社内表彰式の開催が決まりました！運営方法を模索しています。教えて頂けますか？
かしこまりました。社内表彰式の運営には決めることや確認することがたくさんあります。プロ目線で解説していきます！
社内表彰式には多くのメリットがあります。しかし同時に準備が発生したり、絶対に失敗できないというプレッシャーも重なり準備期間の過ごし方は慣れていないと大変なことも多数あります。この記事では、社内表彰式を運営するにあたっての欠かすことのできないポイントを解説していきます。是非参考にしてください。
社内表彰式はなぜ開催されるのか？
社内表彰式は、1年間に1度など一定期間のサイクルで開催されることが多い社内行事です。社内の評価基準に沿って高い成果を挙げることのできた方を称え賞賛。そして明日からの活力にしていただくきっかけを作ることが一番の目的です。また授賞されなかった方たちへも次は自分たちがステージ上で表彰されたいという思いを持っていただき明日からの行動が変わることを期待します。
会社全体で行うことで、1部署の表彰ではなく、全体で祝う文化づくりに役立ちます。
社内表彰式を開催するメリットを整理
社内表彰式を開催することで、働く社員のモチベーション向上や会社の大切にする基準などが明確に伝わります。開催意義を整理していきます。
社員のモチベーション向上
会社の業績に高く貢献した方、全体に影響を与えたプロジェクトをやり遂げた方など何かを成し遂げた方に対して賞賛をします。賞賛することを本人たちにとってモチベーションの向上につながりますし、
惜しくも授賞を逃した人たちにとっても、よし！頑張ろうという気持ちを高ぶらせる効果があります。会社から表彰された社員は、自分の頑張りが報われたという事で会社にしたいしてのロイヤリティも向上します。
社内評価の浸透
会社の評価制度を理解している人は意外と少ないものです。一言一句理解している人はまずいないでしょう。社内表彰式での表彰基準は会社の定める評価基準に乗っ取って決定することが一般的ですので、受賞者が発表されるという事は、必然的に会社の評価基準を社員に伝えていくことになります。
特に表彰式の現場においては、受賞された方がなぜ受賞されたのか？何が推薦ポイントだったのか？を明確に示していきましょう。この部分がふわっとしていると納得感を得ることができず全体の指揮も上がりづらくなってしまいます。
ビジョン・ミッションの浸透
全社員が集まる場面だからこそ、会社の大切にしているビジョンやミッションを全体に伝える場面としては最適です。受賞者のスピーチの他にメッセージ性のある映像を用意したり、全体にビジョン・ミッションを伝える場を作ることで表彰式はより輝きます。表彰式の冒頭やエンディングなどで全体に伝える仕掛けを入れると社員の皆様の印象にも残りやすく効果的です。
社員間のコミュニケーション
社内表彰式は全社員が集まります。1年に1回会う懐かしい顔ぶれもきっとあるはずです。部署の垣根を越えて会話ができる場面としてはとても有効的な場所です。大きい会社になればなるほど部署ごとの連携が不足しがちです。懇親会などをセットし他部署との連携の時間を取ることで全体の業務効率が向上していきます。部署間の連携がとりやすい環境を作っておくことは会社運営においても重要なことです。
社内表彰式の制作のフロー
社内表彰式が会社にとって大切なイベントという事は理解いただけたと思います。その為社内表彰式の開催に当たっては綿密な準備が必要となります。準備の制作の流れを順を追って解説していきます。
- 社内表彰式の概要決定
- 社内表彰式の目的の整理
- 会場候補出し/下見/決定
- 進行表の作成
- 台本/運営マニュアルの作成
- 授賞対象者の決定
- スライドや映像などコンテンツ制作
- リハーサル
- イベント本番日
- 振り返り
上記フローを意識し社内表彰式を組み立てていくと動きやすくなります。一つずつ解説していきます。
１．社内表彰式の概要決定
まずは社内表彰式の概要を整理していきます。開催の日時から始まり、おおよその参加人数、開催の仕方などざっくりベースの企画をまとめます。概要の段階では詳細を詰めることはできないので大きな項目だけお設定しましょう。主に概要として決めることは、
- 開催日程
- 参加人数
- 会場の場所（ロケーション）
- 開催方法（オンライン・オフライン・ハイブリッド）
- 本番時間イメージ
この辺りを整理しておくと次の工程に進みやすくなります。
2．社内表彰式の目的の整理
概要をまとめるのと同時に目的の整理を行いましょう。会全体としての世界観や雰囲気をどのように作るのか？にも影響してきます。特に懇親会をセットするかしないかなどは目的とも紐づいてくる部分がありますので、今回の表彰式を何を目的にしているのか？を明文化しておきましょう。プロジェクトメンバーが増えてきた時など一つの指針として全体に共有もできるようになります。
3．会場候補出し/下見/決定
会場の候補出しも早めに動くようにしましょう。参加人数に合わせて会場の必要スペースも大きく変わります。社内会議室で行う場合も早めの予約を進めておくことお勧めします。特に外部会場を使う場合ですが、本番日程よりも3ヶ月以上前から動き出した方が良いかと思います。開催規模によっては半年、1年前から動き出す必要もあります。3月末決算の企業の場合、4月や10月は開催需要が高まりますので早めのアクションをお勧めしています。
こちらの記事もご覧ください。
社内イベントを企画する際には、ココをを確認！イベント会場の下見の仕方
会場を決定敷くプロセスの中で下見は必ずついてきます。下見のポイントを押さえて抜け漏れのないように確認するようにしましょう。
4．進行表の作成
下見の際に進行表もあると便利です。進行表という言葉だったり、プログラムと呼んだりしますが本番時間の使い方を整理しておくと下見時にスムーズです。多くの場合会場担当者から色々とヒアリングを受けます。その際に何も決まってません！となるよりは暫定でも進行表が決まっていた方が話がスムーズに動きます。進行表仮のもので結構ですので早めに着手することをお勧めします。
5．台本/運営マニュアルの作成
進行表が決まり、会場が決まったくらいのタイミングで進行台本や運営マニュアルを整理していきましょう。運営マニュアルに関しては会場の図面レイアウトやリハーサルなどのスケジュール、必要な備品やスタッフリストなどイベントを運営するにあたって必要な情報を整理していきます。
台本に関しては進行表をベースに司会者の原稿に落としこんでいきます。司会台本の良し悪しで社内表彰式のクオリティも大きく変わりますので、是非下の記事もご覧いただき参考にしていただければと思います。
成功を決める進行台本！社内表彰式の台本づくりのポ イントは？具体例も紹介
プロが作成するイベントマニュアルを公開！イベントの成功はマニュアル作りから
6．授賞対象者の決定
いよいよ授賞対象者の決定です。企業によって決定タイミングは様々かとおもいます。本番間近に決定する企業様の場合は、受賞者決定から台本への落とし込みまでの時間が短くなるケースもありますので、ご注意ください。受賞者の数が多い場合などは情報の整理にも時間が必要になります。受賞者情報は絶対に間違えてはいけない情報となりますので確認には時間を割き事故トラブルのないように社内確認を進めていきましょう。
7．スライドや映像などコンテンツ制作
受賞者の決定に合わせてスライドの制作や映像の制作などが動き出します。受賞者を紹介するアタック映像などを制作する場合にはお写真を集めたり、コメントを集めたりとバタバタするケースも多くあります。受賞者決定後に動き出す必要がある為納期も短くにある傾向がある為事前にフォーマットの作成やテンプレートの作成をしておくことをお勧めします。最後映像素材を流しこめばOKの状態までスタンバイできてれば最高です！
8．リハーサル
リハーサルは本番の出来を左右する最後の仕上げの時間です。製作した映像のチェックや段取り確認などを入念に行います。テクニカル的な部分と司会者のヨミ原稿がメインになりますので時間を分けて確認することをお勧めしています。映像のタイミングやスライド切り替えのタイミング、BGMの音量や照明の明るさなどリハーサルで確認するべきことは多くあります。前日に会場が予約出来ている場合は前日に諸々の確認を終わらせることで安心して本番に挑むことができます。ただ1日でリハーサルまで完結させるケースも多いので時間の使い方は有効に行いましょう。
9．本番
いよいよ本番ですね！本番は準備しきった内容をしっかりと披露する場です。取り返しのつかない事故にならないように事前の確認は入念に行うようにしましょう。本番は時間管理も必要な為、現場での判断もたくさん必要となります。
やることもり沢山なんですね・・・
社内表彰式の開催でおすすめの会場はありますか？
会場のおすすめは、開催の規模や企画に応じて変わるので一概にお勧めは難しいのですが、天井高がある会場になればなるほど表彰式の雰囲気や格は上げることができます。天井高が4mくらいの会場の場合、社内の会議室に近い雰囲気になります。逆に天井高が6mほどになってくると開放感もあり華やかさが増していきます。ただ天井高が高くなるにつれて会場費も上がりやすくなるのでバランスの見極めが大切になってきます。
社内表彰式の開催には、イベントホール・ホテル・結婚式場などがおススメです。
社内表彰式のおすすめの演出はありますか？
社内表彰式はいつも通り開催するとマンネリ化しやすい傾向があります。基本的には授賞の発表→登壇→授与→コメントがベースとなり繰り返されます。流れが型になり良い面もあるのですが、同じ流れが続くと参加者目線で見ると飽きてしまいます。演出の工夫だったりコンテンツの工夫が求められることも社内表彰式の特徴です。映像や照明などの演出効果を使用し盛り上げることも検討してみると良いかもしれません。
こちらの記事では、盛り上がる演出のご紹介をしています。
まとめ
今回は社内表彰式の運営に関してご紹介させて頂きました。社内表彰式は会社にとっては一大イベントです。そして担当者にとっても絶対にミスの許されない緊張感のある場面です。参加する皆にとって最高のステージを用意するにはしっかりとした準備が不可欠です。GROWSでは、社内表彰式の企画段階から当日の運営までトータルでサポートさせていただいています。
また、なかなか外注が厳しい！という企業様向けに定額制のイベント制作サービスイベラクも運営STARTしています。
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