イベント会社選びは大切！
社内イベントの成功は、参加者の満足度や会社のイメージ向上に直結する重要な要素です。特に初めてイベントを担当する方にとって、イベント会社選びは悩みの種となりがちです。しかし、自社にあったパートナーを見つけることで、イベント準備のストレスを大幅に軽減することができます。
このブログでは、そんな方々のために、イベント会社を選ぶ際に押さえておきたい10の重要なポイントを解説します。これらのポイントを参考にパートナー選びを行っていってください！
1. 実績豊富な会社を探そう！
イベント会社の経験値はとても重要な要素です。特に、社内イベントには独自の文化や目的があるため、それに対応できる経験豊富な会社を選ぶことが重要です。
例えば、同規模の企業での社内イベントを多数手掛けた実績がある会社は、参加者の期待に応えるプランを複数用意してくれるはずです。実績豊富な会社は、トラブル対応や予期せぬ変更にも迅速に対応できるため、安心して任せることができます。事例などを見せてもらい、どのようなイベントを手掛けてきたのかを確認しましょう。
イベント会社の実績を確認するにはWEBサイトなどを見てみることをお勧めします。なるべく最新の情報が出ている会社の方が安心感は増すかもしれません。最近ですとyoutubeなどに動画公開を行っている会社も多いので是非参考にしていきましょう。困ったら複数社問い合わせてみることをお勧めします。
2. 自社のニーズに合っているイベント会社であるか？
社内イベントには、研修、表彰式、チームビルディングなど、多岐にわたる種類があります。それぞれのイベントに求められる専門性も異なります。例えば、研修イベントならば教育プログラムに強い会社、表彰式ならば演出やビジュアル面に優れた会社が適しています。初回の打ち合わせで、自社が求めるイベントの目的やテーマについて明確に伝え、その分野での経験や知識を持つ会社かどうかを確認しましょう。特にイベント会社ごと考え方は違いますので、自社の考え方に合うパートナーを選ぶことをお勧めします。演出にこだわる会社もあれば、イベントの価値や目的などにこだわりを持つ会社もあります。社内イベントを手掛ける会社は比較的小規模な事業者多いため、社長やトップの考え方はわかりやすく反映されれていることも多くあります。
3. 口コミと評判が良いか？
イベント会社を選ぶ際には、実際にその会社を利用したクライアントの口コミや評判をチェックすることが非常に有効です。オンラインのレビューサイトやSNSでの評判は、特に初めて利用する場合の重要な参考材料となります。しかし、すべての口コミが信頼できるわけではないため、情報の真偽を見極める力も必要です。例えば、極端に良い口コミや悪い口コミがある場合は、その背景を考慮して判断しましょう。なかなか口コミを確認することは難しい場合は一度問い合わせをしてみて担当者の方と会話してみると、その会社の雰囲気を感じることができます。ほとんどの場合問い合わせは無料なのでまずは聞いてみましょう！GROWSも是非相談いただいて大丈夫です（笑）
まずは気になる会社には問い合わせをしてみることが一番です！
4. コミュニケーションがスムーズか？
初めてイベントを担当する場合、イベント会社とのコミュニケーションのしやすさは大きなポイントです。打ち合わせの際に、担当者が親身に話を聞いてくれるか、質問に対して分かりやすく答えてくれるかを確認しましょう。例えば、初回の問い合わせから見積もりの提示、打ち合わせの進行まで、対応が迅速であることは信頼性の証です。
「見積もりを下さい」という依頼に対して、イメージ資料なども添付してくれるようなイベント会社は好感度も高いですね！しっかり一つ一つのイベントに向き合ってくれている証拠かもしれません。
また、打合せなどでコミュニケーションの頻度や方法についても確認しておくと、プロジェクト全体の進行がスムーズになります。メールだけでなく、電話や対面での打ち合わせが可能かどうかも重要です。チャットツールにジョインしてくれるのか？などもコミュニケーションを円滑に行うポイントだったりもします。
密に適切なコミュニケーションが取れる会社は、イベント成功の強力なパートナーとなります。
個人的には、笑顔だったり話口調などのノンバーバルな部分はとても大切だと思っています！
社内イベントの制作業務はイベント会社と密に連絡を取ることも多くなりますので担当する方の雰囲気はとても大切です！
5. 予算に合ったプランを提案してくれるか？
イベントの予算は限られている場合が多く、その範囲内で最大限の成果を出すことが求められます。予算に合ったプランを提案してくれるかどうかは、会社選びの大きなポイントです。
例えば、見積もりを依頼する際に、どのような項目が含まれているのか、追加費用が発生する可能性があるのかを詳しく確認しましょう。コストパフォーマンスが良い企画を提案できる会社は、限られた予算でも質の高いイベントを実現できます。また、予算オーバーしないように事前に詳細な打ち合わせを行い、納得のいく提案をしてくれる会社を選ぶことが重要です。このブログの後半では見積もり項目についても記載しています。
6. 具体的な事例を見せてくれるか？
依頼を正式に申し込む前に、具体的な制作物を確認しましょう。進行台本やマニュアルなど他社で制作されたものを事例として確認させて頂きクオリティを確認するようにしましょう。守秘義務的なところはありますが、多くの場合打ち合わせで共有するレベルであればOKしてくれるはずです。聞いてみましょう。制作事例や実績はスライドや映像など多岐にわたりますが、多くの場合進行台本の作りこみ具合やマニュアルの作りこみ具体で概ねイベント会社の実力はわかります。
7. サポート体制がしっかりしているか？
イベントは、準備だけでなく、当日や終了後のサポートも非常に重要です。特にトラブルが発生した際に、迅速かつ的確に対応してもらえるかは、イベントの成功を左右する大きな要素です。例えば、イベント当日に機材トラブルが発生した場合、すぐに対応してくれるサポート体制が整っている会社であれば、安心して任せることができます。また、イベント後のアンケートや改善点のフィードバックなど細かいサポートをしてくれる会社は、長期的な信頼関係を築く上でも重要なパートナーとなりますね！
8. 対応速度が早いか？
レスポンスの速さともいえます。特に本番間近なタイミングではスピード勝負になることもあります。このスピード勝負のタイミングでレスポンスの悪い会社は致命的です。緊急で連絡が取りたい時、すぐにフィードバックが欲しい時に対応してくれる会社を選びましょう。イベント会社によっては担当者が複数に分かれてしまい、誰がメインの担当なのかわからなくなってしまう会社もあります。ご注意ください！
9. フレキシブルな対応が可能か？
イベントには予期せぬ変更やトラブルがつきものです。こうした場合に、柔軟に対応できる会社かどうかを見極めることが成功のカギとなります。例えば、天候の影響で屋外イベントを急遽室内に変更する必要が生じた場合、迅速に対応できる会社は非常に頼りになります。また、参加者の数が予想以上に増えた場合や、機材のトラブルが発生した際にも、柔軟に対応できる体制を持つ会社であれば、安心して任せることができます。事前に対応力を確認することで、当日のトラブルを最小限に抑え、イベントを成功に導くことが可能です。
10. 安心感を持てるかどうか？
最終的にイベント会社を選ぶ際の決め手となるのは、担当者や会社に対して安心感を持てるかどうかです。担当者が誠実で信頼できるか、コミュニケーションがスムーズであるか、また会社全体の雰囲気が自分に合っているかを確認しましょう。例えば、初回の打ち合わせで担当者が親身になって話を聞いてくれたり、疑問に対して丁寧に説明してくれる場合、その会社は信頼できる可能性が高いです。また、直感も重要な判断材料です。最終的に「ここなら大丈夫」と感じられる会社を選ぶことで、イベントの成功に繋がります。
社内イベント会社を選ぶポイントをご紹介させて頂きました！次に見積もりに関しても解説していきます。
イベント会社の見積もり解説
イベント会社に依頼する際には必ず見積もりを取ります。見積もりの項目や単価は各社違いますのでしっかり確認していくようにしましょう。こちらの記事でも情報公開しています。是非参考にしてください。
1. 基本項目の解説
イベント企画費（プランニング費用）
イベント企画費は、企画屋や打ち合わせなどプランニングや設計にかかる費用です。アイデアの発案から詳細な計画の立案まで、イベントの質を左右する重要なステップではありますが、金額の考え方は各社差が出ます。イベント会社の中でも企画がメインなのか？制作がメインなのか？機材のレンタルがメインなのか？などによって企画費の考え方も変わります。また企画の規模感やイベント会社側の体制によっても大きく変動しますので、複数社見積もりを取る場合には一番差が出る部分でもあります。
運営費（スタッフ人件費、進行費用）
運営費は、イベント当日のスタッフ配置や進行に必要な費用です。イベントの開催規模等によって大きく変動します。受付や誘導などの運営スタッフからステージ進行を行うディレクターやテクニカルスタッフが該当します。社内イベントの場合は業務をクライアント側と分担することで人件費コストを抑えたりすることもあります。特に受付、誘導などの業務に関しては、クライアント側で対応することも多く予算削減ポイントにもなります。運営費に当たる人件費の考え方も各社単価や計上方法が違いますので確認をしていきましょう。
| ディレクター | イベントの本番日における各ポジションの責任者となります。舞台進行をメインに関しるする進行ディレクター、受付や誘導などの会場の外回りを担当する運営ディレクターに主に分類されます。各セクションごとの指示を出し、イベント本番日を円滑に動かす役割を担います。平均単価としては、5万円～10万円の間が金額相場となります。 |
| アシスタントディレクター | ディレクターの指示の基、細かく動くスタッフです。イベントの運営や進行に慣れているためディレクターの指示をしっかり認識しいち早く動いてくれます。進行を担当する場合にはステージの上手下手に配置され、司会者へのキュー出しやステージ袖内の管理を主に行います。平均単価としては、3万円～5万円の間が金額相場となります。 |
| テクニカルスタッフ | 音響・照明・映像を中心としたテクニカルを管理するスタッフです。縁の下の力持ちとしてイベントの運営をサポートします。音響スタッフであればBGMをタイミングよく流したり、マイクの音量管理を行ったりします。映像スタッフであればムービーの再生やスライドの送り、配信を担当するケースもあります。イベントの規模感によってテクニカルスタッフの人数も変動していきます。1名当たりの平均単価としては、3万円～5万円の間が金額相場となります。 |
| 運営スタッフ（受付・誘導等） | 主に誘導や受付などのオペレーション作業を実際に行っていただくスタッフとなります。開催規模や会場の構造によって人員数も変わっていく為、必要人数に応じてアサインを行います。社内イベントの場合は社員様が担当することも多くあります。最近ですとタイミーのようなスポットバイトのアプリを使いスタッフを用意することも可能です。 |
| 司会者 | イベントの進行を担当するのが司会者です。社内イベントですと社員様が担当することも多いですが、外部への委託をすることも可能です。外部委託するメリットとしてはプロの司会者を配置することによりイベントの価値を高めたり、進行を円滑に行うことのできるメリットがあります。金額相場としては、5万円～が相場となっています。司会者さんの知名度等によって金額は大きく変動します。 |
会場費
会場の手配を外部した場合には、見積もりに会場費が計上されてきます。会場費はイベントの見積もりにおいてはかなりウエイトを締めますので見積もりに関しては把握しておきましょう。イベントの規模や会場のロケーション等によって金額幅も広くなります。適切な予算配分をするためにも会場選びは注意しましょう。
| 会場費 | 純粋な会場費用です。選ばれる会場によて金額は様々ですが多くの場合は1日貸し・時間貸しとなっています。利用時間に応じて金額も変わりますので当日の進行をイメージして会場を抑えていくようにしましょう。基本的にはロケーションが良くなれば金額は上がり、スペックが高くなれば金額は上がります。予算に合う会場を選んでいきましょう。 |
| 会場管理費 | 会場によって管理費設定がある場合とない場合があります。管理費設定がある場合は定額で設定されているケースが多く会場運営側の間接コストとして計上されます。その代わり会場担当者様からのサポートなども受けることができます。 |
| 会場機材費 | 会場の常設設備を使用する際の費用となります。主にプロジェクターやスクリーン、音響機材や照明機材などの基本機材を使用する費用です。会場に付帯されている設備によって金額の差がありますのでしっかり確認をしていきましょう。傾向として設備の新しい会場程機材費は高額の傾向があります。 |
| 会場テクニカル人件費 | 会場付帯設備を担当するスタッフの人件費です。テクニカル関係の人件費はイベント本番のオペレーション作業行う場合と、立ち合いだけの場合で金額が変わります。会場テクニカルスタッフの業務内容を確認の上依頼をしていくようにしましょう。 |
| サービス料 | ホテルを利用した場合、ホテルのサービス料が計上されます。ホテルによって10％～20％の間で計上されます。ホテルの格によっても金額が変わるので、確認をするようにしましょう。 |
| 飲食費 | 会場で飲食を手配する場合計上されます。お食事や飲み物、お弁当などの手配が含まれます。会場によって指定業者がある場合もありますので確認を取るようにしましょう。 |
機材費（音響・映像・照明）
イベントに必要な音響や照明、映像機器のレンタルにかかる費用です。これらの機材はイベントの成功を左右するため、信頼性の高い機材を選び、適切な予算を確保することが求められます。イベントスペックや実現したい内容によって機材が変わります。特にハイブリッド開催などで配信が絡む場合にはバックアップなども含めて機材費が多くなる場合があります。機材費の詳細は見積もりの項目のスペックを確認していきましょう。細かい機材の部材などは項目上まとめられていることもあります。
装飾・造作費
イベントの世界観を作る為に会場の装飾を行う場合に見積もりに計上されます。ステージ上にバナーを吊ったり、パネルを設置したりレッドカーペットを設置したりと実施内容によって金額は大きく変動します。見積提出時にはプランが書かれた資料等もあるはずですので見積もりと合わせて確認していきましょう。ステージ以外にもホワイエ部分での設置物や企画展等がある場合には費用計上されます。
制作物（進行台本・映像・PPT・BGM等）
イベントコンテンツの制作物です。スクリーンに投影したり、BGMとして流す音源などコンテンツに当たる部分がメインとなります。またそれらコンテンツをどのタイミングで流すのか？どのような運用方法をするのか？などは進行台本に沿って実現されます。主な制作物をご紹介します。
| 運営マニュアル | イベントの運営に関する情報をまとめている資料となります。会場のレイアウトやリハーサル・本番スケジュール、必要備品などオペレーション等が整理した書類です。イベントには多くのスタッフが関わります。このマニュアル情報を基に各セクションの担当者とすり合わせを行っていきます。製作金額はイベント規模によって大きく変動します。おおよそ10万円くらいから予算相場となってきます。 |
| 進行台本 | イベントの進行を整理したものです。台本の精度の高さはイベントの精度の高さと比例します。司会者のセリフに合わせて各テクニカルスタッフの行動を整理していきます。社内で制作することもできますが、担当者が制作する場合かなり時間が取られる傾向があります。もし外注できるのであれば台本の外注は検討してもよいかと思います。おおよその制作単価は5万円～が相場かと思います。台本の初稿を整理してもらうだけでも生産性が上がります。 |
| 映像（ムービー） | オープニングやエンディングなどイベントのメリハリや進行の流れを作る上で映像は活躍します。映像の有り無しによってイベントの雰囲気は大きく変わりますので制作の検討は一度は必要になるかと思います。社内で制作するという方法もありますがかなり工数も取られますので映像は外注をお勧めします。制作費用も撮影の有無やカメラの台数などの素材の設定によってかなり金額幅がありますので予算を抑えたい場合には構成などを整理することをお勧めします。 |
| スライド | スクリーンに投影するパワーポイントなどのスライド資料です。受賞者のお名前を表示したり、進行のタイトルを出したりします。オンラインの配信がある場合にはテロップを出したりと演出要素も加わってきます。こちらの制作もデザインや工数によって変動しますので制作内容はすり合わせを行ったうえで見積もりを依頼することをお勧めします。 |
| BGM | イベントの正解感を作るのにBGMも欠かせません。台本に沿って必要なBGM音源を用意しタイミングよく流すことのできるように音量の調整やきっかけを編集します。意外と参加者目線では気づかないところではありますが、参加者の方にとって聞き心地のよい環境を作る為には大切な作業となります。イベントのボリュームによって制作費は変動しますので確認をするようにしましょう。 |
制作に関する部分は、イベント会社によって内部で制作しているのか？外注しているのか？によっても費用が変わります。ご注意しましょう！
その他費用
イベントの業務は幅広く手配するものなども企画に応じて様々です。以下には発生しやすい項目をピックアップさせていただいています。是非参考にしてください。
| ケータリング費（飲食費・ドリンク費） | 飲食関係が伴うイベントの場合はその実費として計上されます。お食事の場合は単価×人数、ドリンクの場合は飲み放題なのか？実数計算なのか？によっても金額が変わってきます。ホテルでの開催の場合はお食事やドリンクにサービス料が加算されますのでご注意しましょう！ |
| 移動交通費 | スタッフの移動交通費となります。遠方の場合は新幹線や飛行機の実費、宿泊が入る場合にはその費用も計上されます。なるべく現地で手配できる人は現地手配をお願いし費用は最低限にしてもらえるように相談してみましょう。 |
| 保険料 | 野外イベントや運動会などの場合イベント保険に入る場合があります。ホテルやイベントホールで社内イベントを行う場合に保険を掛けることは少ないですが、中止保険等かける企業様もいらっしゃいます。もしご入用の場合は担当のイベント会社に聞いてみることをお勧めします。 |
| 許認可費 | イベントの安全を確保するために必要な警備や消防、許可申請に関連する費用です。これらの費用は、イベントの規模や内容に応じて変動します。適切な法令遵守費用を計上し、安全でトラブルのないイベント運営を目指しましょう。幕張メッセのような大型施設の場合警備員などの手配が必要になります。ご注意ください。 |
| 雑費 | 費用項目としては算出しずらい項目を雑費として計上していることがあります。例えば書類の印刷に関する費用や細かい備品などの費用などが雑費には含まれます。雑費に関して、あまり大きな金額を計上していることはないと思いますが気になる場合には聞いてみましょう。 |
| タレント手配費 | 社内イベントに特別ゲストとしてタレントを呼ぶこともあります。ゲストを招致するにはタレント自身の費用とは別に関係するスタッフの費用も別途計上されます。メイクやマネージャー、歌手の場合はバンドメンバーなどが該当します。歌手の場合は音響環境の指定などがある場合もありますので所属事務所への確認が必要です。かなり細かく設定されている方もいますのでご注意ください！予算はまさに未知数です！ |
| 特殊演出費 | 特効演出などを中心とした特殊演出の費用です。CO2を発射したり、銀テープを放ったり、イベントを盛り上げるためには必要な項目にもなります。実施の有無も含めて相談の上決定していきましょう。特殊な機器を使う場合専門の技師が必要になります。 |
| 営業管理費 | 営業管理費として、全体の金額に対して管理費がかかっているケースはあります。例えば制作に関する間接コストや直接見積もり項目には計上されていない工数などが営業管理費として計上されています。担当する企業によって考え方は違います。おおよそ10％～20％の間が相場となっています。 |
キャンセル費の考え方
イベントをキャンセルするときもあるでしょう。急な業績変動・急なスケジュール変更、突発的な出来事など経営判断としてキャンセルをする可能性も0ではありません。契約後にキャンセルや変更が発生した場合、キャンセル料や変更料が請求されることがあります。これらの費用は契約時にしっかり確認し、条件を理解しておくことが重要です。予期せぬキャンセルや変更によるリスクを最小限に抑えるため、契約書の内容を詳しく確認しておきましょう。ただやむを得ない理由の場合には相談の上決定することもありますのでまずは相談してみることをお勧めします。
最後に、見積もりの確認すべきチェックポイントを解説していきます！
確認すべき見積もりのチェックポイント
ここまで見積もりに関して解説させて頂きました。見積もりは各社フォーマットが違ったり項目が違ったりしますので純粋な比較検討はしづらい部分があったりします。その為見積もりをチェックする際にはある程度信頼のおけるイベント会社様に聞いてしまうのが一番安心です。おそらく同じ要件で見積もりを作成しているのでどの企業も大きな差はないはずですが、しいて差が出る部分は企画費であったり、デザイン費であったり無形な部分の費用が大きく変わってくるはずです。この辺りを中心に確認していけば、そこまで大きなトラブルや事故にはならないかと思います。特にデザインなど自社にデザイナーがいたり、キービジュアルが決まっている場合などは社内で制作することも検討の一つとして考えていきましょう。
複数社の見積もりを比較検討する際には、大きくカテゴリー分けを来ない見積もり項目を分類してみましょう。そうすると各社の強み弱みも見えてきます。例えばこのような形でお題カテゴリーを決め見積もりを分解してくとより明確になりますね！是非参考にしてみてください。
- 企画設計費
- デザイン費
- 映像制作費
- 当日人件費
- 機材費
- 会場費
- 飲食費
- その他
予算を削減するポイント！
最後に予算を削減するポイントです。イベント会社から出てきた見積もりが意外と高いなぁと感じたことはありませんか？思ったよりも見積もり金額が上振れていてそもそも外注の検討ができなくなった・・・。などのこともあるかもしれません。そんな時にまず検層する予算削減ポイントをいくつか解説していきます。
①開催スペックの見直しを行う
まずは開催スペックの見直しをしましょう。いきなり0→100の判断は難しいものです。企画をした以上何とか実現したいという思いは必ずあると思います。その思いをより実現の方向に近づけるために必要なのがスペックの見直しです。例えば照明の灯数を削減したり、プロジェクターの光量を下げたりなどわかりやすく金額変動し、且つ調整の利く項目から見直しをかけていきます。これだけでも予算の捻出が可能だったりします。一般的にイベント会社から出てくる見積もりはいろいろなリスクやプロ目線のスペックでの提案となります。しかし実はそこまで必要ないかも・・・という判断もあるかもしれません。ここは勇気をもって相談していきましょう。しっかり聞いてくれるイベント会社に相談すべきです。
②社内の誰かに制作を頼む
もし社内に映像の編集ができたり、パワーポイントの制作ができる方いらっしゃたら相談してみましょう。業務量的に対応可能であればお願いすることも一つの手です。もしくはフリーランスの方に相談することもできますが、担当者さんの指示を出す工数は増えてしまいますのであまりおススメはしないです。どうしても社内のリソースが足りない場合は、イベント会社さんに相談してみましょう。例えばテンプレートを使用するなどで制作コストを落とせるかもしれません。
③当日のスタッフ業務を分担する
当日の運営スタッフ・進行スタッフを社員様にもご協力いただく事で予算削減は可能です。主に受付や誘導などの運営業務がメインとなります。また舞台進行のスタッフやピンスポットなど簡易な機材操作を社員様にお願いすることで全体予算を削減することも可能です。私たちGROWSにおいてもクライアント様と協業させて頂き予算調整をし開催をすることは良くございます。
④食事の単価・発注数を見直す
食事の単価や発注数はわかりやすく予算調整できる部分でもあります。例としては立食パーティーの食数を少し減らす、ドリンクの種類を減らすなどで予算調整が可能な部分でもあります。予算を見直す際には食事などは項目として考えておきましょう。会場の指定業者やホテルなどの場合は調整が難しい場合もありますので、相談してみましょう。
⑤最後は相談！
最後は、思いをしっかり伝えたうえで各所相談しましょう。ご担当者様の熱意に勝る交渉の切り札はないかもしれません。一緒にイベントを成功させたいと願い協力パートナーさんであれば試行錯誤してくれるはずです。是非最後は熱意を伝え、相談してみることをお勧めします。私たちもクライアント様と一緒にイベントを作り上げています。予算の関係で妥協するよりは、できる方法を考える。出来ないといわない！この精神でイベント制作を行っています。社内イベントにお困りの際は是非ご相談ください。
最後に
社内イベントの運営には様々な準備が必要になります。GROWSでは様々なイベントのサポートを行っています。すべてを網羅させるワンストップサービスを是非ご利用ください。
イベラクの紹介
なかなか外注が厳しい！という企業様向けに定額制のイベント制作サービスイベラクも運営STARTしています。
是非、ご興味のある方はご相談ください！
様々な企画のナレッジも豊富もありますので是非ご相談くださいませ！イベントプロデューサーがサポートいたします！
是非、お困りごと課題感などがございましたら、ご連絡待ちしております。
お問い合わせはこちらから
