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登場人物：

• 田中さん（クライアント様　イベント企画担当）
• 島田さん（株式会社GROWS）

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田中さん:

今日は助けを借りたいことがあって。次の社内イベントの企画を任されたんですが、どのイベント会社を選べばいいのか全く分からなくて…。

島田さん:

お任せください！イベント会社選びは確かに大事ですからね。まず、何を基準に選ぶかを明確にしていきましょう。

イベント会社の選び方のポイント

田中さん:

ありがとうございます。まずは社内イベントの企業を選ぶのにどんな基準を考えればいいんでしょう？

島田さん:

まずは、何はなくとも実績ですね！例えばある企業様が社内イベント開催の為に、私たちにご依頼いただいたのですが、私たちのWEBサイトをご覧になってご依頼頂きました！

田中さん:

実績！、なるほど！そうなんですね。確かにそうですよね。他にはありますか？

島田さん:

次に、専門性と対応範囲です。イベントの種類や規模に応じて、その分野に強い会社を選ぶことが重要です。また、予算内で高品質なサービスを提供できるかもチェックポイントとしては大切です。

田中さん:

コストも大事ですよね・・・やっぱり予算オーバーは避けたいです。

島田さん:

そうですね！そして、コミュニケーションの取りやすさと柔軟性も外せません！何かトラブルがあった時に、迅速に対応してくれる会社は信頼できます。

田中さん:

なるほど。確かに、連絡が取りやすいと安心感がありますね。参考になりました。

ところで、企画コンペを開くことも考えているのですが、具体的にどう進めればいいでしょうか？

企画コンペの開き方

島田さん:

コンペの目的は、複数のイベント会社から最適な提案を得ることです。まずは、具体的な予算を設定し、それに基づいてコンペを行いましょう！

イベントの目的や要求事項を明確にし、スケジュールを作成します。

田中さん:

予算設定とスケジュール作成ですね。参加企業の選定方法や提案依頼書の作成についても教えてください。

島田さん:

参加企業は過去の実績や評判を基に選びましょう！。ここでも実績は大切です。

提案依頼書は非常に重要で、イベントの目的、概要、予算、スケジュール、評価基準を明確に記載することがポイントです。

田中さん:

提案依頼書は詳細に作成するんですね。プレゼンテーションと質疑応答のコツも教えてください。

島田さん:

プレゼンテーションでは、明確で具体的な提案が求められます。

また、事前に質問リストを作成しておくとスムーズに進行できますよ。例えば、どのような経験がありますか？

や、どのような問題に対してどのように対応しましたか？などがおススメです。

田中さん:

なるほど、事前準備が肝心ですね。コンペ後の評価と選定についても教えていただけますか？

島田さん:

提案内容、コスト、実現可能性、担当者とのコミュニケーションなどを基に評価しましょう。チームで評価プロセスを進め、最適な会社を選びます。

そして必ずフィードバックも忘れないようにしましょう。

最後に、契約内容を詳細に確認し、交渉を行います。

田中さん:

チームで評価するんですね。フィードバックも重要なんですね。

島田さん:

そうです。透明性を確保するためにフィードバックは必要です。契約交渉の際は、細かい点も確認し、後でトラブルが起きないようにすることが重要です。

田中さん:

ありがとうございます、島田さん。まとめとして、成功するイベント会社選びのポイントや長期的なパートナーシップの構築についてもお聞かせいただけますか？

島田さん:

成功するイベント会社選びのポイントは、実績と評判、専門性、価格、コミュニケーションの取りやすさです。

長期的なパートナーシップを築くためには、信頼関係を大切にし、次回のイベントに向けた準備を怠らないことです。

田中さん:

本当に参考になりました。

今日のアドバイスを参考に、社内イベントを成功させるための準備を進めたいと思います。

島田さん:

どういたしまして！イベントの成功を祈っています！質問があれば、いつでも連絡してください。

 

解説: イベント会社の選び方とコンペの進め方のまとめ

社内イベントの企画運営は、企業文化の醸成や社員の士気向上に非常に重要な役割を果たします。

イベントの成功は、企画の段階でどれだけ準備を整え、最適なパートナーを見つけられるかにかかっています。

ここでは、イベント会社の選び方とコンペの進め方について、具体的な事例とともに詳細に解説します。

 

イベント会社の選び方

実績と評判

まず、イベント会社を選ぶ際に最も重要視すべき点は実績と評判です。これまでにどのようなイベントを手掛けてきたか、その成果はどうだったかを確認しましょう。

WEBサイトの実績ページなどを参考にしましょう。

専門性と対応範囲

次に考慮すべきは、専門性と対応範囲です。イベントの種類（例えば、研修、パーティー、展示会など）や規模に応じて、適切な専門性を持つ会社を選びましょう。

専門性が高い会社は、その分野において豊富なノウハウを持ち、スムーズにイベントを進行させることができます。

例えば、技術系の展示会を企画する場合、その分野に強いイベント会社を選ぶことが成功の鍵となります。

価格と予算

イベントの費用は企業にとって重要な要素です。予算内で最大限の効果を発揮できるイベント会社を選ぶことが求められます。見積もりを依頼し、複数の会社の提案を比較検討することが重要です。

価格が安ければ良いというわけではなく、コストパフォーマンスを重視しましょう。高品質なサービスを提供しながら、予算内で収められる会社が理想的です。

予算に関しては、企業によって差がありますので、コンペなどで比較していきましょう。

コミュニケーションと柔軟性

イベントの企画運営には、会社とイベント会社との円滑なコミュニケーションが不可欠です。連絡が取りやすく、柔軟に対応してくれる会社を選びましょう。例えば、何かトラブルが発生した際に迅速に対応してくれる会社は信頼できます。また、企画段階での打ち合わせや進行中の連絡がスムーズであることは、イベントの成功に直結します。

イベントの制作ディレクターとの波長はとても大切です。是非こちらの記事もご覧ください。

【企画】社内イベントの統括ディレクターなら知ってほしい僕の考え方と心構え

コンペの進め方

コンペの目的

コンペ（コンペティション）は、複数のイベント会社から提案を受け、その中から最適なものを選ぶためのプロセスです。

これにより、多様な視点からの提案を比較検討でき、最適なパートナーを見つけることができます。コンペを行うことで、各社の競争意識を刺激し、より良い提案を引き出すことが可能です。

コンペの開き方で企画提案も変わってきますのでしっかり準備をしましょう。

予算の設定

具体的な予算を設定することは、コンペを成功させるための基本です。予算内で実現可能な提案を求めることで、無駄な時間やリソースを省くことができます。

予算を明確に伝えることで、各社は現実的な提案を準備し、無駄な交渉や調整を避けることができます。

要求事項の整理

イベントの目的、参加者の人数、場所、日時、具体的な要求事項を整理し、明確に伝えます。要求事項が曖昧だと、各社の提案がばらつき、比較検討が難しくなります。

具体的な要求事項を明確にすることで、各社の提案を正確に評価しやすくなります。

スケジュールの作成

コンペのスケジュールを作成し、各社に伝えます。スケジュールには、提案書の提出期限、プレゼンテーションの日時、最終決定の時期などを含めます。

スケジュールを明確にすることで、各社が適切に準備を進めることができ、効率的なコンペを実現できます。

参加企業の選定

参加企業は、過去の実績や評判を基に選定します。

事前にリサーチを行い、信頼性の高い企業を選ぶことで、コンペの質を高めることができます。選定の際には、各社の専門性や対応範囲も考慮に入れると良いでしょう！

提案依頼書の作成

提案依頼書は、コンペに参加する企業に対して送る文書で、非常に重要です。提案依頼書には以下の要素を含めます。

• イベントの目的と概要
• 予算
• スケジュール
• 評価基準

明確で具体的なRFPを作成することで、各社は正確な提案を準備しやすくなります。提案依頼書の作成には時間と労力がかかりますが、これを怠ると、後のプロセスで混乱が生じる可能性があります。

 

プレゼンテーションと質疑応答

プレゼンテーションの際には、各社の提案内容を詳細に確認します。明確で具体的な提案を求め、質疑応答を通じて不明点を解消します。

事前に質問リストを作成しておくことで、スムーズに進行できます。例えば、以下のような質問を用意しておくと良いでしょう。

• どのようなイベント経験がありますか？
• 問題が起こった場合にどのように対応しましたか？
• 提案の強みと弱み/会社の特色は何ですか？

プレゼンテーションと質疑応答を通じて、各社の提案の実現可能性や信頼性を評価します。

コンペ後の評価と選定

提案の評価基準

提案内容、コスト、実現可能性を基に評価します。評価基準を事前に設定し、それに基づいて公平に評価を行います。

評価基準には、提案の創造性、具体性、コストパフォーマンス、信頼性などを含めます。

チームでの評価プロセス

評価は、複数の担当者で行うと客観性が保たれます。チームで評価プロセスを進め、各提案を総合的に評価します。評価結果を共有し、最適なイベント会社を選定します。

フィードバック

参加企業に対してフィードバックを提供し、透明性を確保します。

フィードバックは、次回のコンペや提案作成に役立ちます。参加企業はフィードバックを受けることで、自社の改善点を認識し、今後の提案に活かすことができます。

契約交渉のポイント

最終的な選定が完了したら、契約内容を詳細に確認し、交渉を行います。

契約内容には、サービスの範囲、コスト、スケジュール、キャンセルポリシーなどを含めます。細かい点も確認し、後でトラブルが起きないようにすることが重要です。

長期的なパートナーシップの構築

成功するイベント会社選びのポイントは、実績と評判、専門性、価格、コミュニケーションの取りやすさです。しかし、これに加えて、長期的なパートナーシップを築くことも重要です。一度成功したイベント会社とは、信頼関係を築き、次回のイベントも任せられるようにしましょう。定期的なフィードバックや打ち合わせを行い、関係性を強化することが大切です。

 

 

 

まとめ

いかがでしたでしょうか？今回者社内イベント会社の選び方とコンペの開き方について解説させて頂きました。

社内イベントのパートナーは一緒に会社組織を作っていく伴走車にもなります。会社のことを理解してくれ、一緒に考えてくれる企業を選びましょう！

 

そして、なかなか外注が厳しい！という企業様向けに定額制のイベント制作サービスイベラクも運営STARTしています。

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