる会社を選びましょう。私たちGROWSは全国10拠点同時ハイブリッド開催など数千名規模のイベントを対応した実績もあります。是非ご相談ください!
2. 新しいイノベーションへのチャレンジ
常に新しいことに取り組み、新しいチャレンジを一緒にしてくれるようなイベント会社を選びましょう。同じことに満足せず変わることに楽しさを感じてくれるイベント会社と一緒に企画のレベルアップを目指してみてはいかがでしょうか?

まとめ

社内イベントの代行(アウトソース)はとても難しい部分もあります。非常にわかりづらい業界であるからこそブラックボックスにもなりやすく相場観もわからない。そんな声をよく聞きます。私たちGROWSは明朗会計・透明性を常に意識した社内イベント企画を提案します。そしてこの社内イベントの窓口を通じて社内イベントの文化が少しでも広がり働く人が生き生きワクワクする社会になればよいなと思います!

 

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