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【表彰式・懇親会】これなくしてイベントは語れない!進行台本でイベントのクオリティを向上させよう!

社内イベントを制作するにあたって、最も重要ともいえる進行台本のご紹介です。進行台本はどんなイベントを行う上でも必須のツールになります。台本なしでのイベント運営はないと断言できるほど大切なツールです。このツールの完成度のレベル感によってイベントの成功・失敗が左右されるといってもよいほど差が出ます。イベントを企画したことのある方でしたら必ず一度は見たことがあったり、ご自身で作成をしたこともあるのではないでしょうか?

フォーマットなどは各企業様によっていろいろなパターンがあると思います。エクセルで作成されている企業様もありますが、多くの場合はパワーポイントを使用することが多いように思います。私たちも基本的にはパワーポイントを使って制作を行っています。

進行台本の基礎知識

台本と聞いて連想するものは何でしょうか?おそらく「セリフやコメント」と連想される方が多いのではないでしょうか?しかしイベントで使用する進行台本には、司会者のセリフだけが書かれていればOKというものではないのです。イベント本番日に必要な情報がすべてシナリオとして落とし込まれていることが必要になります。司会者のセリフだけでなく、ステージ上の人の動き・音響や照明のタイミングや音源・映像のタイミングやナンバリングなどテクニカル要素も落とし込みながら作成を行います。

特に大掛かりなイベントになればなるほど関係するスタッフ数も多くなるため、情報の抜け漏れやミスは大事故に繋がる可能性があります。イベントの運営には多くのスタッフがそれぞれの役割の中で共通認識を持って動きます。その共通認識ツールとして進行台本は兵法されるのです。

①時間 進行台本に必要な要素として時間があります。何時から何時までが何のコンテンツなのか?スピーチは何分行うのか。ディスカッションの時間、懇親の時間は何分取るのか?など時間に関する情報は必ず落とし込みましょう。
②ステージ上の動き 主にステージ上の登壇・降壇を中心にステージ上の動きを整理します。社長のスピーチはセンターマイクなのか、ハンドマイクなのか、上手から出てくるのか下手から出てくるのか?などステージ上の動きを事前に整理しておくと混乱が少なくなります。特に登壇人数が多くなるようなシーンはしっかりと設計しておかないとステージ上が混乱します。緊張感がないようなステージに見えてしまうと会としてクオリティが下がってしまいます。
③映像関連 会場のスクリーンに映し出されるコンテンツを意味します。映像(ムービー)なのかスライドなのか、中継カメラなのか、もしくはオンラインからの中継なのかなど会場の映像に関する情報を整理して記入しましょう。ムービーに関しては台本上にナンバリングしておくことをお勧めします。
④音響関連 音のボリュームから、音源のナンバーなどを記載します。盛り上げるために音量を大きく出したいのか、小さく出したいのか。どのタイミングで何の曲を流したいのかなどを記入しておくと良いです。またマイクが複数ある場合はマイクの動きも記載しておくと丁寧かもしれません。
⑤照明関連 会場の照明のONOFFや調光具合、演出用の照明の有り無しや色などを指定します。照明スタッフはこの台本を読みながら演出をします。技術スタッフと調整しながら作成することをお勧めします。
⑥セリフ 司会者のセリフです。司会者のセリフに合わせて当日のイベントの進行は進みます。製作の際には自分が司会者になったつもりで台本を作成していくと良いかと思います。特に注意する点としては、①映像やBGMなどのきっかけはなるべくわかりやすく作る②ヨミガナなどは記載する③社内の呼び方をなるべく踏襲すると親近感のあるイベントになります。
⑦オンライン/オフライン 最近ですとハイブリッド型のイベントも増えてきています。オンラインとオフラインの会場ではスクリーンに投影したり配信したりする内容を変えることも多くあります。その際のシーン展開は記載します。またオンラインからのコメントや中継などの企画の際にもどこからどこに接続するのか?なども記載していきましょう。
⑧トピックス その他必要事項もメモとして残していきましょう。

進行台本の事例のご紹介

今回は表彰式の台本事例をご紹介させていただきます。是非参考にしていただければと思います。各企業様によってい制作内容は変わりますのであくまでサンプル事例としてご覧いただければと思います。

ステージ上の動き・司会者のセリフ・BGM・映像などを整理しながら台本を制作していきます。このように制作していくことで当日イベントの運営にかかわるすべてのスタッフが共通認識を持ちながら買いを進行させることができます。今回は一部の実のご紹介となりますがイベントを制作する上では、冒頭から最後終了するところまで政策をします。

進行台本を外注できるの?

進行台本は外注できます。この台本を仕上げていくには時間もかかりますし細かい確認事項も多く出てきます。その一つ一つを行うには業務量もかなり多くなってしまいます。外注を検討されることもあるかと思います。その場合には進行表と言われる当日の流れとヒアリングの時間をいただければ大枠固めることができます。製作を外注することでクオリティを上げたり、業務量を削減したりと検討することもできるかと思います。

まとめ

今回は進行台本について記載させていただきました。細かいところまでの調整はかなり時間と労力がかかります。餅は餅屋ではないですが一部外注を検討することも含めて考えてみると良いかと思います。私たちGROWSはインナーイベントに特化したチームです。様々な表彰式やキックオフイベント、懇親会など多数手がけております、実績数がものすごくありますので台本制作もお任せください!しっかりサポートさせていただきます。

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