【社内イベント】企画別の予算をと相場は?予算組みの際に抑えてほしいポイントの解説

Innerevent

イベントはお金がかかる!というイメージを持たれている方もいると思います。

イベントの開催にはいろいろな種類がある為一概に高い安いの判断もしずらいため相場が分かりづらいという状況があります。

専門的な言葉も多く見積もりを見てもよくわからないという現状があります。

今回の記事はイベント者の方には是非読んでいただきたい記事です!

 

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イベントの担当者なのですが、予算の考え方が知りたいです!

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かしこまりました!是非今回の記事を参考にしてください!解説させていただきます!

イベント開催毎、解説していきますので参考にしてください!今回は会場に関する部分は除いてご紹介していきます。

 

講演会やセミナー・シンポジウムは、50万円~200万円程

一般的にセミナーやシンポジウムの際には大掛かりな設備や施工はなくシンプルな開催になることが多いかと思います。

その場合、基本的には設計に関する費用・当日のサポート人件費がメインになってきますので外注費としては比較的抑えて開催することができます。

特にプロジェクターやスクリーンを会場常設設備を使う場合には極端に機材を使うこともないためシンプルな設計になります。

台本や運営回りの決め事も比較的シンプルになるので準備企画も短く済む傾向があります。

 

エントリーなどが絡む場合には事務局費用が発生してきます。事務局の運営に関しては受付のフォームの設計によって費用も前後してきます。

例としては、メールでのみ受付か電話受付もあるか?Q&A対応するか?など対応内容によって費用に差が出ますのでしっかり要件を整理していきましょう。

 

全社総会・キックオフイベントは、100万円~500万円

全社総会やキックオフイベントの予算は企業によってかなり差があります。シンプルにまとめている企業様もあれば、華々しく演出する企業様もあります。

社風も関係してくるところですので、良し悪しではありません。主催する企業様に取って最もコストパフォーマンスの良いと感じる金額で設計していけば問題ないと思います。

全社総会など表彰式が絡む場合には、映像を作ったり、プレゼンテーションがあったり、懇親会がセットになっていたりと複合的な企画になることも多くありますので、一概に費用感としては算出しずらい部分もあります。一般的な予算の考え方としては、

・参加人数×1万円=会場費でほぼ予算がいっぱいになる為、内制で行いあまり企画コンテンツの入れ込みは難しくなります。

・参加人数×2万円=外部へのアウトソース+少しコンテンツを入れることができます。

・参加人数×3万円=ある程度企画要素を入れた全社総会が実施できます。

目安を解説させていただきました。是非参考にしていただければと思います。

全社総会やキックオフイベントは会社にとって重要な1日です。

 

懇親パーティーはお食事次第!

社内で行う懇親パーティーの予算はお食事次第というのが正直なところです。お一人当たりの単価をどのくらいに設定するかで費用は大きく変わります。

また、ホテルなのか、イベントホールでケータリングなのか?でも単価が大きく変わってくるのでロケーションの影響もかなり受けます。

コンテンツに関する部分は、ゲーム企画やオープニングの映像や景品など企画次第で変動しますが、おおよそ50万円~100万円の間で予算を組んでおけば概ねはまってくるかと思います。

参加人数によってもかなり変動しますので、懇親パーティーは要注意です!

 

周年式典/パーティーは1000万!?

周年記念式典やパーティの開催に関しては1000万円などの予算を組まれることも多くあります。こちらも参加人数によって幅はあります。

周年式典やパーティーは、節目として開催されるため各企画にも予算と時間を割き設計されることが多くなります。

準備期間も長くなるため予算も上がりやすくなってきます。周年イベント際には1年前から準備に入る企業様も多くあります。

その為、制作期間が長くなるため費用として上がりやすくなる傾向があります。

 

演出やコンテンツによっても幅がありますので、是非ご相談ください。

 

 

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開催規模感によっても大きく変動するんですね!

 

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そうなんですよ。開催規模や人数、お食事の単価などに影響される部分も大きいのでしっかり確認してください!

 

やっぱり気になる予算の内訳の話

企画制作費

まず企画制作費です。主に業務設計や進行台本などの骨格となる業務となります。企画制作費においては、担当するスタッフの人件費などの業務量によっても変動していきます。

この部分は担当するイベント会社によっても差がかなりあります。大がかりなイベントになればなるほど業務設計の費用は上がっていきますのでお見積りを確認する際に気にかけるようにしましょう。

そして、この部分は社内で行うこともできなくはない為、自社のリソースと相談して検討することをお勧めします。

 

スタッフの人件費

イベントには多くのスタッフが関わります。当日の受付や誘導人員。ステージ進行のスタッフや音響や照明のテクニカルスタッフまでイベントには様々な役割の人員が不可欠です。

その人件費が計上されます。司会者を外注する場合にも費用が掛かってきますので何を自社でやり、どこを外注するのか?は検討いただき、総予算を設計してみると良いかと思います。

 

機材費

映像機材や照明機材など必要な機材があります。これら機材を会場から借りるのか?持ち込むのか?によって予算も変わってきます。

いつもより演出要素を増やしたり、照明を追加したりすると費用が加算していきます。セミナーなどのシンプルな会の場合はあまり大掛かりなものは必要ありませんが、

表彰式などの場合には大掛かりな機材を導入することもしばしばです。

 

コンテンツ制作費

コンテンツ制作費は、主に映像や資料などの費用になります。映像制作の費用は特にイベントの中でもウエイトが大きくなりますので、

制作本数をよく考え、進めることをお勧めします。むやみに映像を増やしていくと予算もかなり上がっていきます。

また、映像は制作期間も長くかかりますので準備時間を長めに設定しましょう。

 

社内イベントの予算を抑えるなら、これ一択

社内イベントの予算を抑える方法は、おそらくこれ一択かもしれません。それは会場費です。

会場選びは社内イベントに置いては、かなりのウエイトを締めます。会場費が割高な場所を選ぶと全体の予算ももちろん上がっていきます。

特に人気の会場は早めに埋まる傾向がありますので、会場選びは想定よりも1,2か月早く動き出すくらいでも丁度良いです。

動き出しの早い企業様は、半年前、1年前から動き出しをとっています。

予算を抑えたいなら、会場選びを早く動き、良い会場を抑える!これに尽きるでしょう!

 

まとめ

今回は、予算の考え方について解説させていただきました。イベントを企画する上で予算管理は切っても切れない要素です。

また予算が青天井なことはありませんので、限られた予算を効率的に使っていく必要があります。

このような予算管理も含めて、私たちGROWSはサポートしていますので、何なりとご相談ください!

 

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【企画】社内イベントの外注への丸投げは成功しない!外注時には制作体制を検討しましょう。

【外注】社内イベントの業務がアウトソースに向いている理由を改めて考えてみた

 

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