社内イベントのディレクションって何をすることですか？
イベントディレクションは業務範囲が広いので解説しますね！
今回は、社内イベントに置けるディレクションについてご紹介させて頂きます。ディレクションという言葉はよく耳にしますが、実際何を刺しているのか？は意外とわからないものです。
ディレクションという言葉の中に入るものを整理し業務を明確化していきましょう。
そもそもディレクションとは？
ディレクションという言葉をよく耳にします。ディレクションとは何なのか？まずは言葉の意味を理解していきましょう。ディレクションとは、プロジェクトメンバーに各指示を出しプロジェクトを成功に導く業務のことを刺します。つまり、ディレクターという仕事をは、プロジェクトを成功に導く人という事になります。
イベントディレクターという言葉に置き替えると、そのイベントを成功に導くための先導者として企画を進めていく役割を担います。社内イベントに置いては全社員に影響するほどの大きなイベントとなりますのでその責任は大きく、やりがいがある反面プレッシャーもあるポジションともいえます。
社内イベントのディレクターは何をするのか？
イベントのディレクターは、イベントを成功に導くための先導者という表現をしました。実務的にみるとイベント全体の取りまとめ役にあります。イベントの準備には多くの人が関わり、多くの情報が飛び交います。議論することもあれば、決断していくことも必要になります。それら多くの情報を取りまとめ抜け漏れなく対応していくことが求められます。
社内イベントの場合に置き替えると、社内の調整業務や各報告やアサイン、外部パートナーとの連携、制作の進行管理や外注手配などがお主な業務となり、ディレクターに全ての情報は集約されます。
多くの場合、担当者1名が企画のボールを持つことも多く一人にかかる負担は大きくなる傾向にあります。
イベントディレクターとプロデューサーの違い
社内イベントにおけるプロデューサーとディレクターの違いを教えてください！
イベントディレクターとイベントプロデューサーの違いは、明確に分けるとプロデューサーは0→1をする企画担当、ディレクターは1→作り上げる制作担当です。ただ社内イベントに限るとこの2つの役割を兼ねることが多くあります。企画も制作進行もまとめて担当者が担うことが多いため、業務過多になる傾向があります。企画が得意な人と形になることが得意な人が違うように同時に2つの力をいきなり備えるのには、ハードルがありますよね。
社内イベントに置いては、規模感にもよりますがディレクター的なポジションでの仕事の方が割合が多くなることが多くなります。どうしても業務量が膨大となり目の前のタスクに追われてしまうからです。
結果として企画部分が弱くなってしまい、毎回同じコンテンツになりマンネリ化していくという悪循環を生んでしまうのです。一般的なイベントと違い社内イベントは毎年開催されることが多くあります。決まったサイクルで行われるため、マンネリ感も出やすくなります。ディレクター業務をスリム化させ、プロデューサー業務に移行していくことが、良い社内イベントを作り上げるうえで大切なポイントです。
社内イベントディレクターのやること5選を解説
①社内調整
社内イベントにおけるディレクターに一番ウエイトのあることは、社内調整業務です。社内調整業務がスムーズに進めば社内イベントのディレクションとしては、8割クリアできているといってもOKです。それほど社内調整には時間がかかります。社風にもよりますが社内調整には時間がかかったり、決裁を取っていく必要があります。そして受賞者情報を各部署から取りまとめたり、当日運営を協力いただくスタッフに依頼を出したりと細かい調整業務が実はたくさんあります。移動宿泊の手配を行ったりするとさらに業務が脹らんでいく場合もあります。
②外部調整
社内調整以外にも社外の方との調整業務も多く発生します。会場担当者とのすり合わせや下見、イベント会社への発注や機材の選定、映像制作会社との打ち合わせなどイベントを作り上げるうえで必要な協力パートナーとの調整が発生してきます。開催規模が大きくなればなるほど外部パートナーとのすり合わせの時間も必要になってくるため、時間確保が必要になります。また専門用語や専門知識も必要になってくるため、一定の情報は持っている状態でないと会話に時間がかかりがちです。基本的に外部パートナーはディレクターの指示に対して動く形になりますので明確な指示出しが必要なります。
特に映像制作など企画要素の高いものは具体的な指示を出していかないとアウトプットが全然変わってきてしまいます。イメージとなるような参考動画を用意したり、構成書を用意したりなど必要になりますので、打合せ前の下準備にも時間がかかります。
③制作スケジュール管理
イベント本番日までの制作タスクの作成と追いかけがディレクター業務と必要になります。様々なタスクが発生する社内ベントの制作ですのでタスクの種類も様々です。様々なタスクや多くの関わるスタッフの業務を管理していくには制作スケジュールの作成と管理はマスト要件ともいえます。一覧にしたタスク表に日付を起こしこみ、消し込んでいく習慣を付けましょう。スプレットシートなどを使いプロジェクトメンバーと共有していくと制作のフローが可視化され抜け漏れが減っていきます。イベントの特性としては、本番日が近づくにつれてタスクの量が2次関数的に増えていきますので、細かい消込が必要になってきます。
④クオリティ管理
社内・社外含めて多くの方が関わります。それぞれから出てくるアウトプットのクオリティ管理を来なうこともディレクターの仕事です。デザインの統一や色味を合わせたりフォントを合わせたりとクオリティの管理が必要になります。デザインのばらつきはイベント全体のばらつきにもなります。またディレクターの納得するクオリティでイベントを設計することがディレクターのこだわりでもあり意志を持つ部分でもあります。イベントを成功を担う役割としてクオリティチェックは欠かせません。
⑤予算管理
社内イベントの制作には予算が必要です。様々なところから上がってくる見積もりや領収書を取りまとめ、全体の予算管理を来なうこともディレクターの仕事です。主に会場費や会場機材費、イベントの外注費や各制作物の費用などが挙げられます。参加する社員の方の移動交通費などの予算管理も必要となりますので1つのイベントでもかなり大きな予算を動かすケースも少なくありません。大切な予算ですので大切に使えるように予算管理も忘れずに行っていきましょう。予算枠などはあらかじめ設けて置きプランニングしていくことをお勧めします。
社内イベントディレクターの醍醐味
イベントのディレクターって大変そうですね・・・
イベントディレクターの業務はやることの業務範囲も広く確認事項や調整事項も多くあるため大変です。特に会社にとって大切な1日を預かる身としては、緊張の連続の日々があります。ただイベント本番日に参加している社員の方の楽しそうな姿や事後アンケートなどで頂く感謝の声は何物にも代えることのできない喜びがあります。その喜びを戦闘で味わうことができるという事も社内イベントディレクターのやりがいともいえるかもしれません。
まとめ
最後に、社内イベントディレクターの仕事を成功に導くためのポイントをご紹介いたします。ポイントは一人で抱え込まないという事です。責任感の強い方、やり切る意思の高い方は抱え込んでしまう傾向があります。社内にも社外にも困っているときは仲間を集めましょう。ディレクターを担う担当者の方がしっかり意思を持っていれば助けてくれる人はたくさんいるはずです。
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