今度社内イベントの担当になりました。

不安なことが多いので、ご協力いただくこと可能ですか？このようなご相談をいただきます。

今回は、担当者になった時に陥りがちなミスについて解説をさせていただき、事故トラブルのない社内イベント運営ができるように

ご協力させていただきます！

 

 

社内イベント担当はいきなりやってくる？

毎年行われているイベントの場合、ある程度業務量も見えていますし、どのタイミングで開催されているかも予測できますので、

比較的準備は進めやすくなりますが、初めて企画として浮上した内容の場合、多くの場合突然降ってきます。

「○○の件、お願いね！｝

こんな比較的ライトな依頼から始まることも多いので、受けたのは良いものの意外と何からやっていいのやら・・。

という経験ありませんか？

もしくは、異動した部署でいきなり担当を任されました。

過去が分からないので困っています。このようなケースも耳にします。

 

社内イベントの業務は、結構いきなり来ることが多いのです。イベント自体が非日常なことですから、おのずと業務も非日常的なことが多くなります。日々行っている業務とはまた違ったことをすることになるので、思っている以上に時間がかかるという点が挙げられます。

 

陥りがちなミス①一人で抱え込えこむ

社内イベント業務の特性上、周りに相談する人がいないケースもあります。例えば表彰などが絡んでいてサプライズ要素が多いや、

新作発表や新ロゴ発表などまだ社内にはリリースしてない情報が飛び交ったりもします。

その為、あまり多くの人に相談を持ち掛けることもできず、情報がクローズな中で進みます。

 

また、会場の選定や機材の話。プログラムを決めたり、映像を作ったり、当日の人員計画やオペレーション、台本を作ったりと、

想定以上に業務量が多くなりがちです。結果的に一人で抱え込んでしまうとパンクしてしまいアタフタしてしまう・・・。

このような事例も起こります。

まずは、ご注意いただきたい点としては、一人で抱え込まないで社内でも外部でもよいので、一緒に企画を進めてくれるパートナーを

見つけましょう！

陥りがちなミス②スケジューリングが甘い

これも結構多いです。イベント業務は意外と準備期間が長いのです。

僕もまだこの仕事に携わる前は、普通に参加者として社内イベントに参加していました。

参加している側からすると、あまり準備のことなど考えたこともなく、良かったとか、悪かったとか感想だけでした。

しかし、実際にイベント制作の現場の仕事をしてみてわかったことは、思っていた以上に準備期間が長いという事です。

 

そして、しっかり時間をかければよいイベントになりやすいという事です。

無駄に時間を使う必要はありませんが、やはりカレーと一緒で煮込めば煮込むほどおいしくなります。

一つ一つの円周もこだわればこだわるほど意味を持ち、全体的に質は向上します。

 

これらを踏まえると、思っている以上に時間が狩りますので、なるべく早く動き出すこととスケジュールは余裕をもって設計することを

おススメしています。ある程度の規模感のイベントであれば約3か月くらいは準備期間に要します。会場の選定などが入るとさらに長くなります。

1年とか半年くらいのスパンで動くことも多いので、まだ先の話だし！的な空気もあり決まらないこともありますが、

まずはキックオフさせ、各タスクのスケジュールを余裕をもって行うことをお勧めしています。

 

【社内イベント企画】企画の考え方の秘訣をご紹介！社内イベント企画は「旅行の計画」と同じです！

 

陥りがちなミス③上司の承認

各担当者の方のポジションにもよると思いますし、会社の規模によっても違いますが上司の承認については早め早めで動きましょう。

色々なパターンがあることは承知していますが、ある程度70％くらいの企画段階で上司には一度目を通していただく事をお勧めします。

出来上がったものがひっくり返ると一気にスケジュールが乱れます。

上司の確認はなるべく早い段階で一度頂いておくと、その後のフローが円滑になります。

 

特にオープニング映像やエンディング映像など感性や主観が大切にされるようなコンテンツは早めの確認とを撮っていきましょう。

逆に、台本や受付、誘導などのオペレーションの部分はある程度固まってから共有の方が喜ばれます。

社内イベントの企画において大切なことは上司とのイメージの共有です。

 

過去の事例では、

イベント本番の現場でひっくり返った経験もあります。その時はかなりバタバタとなり担当者さんも疲弊していたことを覚えています。

 

陥りがちなミス④通常業務があり手がつかない

大体多くの場合、社内イベントの業務は兼任です。

兼任で動かす為、どうしても通常業務との兼ね合いで後手に回りやすくなります。実際行わないといけないデイリー業務とは違うので、

取抱える時間も遅くなり、残業しがちな業務のナンバー1ともいえるのではないでしょうか。

 

せっかくの1年に1度の全社員の時間を使う大切なイベントなので、これでは好循環を生むことはできません。

手がついてない！と思ったら一度社内で手を上げ協力者を募る、もしくは外注を検討しましょう。

 

【企画】社内表彰式の外注はどのくらい業務量が削減できるのか？実際の時間を計測してみた

 

GROWSでは、そんな担当者様をサポートすべく社内イベント専門スタッフをご用意していますので、

是非ご相談ください！

 

陥りがちなミス⑤去年と一緒で良い

次に、陥りがちなミスというか妥協についてです。去年と一緒でいいや。

この考えは少なくともあるかもしれません。基本的には昨年踏襲。

このようなフレーズが社内で飛び交う事ありませんか？昨年踏襲という言葉だけ捉え、昨年と一緒で良いと解釈すると、

特に企画に手を加える必要はなく、プログラムが一緒供捉えることができます。

 

仮に僕が参加者だったら、全く去年と同じ進行、同じ内容であったらあまり参加したいと思わないかもしれません。

運営側は昨年踏襲という一番コスパの良い選択肢をとったとしても参加している社員の方からするとワクワク感や楽しさは半減します。

これではせっかくコストをかけて開催しても本来の価値を生み出すことはできません。

昨年踏襲という言葉は、昨年の目的は踏襲であって、オペレーションや企画はブラッシュアップさせていくことをお勧めします。

 

 陥りがちなミス⑤社内の情報がまとまらない

社内でプロジェクトが立ち上がったはいいものの、なかなかMTGが開催できない！や決めることが決まらないという事が発生します。

この場合、その後の制作工程に影響を及ぼしてしまう為非常に準備が難航します。

 

私たちのクライアント様の中にも、そのようなご苦労をされているクライアント様もいらっしゃいます。

その時の対処法としては、定例会を設定しアジェンダをを決めていきタスクを消し込んでいくことがまず大切です。

MTGの目的を明確にしタスクを進めていきましょう。

また、各コンテンツ毎のリーダーなどを選定し、プロジェクトでの進捗を推進していくプロジェクトリーダーとしての動きを取ることが必要です。

 

特に社長のプレゼンテーションの資料や表彰式の受賞者などは本番ギリギリになることも多いので、早めの締め切りを設け

動いていくようにしましょう。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか？

今回はご担当者が陥りがちなミスをご紹介させていただきました。社内イベントの担当になると様々な業務が発生します。

いつも違う業務やわからない業務なども多くなかなか推進させることに苦労することもあるかもしれません。

この時には、外注の検討も視野に入れてみることお勧めします。

餅は餅屋の考え方で、社内イベントの制作をプロに任せることで、

担当者として本来やらなくてはいけない企画や社内調整の時間などを確保し、より生産性を高めることが可能です。

GROWSでは、様々な企業様の社内イベントのサポートを行っています。

お困りの際は是非ご相談ください！

 

GROWSでは、社内イベントのサポートをしています。

是非、お困りのことがございましたら、ご連絡待ちしております。

 

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