都内には多くのイベントホールがあります。イベントホールで社内表彰式を開催する企業様も多いと思います。
今回まそんなイベントホールで社内表彰式を行う場合の確認ポイントを解説していきます！
イベントホールって何？
イベントホールって何？
の定義に関しては明確に記載されたものはなありませんが、一般的には天井の高さが5ｍ以上くらいあり、天井のに吊バトンや演出機材がそろっている会場を一般的にはさします。
貸し会議室との一番大きな差は天井の高さに出ますので、明確分けようと思うと天井の高さが高い！とみていただければおお外しはしないでしょう。
何より天井の高さが高くなると、会場の大きさも大きくなる傾向があります。そのため開放感のある雰囲気の会場が多くイベントホールでの社内表彰式は非常に人気です。
都内の人気なイベントホールというと、ベルサール系列の会場が一番ポピュラーではないしょうか。
都内の山手線を中心に40か所以上の会場御展開しています。非常に使いやすく設備も整っているので企画を行う上でもよい会場かと思います。
僕らもよく利用させていただいています。
おそらく都内で一番大きなベルサール系列の会場は、「高田馬場」になります。1フロアで2000名程の収容力があるのでかなり大型の案件まで対応可能です。
ベルサール系列以外にも、ヒューリックホールなどたくさんありますので、是非企画の際には検討いただければと思います。
イベントホールで社内表彰式をやる際の確認ポイント
イベントホールで社内表彰式を行う際の確認ポイントを解説していきます。会場によって特性などはありますが、
大きな確認ポイントを抑えることで事故などは防げますので、ご理解していただければと思います。
| ①ロケーション | まずはロケーションです。一般的にイベントホールは駅近にあることが多いので、そこまで意識する必要はないかもしれませんが、駅からの距離、会場までの動線などは確認をしましょう。意外と場所が分かりづらい場合もあるので注意が必要です。ビルにテナントとして入っている場合は入館の時間に制限がある場合もあります。
アクセスなどWEBサイトでわかる情報は事前に取得することをお勧めします。 |
| ②会場の広さ/天井の高さ | 確認すべきは会場の床面積です。参加 人数に対して収容できるのか？をまず確認しましょう。おおよそ1㎡あたり1人計算をすればそこまでおお外ししませんので、目安として知っておくと良いです。次に天井の高さです。イベントホールの特徴としては、会議室と比べて天助の高さがあり開放感があることです。また天井高さがあると照明など演出の機材も吊ることができますので、会議室ではできないような演出要素の強い企画にも対応できます。 |
| ③プロジェクター/スクリーン | 基本的には会場備え付けのプロジェクター、スクリーンが多いです。これもイベントホールの特徴です。大体見積もりの中にプロジェクターの費用なども計上されています。なるべく会場の備品で使えるものは使った方が安価になりますので積極的に使用していきましょう。
ただ、会場によっては設備が古くプロジェクターの光量が低いケースがあります。その場合には持ち込みも検討していきます。ほかにはスクリーンサイズも4対3のケースもありますのでご注意ください。ちょっと古めの会場程要確認です！ |
| ④バトンの本数・昇降 | 美術バトンと呼ばれる吊もの用のバトンです。ムービングライトを吊ったり、ステージ装飾用のバナーを設置したりと使い方は多様ですが美術バトンが何本縦横に走っているか天井を確認しましょう。演出の幅が大きくかあります。
またバトンの昇降ができる場合とできない場合があるのでこちらも要確認です。最近はだいたい昇降しますが設備が古い会場の場合、降りないケースもあります。その際には、昇降機などを用いて設置が必要となり、設営時間が伸びますので要注意です！ |
| ⑤ホワイエの利用 | ホワイエがあることが一般的です。この辺りも会議室とは大きく違う点かもしれません。貸し会議室の場合部屋の中のみになることが多いですが、イベントホールの場合にはホワイエも付帯ででついていることが一般的です。受付を作ったり、展示をしたり、照明を仕込んだりと入り口からワクワク感を作ることができるメリットがあります。 |
| ⑥ケータリング | 食事に関しては基本的にケータリングになります。ケータリングは指定の場合もありますので会場に確認するようにしましょう。会場指定のケータリングの場合は、会場さん経由でプランなどが出てきます。逆に自分たちで手配する際には依頼先を検討する手間は発生しますがオリジナリティのある食事の企画にも対応可能です。
懇親会は食事大切なのでこだわりたいポイントですね！ |
| ⑦控室/喫煙所 | 控室も付帯していることがほとんどです。大体2部屋くらいあることが多いので使用用途を決めましょう。中には控室が充実している会場もあるので、その際には割り振りや使い方を検討していく必要があります。合わせて喫煙場所も確認しておきましょう。喫煙者にとっては生命線です。 |
| ⑧持ち込み料 | 映像機材や照明機材、ケータリングなどを外部から持ち込む場合持ち込み料といわれる費用が掛かることがあります。これも会場によって様々ですが、外部への依頼金額の何％などの謎の料金設定している会場も、いまだにあります。古い体質の会場には気を付けましょう。 |
| ⑨付帯設備 | 椅子やテーブルをはじめとした付帯設備は一般的なものはWEBサイトに記載があることがほとんどです。まずはリストを確認して必要な日便を手配していくようにしましょう。通常の社内表彰式であれば、大体足りるくらいの在庫はあると思います。 |
| ⑩見積もり | 最後に見積もりです。ホテルの見積もりと違いサービス料などはありません。純粋に各項目の足し算になりますのでシンプルです。ただ利用時間によって料金が変動するので、リハーサルも含めた総時間は算出するようにしましょう。 |
イベントホールでの社内表彰式は実際どうなのか？
では、イベントホールでの社内表彰式はどうなのか？
考え方はいろいろありますが、とても良いと思います！というのが一つの答えです。
また、会場の作り方によっていろいろな場面が作れますので是非トライしてみることをお勧めします。
例えば、こちらの事例としては、会場の常設日のみを利用していますので、そこまで大きな造作や演出照明などは利用していません。
こちらの会場は天井の吊スクリーンが3面ありますので、視認性も高く良い会場かと思います。
こちらのイベントホールも天井が高くステージも黒で統一されていて、とてもインパクトのあるしてたが出来ました。天井が高いと開放感があっていいですね！
こちらの会場では、照明や造作などの演出を行い会場を装飾していきました。シンプルにでもこだわりにでも対応できることがイベントホールでの開催のメリットかと思います。
イベントホールで社内表彰式を行う際にデメリットはあるのか？
正直、デメリットを感じることはほとんどありません。しいて言えば、貸し会議室と比べると費用が高めになることが多いのですが、
ホテルと比較するとまだ安心できる費用感でまとめることができます。
自由度が広い分、企画のやりがいがあるのがイベントホールですので、是非チャレンジしてみてはいかがでしょうか？
まとめ
最後にまとめです。今回はイベントホールで社内表彰式を行う場合の確認ポイントを解説させていただきました。おそらく社内表彰式をイベントホールで行う企業様の参加人数としては、
100名様～500名様ほどの人数が一番のボリュームゾーンではないでしょうか？イベントホールでのイベント運営になるとテクニカルなところも調整が必要になってくるので、
アウトソースの検討は同時に進めた方が良いポイントかもしれません。
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