社内イベントは、本当に外注することが良いのですか？
そうですね。イベント会社の僕らからは言いずらいのですが、今回は敢えてお伝えしていきます！
タブーではないですが、敢えてイベント会社の私の意見を解説させていただきます。
社内イベントは本当に外注が一番いいのか？
この問いに対して、外注が100％良いですとは、この場では言わないようにしたいと思います。
これは私の体験談からの考え方ですので、すべての答えではないことはご了承ください。そしてポジショントークをするつもりもありませんのでフラットに読んで頂ければと思います。
私は、過去ある企業のイベント実務の担当者として勤めておりました。もちろんその会社は全てのイベントごとを社内リソースで行うことが前提の会社であり、会場の椅子を並べたりテーブルを配置したり、プロジェクターを繋いだり、シナリオを作ったりとイベント業務にまつわることは全て社内で行っていました。
外部会場を借りることもありましたが、プロジェクタースクリーンの設置以外のオペレーションは自分たちでやっていました。これは私にとっても良い経験ですべての業務を理解することができとても有益でした。そして一緒に準備を行っている仲間とのコミュニケーションも非常に密になり社内のプロジェクトチームは、活性化していたと思います。
新入社員の中からもイベント運営にかかわりたいという声が上がったりと人気の部署でもありました。
ここまでの話では、社内のリソースで行う事のメリットを感じていただけるかと思います。つまり規模によっては社内リソースで行った方が社内イベントの本来の価値でもある
チームワークや組織コミュニケーションという観点では、メリットが大きくなります。
社内イベントの内製運営にハードルがあったことも事実でした
ただ一方、本番間近のタイミングや、その他業務が重なっているときにはかなり遅い時間まで準備をしていたことも覚えています。準備が終わるまで終わることができない。このイベントのプレッシャーを感じたことのある方もいると思います。
おそらく現在社内で内製している会社に勤めている担当者の方は同じ気持ちではないでしょうか？
物事はメリットデメリットがありますので、良い面の裏側にはこのような事実があることも忘れてないけない事です。
外注しなくても社内イベントは開催できる。
本来、社内イベントは外注しなくても運営することはできます。一部会場のテクニカルスタッフさんがいてくれれば、おそらく問題なく会を進めることはできるでしょう。いつも担当している方であれば、ある程度社内ナレッジが蓄積されていて対応も可能になってきていると思います。最近は便利なツールも多くあるのでツールを使いこなすことでクオリティ高いコンテンツを作ることも比較的容易になってきています。
社内イベントって社内リソースで行った方が良さそうですね！
そうですね。ある一定規模までは社内で行った方が良い面が多いかもしれません！
どの様なシーンで社内イベントの外注を検討するのか？
どの様なシーンで外注を検討した方が良いか？を解説していきます。ある一定の規模感や企画においては社内リソースで行った方が良い面が多い社内イベントですが、ある条件下では外注の方が良い場面も出てきます。
会社が急成長中で対応しきれない
これは会社にとってはうれしい状況です。ベンチャー企業様ではよくある話ですが組織が急拡大する最中は、ドンドン人が増えていきます。そしてドンドン会社のDNAは薄れていきます。このような環境下で社内イベントを開催している企業様は多くいらっしゃいます。私たちも急成長中のベンチャー企業様のお手伝いをしておりますが一気に人数が倍になったりもします。組織課題も常に変わり、いつも同じが通用しなくなってきているフェーズでは社内イベントの重要性は増し、業務も煩雑になってきます。このようなシーンでは私たちのようなイベント会社に相談した方が良い場面かもしれません。
社員数が300名を超えてきた
社員数が300名を超えてくると外注は検討しなくてはいけなくなってきます。300名ほどの人数を社内収容できるケースは最近少なく、外部会場が必須になります。また300名規模になると社員同士の顔が分からなくなってくる傾向があり、一人一人の価値観にずれも生じてきます。そして規模も大きくなりつつあるので運営メンバーにも人数を割くこととなりますので、全員での参加場難しくなってきます。仮に30人が運営スタッフにかかわったとすると約10％の方が参加できなくなってしまいます。
せっかくイベントを開いても参加できない人の割合が高くなっていっては本末転倒の為、外注を検討した方が良くなります。そして価値観もばらつきだすので、当日の映像や企画にもプロの目線があった方がよりイベント全体の価値が上がります。
担当者が一人しかない/少ない
このケースはもはや外注一択になります。社内イベントのプロジェクトが組めない場合には外注する選択肢をとる必要が出てきます。前任者が辞めてしまった。担当部署の人員が減ったなど組織による状況変更は外注を検討するタイミングになります。
確かにそうですね。状況によって選択肢が変わるんですね。
メリットデメリットという考え方ではなく、現状に合わせての判断が大切ですね。
社内イベントの外注・内製は現状の組織に合わせることが大切
社内イベントの設計においては、現状の組織を正しく把握することが一番大切です。今はみんなで作りこんだ方が良いのか？業務分担を行い外注を検討した方が良いのか？社内で議論が必要です。
イベント会社に相談すると素敵な提案をしてくるはずですが、その提案通り行うことが必ずしも会社にとってプラスかは正直わからないこともあります。予算という考え方だけではなく、組織運営においてどちらが良いのか判断してくことをお勧めします。
ある企業様の事例のご紹介
ある企業様の事例では、毎年プロジェクトメンバーを持ち回りの交代制で行っている企業様があります。全社総会という1年で一番大きなイベントを持ち回りのプロジェクトで行い、なるべく全社員が関わるように設計されています。プロジェクトにかかわりを持つことで、会社のことを知り、仲間のことを考え、仕事が好きになる。そんな好循環を作り出しています。
私たちは、このプロジェクトに毎年はいらせていただき、全体のテクニカル面のサポートや細かい庶務業務などを行っています。企画やシナリオの本筋の部分は社内で行い、会場調整や当日のテクニカル部分は私たちGROWSがサポートしている体制です。この体制は、数年続いておりとても好評をいただいている座組となっています。
外注でも内製でもない、中間をとるという選択肢もある
今回のまとめとしては、外注・内製の2択に捉われずにその中間点で落としどこを作るという選択肢もあります。どちらがいいか？という話はどちらも良いので結論はありません。双方の良いところをＭＩＸさせ社内イベントの価値を最大限高めることが最も良いことだと私たちは考えます。
私たちＧＲＯＷＳは、外注の請負1本だけでなく、社内組織づくりを一緒にサポートさせて頂くイベント会社です。
是非そんな組織づくりにお困りの企業様はご相談ください。
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GROWSでは、社内イベントのサポートをしています。
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