社内イベントの担当者様の大きなタスクの一つに会場検索があります。イベントをどの会場で行うかは満足度やイベント全体の評価に大きく影響してきます。会場によって特徴が違いますのでその一つ一つを確認していくことはかなり労力がかかります。また抑えどころを理解していないと会場選定を間違えてしまう可能性もありますので是非今回の記事を参考にししていただければと思います。会場検索は時間をかければかけるほど候補は出てきますが、良い会場から埋まっていってしまうことも事実です。検討しているうちに他社様に取られてしまった！何ということは良くある話です。是非意思決定速度を速めるためにも抑えどころを理解してください。

1.目的を整理する

まず、何はなくともイベント全体の目的やコンセプトを明確にしましょう。どのような会にしたいのか？何を得てほしいのか？コンテンツとして何をやりたいのか？まずはこの辺りを明確に人に伝えられるくらいまで研ぎ澄ましましょう。例えば社内表彰式であれば、栄誉感や誉れ感を大切にする必要がある為少しラグジュアリなーなホテルなどを選ぶことも多くあります。逆にアクティビティが多めなイベントの場合にはフラットな会場の方が必要になってきます。

2.参加者のニーズを理解する

イベントの参加者のニーズを理解することが重要です。参加者の人数や属性に合わせて会場を選定しましょう。参加者のニーズとは主に社員の方の会場までのアクセスや集合時間などとつながるところがあります。知らない土地に行くこともあるのでわかりやすい場所にあるイベント会場を選んでいただく事をお勧めします。

3.適正規模を想定する

全員参加なのか、任意参加なのか、だれを参加させるのか？など開催の規模感を想定しましょう。会場の選び方、レイアウトの組み方など参加人数によって大きく変わります。また会場の大きさと参加人数のバランスを間違えてしまうと溢れてしまったり、スカスカ感が出てしまったりとアンマッチが起こりやすくなります。

4.アクセス

公共機関からのアクセスは参加率に直結します。まず参加率を上げたい場合にはロケーションは大切なポイントです。本社から近い、山手線内などある程度アクセスは限られた中から候補を探していくことが生産性の高い会場検索の方法となります。

5.施設設備の確認【映像機材】

会場を検索するにあたり大きなポイントとなるのは、会場の常設機材の確認です。特にプロジェクターやスクリーンなどの映像記事アの充実は具合は確認しましょう。大体度の会場でも持ち込みを行えばある程度の企画は実施可能です。しかし持ち込み料が増えれば触れるほど予算も膨らんでいきますのである一定のものは持ち込むにせよ、なるべく既存の機材で賄えるような会場を探してみましょう。

6.施設設備の確認【音響・照明機材】

音響・照明機材は基本的には常設されていることが多いです。音響に関してはLIVEなどを行わなければおおよその場合、会場の常設設備で賄うことが可能です。照明に関しても基本照明はあるはずですので演出要素以外は賄えるはずです。スポットライトの灯数などは確認を取るようにしましょう。

7.施設設備の確認【什器】

機材以外にも会場の設備で使用するものはあります。それらレンタルできる機材の確認をしましょう。例えば椅子、テーブルの台数、三つ折りパネルや誘導用のサインなど会場の備品で借りれるものを確認することを忘れないようにしましょう。大体レンタル備品リストなどが会場にありますので担当者さんに聞いてみると良いかと思います。

8.飲食物の持ち込み可否

会場によっては、飲食物の持ち込みがNGの場合があります。特に懇親会などを開催する際にはケータリングなどのご用意が必要になると思います。この場合会場指定業者なのか、持ち込みは可能なのかは確認を取りましょう。合わせてスタッフ用のお弁当なども持ち込み不可の場合もあります。注意した方が良いでしょう。あと持ち込み可能な場合でもごみの処理についても確認取ることを忘れないようにしましょう。大体の場合は追加の費用をお支払いすれば破棄してくれることが一般的です。

9.搬入経路

什器等各種機材の搬入経路を確認しましょう。搬入用のエレベーターがあるのか？サイズなども可能であれば確認するようにしましょう。トラックが何台まで停められるか？などによって搬入時間も前後します。ご注意ください。申請が必要ン場合には申請書類もまとめてもらっておく方が効率が良くなります。

10.レイアウトの依頼

下見終了後には、必ず担当者に仮のレイアウトをお願いするようにしましょう。企画が決まっていなくてもOKです。まずは一旦仮のものを作成いただき会話のスタートラインとなる情報を整理しましょう。

ここまで、会場を検索をする際のポイントをまとめさせていただきました。ここからはもう少し細かな部分をご紹介していきます！

11.電源図・バトン図

会場に諮らず電源図・バトン図があります。それら情報を確認しましょう。電源がどこから取れるのか？バトンは昇降するのか？しないのか？など確認しておいた方が良いです。最近あまりないですがバトンが昇降しないパターンの会場の場合設営時間がかなり長くなりますのでご注意が必要です。

12.ネット環境

最近はハイブリッド開催なども増えています。会場常設のネット環境を確認しましょう。専有回線があるのか？共有回線なのか？などインターネット環境によって企画が制限される場合もあるので注意が必要です。

13.クローク

社内イベントの場合、用意しない場合もあります。クロークを設置する際には場所や設置できるのか？なども確認するようにしましょう。

14.見積もり

最後はなんといっても見積もりです。諸々必要なものを入れ込んだ形で見積もり依頼をしましょう。まず会場から出てきた見積もりに対して対策を考えていくことができます。見積もりには様々な項目が各会場子と違う計上の仕方で入っていますのでよく確認するようにしましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか？今回は会場検索におけるポイントをいくつかご紹介させていただきました。イベントの良し悪しは会場選定の段階から始まっています。より自社の企画にあった会場を選択することに妥協しないようにいきましょう。会場の予約は遅くとも4か月～6か月前くらいには済ませた方がより良い会場が見つかりやすくなります。本番日が近づくほど候補となる会場に制限があり希望する場所が取れなくなります。人気の会場は1年前から予約が入っているケースもありますので、狙っている会場があれば先に動くことをお勧めします。

会場検索は時間や労力が意外とかかります。この部分を業務としてアウトソースも可能ですので、是非弊社のようなイベント会社をご活用ください。

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